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Toodledo y la productividad inmobiliaria.

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Toodledo es un gestor de listas de tareas vía web muy avanzado, el cual permite a la agencia inmobiliaria organizar y estructurar su trabajo organizacional, tanto a nivel interno como externo.

Una herramienta con gran cantidad de utilidades para la efectiva gestión del tiempo y de los recursos dentro del ámbito inmobiliario, la cual tiene como finalidad lograr el aumento de la productividad empresarial.

Toodledo es una herramienta muy flexible para la gestión de las tareas de la agencia inmobiliaria; incluyendo características que permiten la asignación de tareas por grado de prioridad de las mismas, facilitando así su efectiva supervisión y seguimiento.

La sencilla vinculación con diferentes tipos de plataformas y tecnologías es otro factor característico de Toodledo, potenciando en grado sumo el aumento de la productividad en el ámbito inmobiliario.

La pequeña y mediana agencia inmobiliaria en España, deben procurar encontrar herramientas y modelos de gestión efectivos, los cuales se adapten a sus necesidades organizacionales y empresariales.

En tal sentido, Toodledo se presenta como una excelente opción para su utilización dentro del ámbito inmobiliario.

Características de Toodledo para la inmobiliaria.

Para lograr una correcta percepción de las características y funcionalidades de Toodledo, conviene dividir las mismas en diferentes grupos, los cuales a su vez se caracterizan por su grado de funcionalidad y sentido de orientación especifico que presentan.

Basados en lo anteriormente citado, podemos encontrar los siguientes grupos de características de Toodledo según su funcionalidad y orientación:

  • Organizador de tareas para la agencia inmobiliaria.
  • Herramientas de productividad inmobiliaria.
  • Colaboración del equipo inmobiliario.
  • Gestión de datos de la agencia inmobiliaria.

Organizador de tareas para la inmobiliaria.

– Organizar las tareas de la agencia inmobiliaria.

Las carpetas son una forma muy efectiva de organizar la lista de tareas pendientes de la agencia inmobiliaria.

Se pueden utilizar las carpetas para realizar un seguimiento de los diferentes proyectos del sector inmobiliario, o mantener las tareas relacionadas con el trabajo separadas; es decir, diferenciando las tareas individuales de cada agente inmobiliario de las colectivas.

Toodledo permite gestionar, archivar o volver a activar las carpetas de tareas de la inmobiliaria.

Al mismo tiempo, si la agencia inmobiliaria utiliza carpetas compartidas para el trabajo en equipo, las mismas se pueden restringir en su acceso o convertirlas en privadas, para que solo se pueda acceder a ellas mediante una contraseña.

Es una funcionalidad muy práctica, por ejemplo para evitar que colaboradores externos a la inmobiliaria accedan a información sensible o no autorizada. Activando dicha función, los miembros del equipo inmobiliario al acceder a la plataforma de gestión solo podrán visualizar su espacio de trabajo previamente asignado.

– Dividir las grandes tareas de la inmobiliaria en subtareas.

Las subtareas son una manera eficaz de organizar proyectos y tareas que tienen varias fases de desarrollo. Esto ayuda a elevar el grado de eficiencia del equipo inmobiliario, y mantiene una lista de cosas por hacer menos desordenada.

Cualquier tarea se puede convertir en un “contenedor” con otras tareas, las cuales se definen como subtareas, y esto le permite a la inmobiliaria organizar las cosas en tres diferentes niveles de jerarquía.

La posibilidad de establecer jerarquías, es otra funcionalidad que convierte a Toodledo en una herramienta de gestión todavía aún más efectiva.

– Tareas geolocalizadas para el agente inmobiliario.

Es una funcionalidad que permite vincular una tarea a una posición geográfica especifica.

Por ejemplo, la tarea definida como “visitar una propiedad en venta para captarla” se vincula a un mapa, y cuando el agente inmobiliario se encuentra cerca de dicha propiedad, la cual debe visitar, recibe automáticamente un aviso recordatorio.

Es probablemente una de las funciones más efectivas a nivel funcional con las que cuenta la plataforma para un agente inmobiliario.

Por otro lado, si el manager o el propietario de la agencia inmobiliaria así lo determinan, pueden incluir dicha tarea geolocalizada para que el agente inmobiliario reciba la notificación, sin que éste incluso previamente fuera avisado de que debía realizar dicha tarea de captación.

Al mismo tiempo, el agente inmobiliario estando en un lugar geográfico especifico, puede consultar si existe una tarea previamente planificada en dicha zona de influencia, la cual si bien no tiene un alto grado de prioridad puede ser realizada para una mejor gestión del tiempo.

La posibilidad de recibir alertas de tareas activas o pendientes mediante geolocalización es un recurso de gran utilidad, el cual permite gestionar de forma más efectiva los recursos de la agencia inmobiliaria.

– Establecer prioridades para las tareas de la inmobiliaria.

Establecer prioridades en las tareas de la agencia inmobiliaria es un factor clave para aumentar la productividad global. Hay que determinar qué tareas son más importantes, y definir cuáles requieren ser atendidas con mayor prontitud.

A las tareas de mayor prioridad se les puede asignar un lugar más alto en la lista de gestión, y las tareas con una prioridad negativa o menor se pueden ocultar de la vista del usuario.

Así, las tareas menos importantes o de baja prioridad quedan ocultas aunque no desactivadas; evitando que el agente inmobiliario reciba información la cual puede confundirlo o, eventualmente, hacerlo gestionar la tarea en la cual se encuentra inmerso de forma deficiente.

– Gestionar las tareas de la inmobiliaria con etiquetas.

Las etiquetas son palabras clave o frases que se pueden utilizar para ayudar a describir la tarea.

Añadir etiquetas para realizar un seguimiento del estado o progreso de una tarea, clasificarlo, o utilizarlo incluso para el propio esquema organizacional inmobiliario es un recurso muy efectivo.

Toodledo permite a la agencia inmobiliaria gestionar las cincuenta etiquetas más utilizadas, vincularlas a las tareas comunes, listas de tareas pendientes y contextualizar las mismas.

Asignar una tarea para diferentes contextos es algo frecuente en el ámbito inmobiliario; por ejemplo cuando se crean listas de propiedades las cuales hay que visitar para captar aunque en diferentes zonas geográficas.

Por otro lado, los contextos pueden ser creados de acuerdo a las necesidades de la agencia inmobiliaria, permitiendo incluir variables diferentes a la geográfica; como por ejemplo: gestión comercial, atención al cliente, post venta, notaria, oficina, visita programada, etc.

La idea subyacente del concepto “contexto” es maximizar el tiempo como recurso, porque no es productivo que a un agente inmobiliario se le recuerde acerca de las tareas de un contexto cuando se encuentra en otro contexto.

Herramientas de productividad inmobiliaria.

– Recordatorios para el agente inmobiliario.

Las alarmas de aviso de tareas bien utilizadas pueden incidir directamente en el aumento de la productividad inmobiliaria, porque evitan que los miembros del equipo inmobiliario caigan en la negligencia que representa el olvido en la ejecución de una tarea asignada.

Los avisos en Toodledo son completamente personalizables y de sencilla configuración; permitiendo establecer recordatorios por fechas y con horas especificas, como también reprogramar automáticamente dichas alertas de aviso.

Los recordatorios y alertas de tareas se pueden enviar a cualquiera de los siguientes lugares:

  • Dirección de correo electrónico.
  • Mensaje de texto SMS.
  • A un navegador web como un pop-up (ventana emergente).
  • Mensaje directo de Twitter.
  • Alerta de una aplicación para iOS o Android.
  • Al cargar una página web especificada como “webhook”.
– Lista especial de tareas de la agencia inmobiliaria.

Toodledo crea una lista especial de tareas pendientes de inminente ejecución, la cual se denomina “Hotlist”. Dicha lista se genera de forma automática en base a la fecha de vencimiento de la tarea a realizar, la prioridad establecida, el estado de la misma y el contexto previamente asignado a ésta.

Al mismo tiempo, la plataforma de gestión permite crear y generar la lista especial de forma manual en base a las variables anteriormente citadas, la cual se denomina “Lista de Favoritos”.

Dicho sistema es muy efectivo para que la agencia inmobiliaria establezca desde el comienzo una lista de tareas asignadas por prioridades, ordenadas en base a su contexto y con una estructura claramente definida.

– Gestionar documentos adjuntos.

Cualquier proyecto de la agencia inmobiliaria puede ser almacenado para su gestión directamente a través de Toodledo.

La plataforma permite gestionar hasta 50Gb de información y datos, los cuales pueden ser documentos adjuntos, listas de tareas, gráficos de gestión organizacional o cualquier otro tipo de documento relevante para la inmobiliaria.

Es una forma muy efectiva de gestionar la información, porque permite acceder a los documentos de la agencia inmobiliaria mediante cualquier dispositivo y desde diferentes localizaciones.

– Supervisión de las tareas de la agencia inmobiliaria.

Es determinante para lograr buenos niveles de productividad realizar un seguimiento de las tareas, y en tal sentido Toodledo facilita la supervisión de las tareas asignadas a cada miembro del equipo inmobiliario.

Simultáneamente a la asignación de tareas concretas y definidas por competencias individuales o colectivas, la plataforma permite marcar metas a corto, mediano y largo plazo.

Desde una perspectiva global, cada tarea puede eventualmente estar vinculada a otras, y en su conjunto determinar así un objetivo a lograr por parte de la inmobiliaria.

Es muy importante que la agencia inmobiliaria defina las metas a conseguir, y desde ahí como punto de partida estructurar la lista de tareas que le permitirán conseguir dichas metas.

Para supervisar las metas de la agencia inmobiliaria, las cuales dependen directamente de la ejecución de diferentes tareas vinculadas, Toodledo utiliza una representación visual en forma de cadena.

Cada eslabón de dicha cadena representa una tarea, la cual claro está debe ser realizada, y cuando una tarea no es gestionada satisfactoriamente simplemente la “cadena se rompe”.

Es un sistema de representación muy efectivo del progreso hacia el objetivo de la inmobiliaria, porque permite detectar rápidamente en dónde se ubica la tarea no realizada; la cual ha provocado evidentemente la interrupción del avance hacia el objetivo previamente establecido.

Al mismo tiempo, es un sistema que motiva a los miembros del equipo inmobiliario y, sin llegar a ser coercitivo, exige un cierto grado de auto-supervisión y gestión colectiva, sobre todo cuando el logro del objetivo depende de varias personas.

– Estadísticas de productividad de la inmobiliaria con gráficos.

La visualización de los datos obtenidos a nivel organizacional, permite a la agencia inmobiliaria crear gráficos y tablas para obtener una visión global de su productividad.

Analizar el tiempo dedicado a diferentes proyectos y tareas, facilita la gestión inmobiliaria a nivel organizacional, permitiendo al mismo tiempo maximizar los recursos de forma más efectiva.

Con Toodledo se pueden crear diferentes tipos de gráficos que reflejen el nivel de productividad de la agencia inmobiliaria, y asignar diferentes variables para cada factor o elemento interviniente.

Su calendario de actividades en modo de gráfico, permite visualizar claramente el tiempo dedicado a cada tarea asignada y cómo cada agente inmobiliario ha gestionado la misma.

Para maximizar los recursos de la inmobiliaria y lograr una gestión del tiempo más efectiva tanto individual como colectiva, Toodledo incluye un “medidor de tiempo”, el cual determina el tiempo exacto que ha insumido la realización de una tarea.

Los temporizadores para supervisar el tiempo invertido en una tarea, pueden ser activados y programados, teniendo en cuenta que los mismos no se desactivarán hasta que la tarea asignada no sea terminada.

En el próximo articulo analizaremos las siguientes funcionalidades de Toodledo para aumentar la productividad de la agencia inmobiliaria:

  • Colaboración del equipo inmobiliario.
  • Gestión de datos de la agencia inmobiliaria.

Fuente: toodledo.com

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