Toodledo como gestor de tareas.

Toodledo es un gestor de tareas online muy efectivo que permite a la  inmobiliaria organizar su trabajo, tanto a nivel interno como externo.

Es una herramienta con gran cantidad de utilidades para la efectiva gestión del tiempo y de los recursos dentro del sector inmobiliario, la cual tiene como finalidad lograr el aumento de la productividad empresarial.

Toodledo es una herramienta muy flexible para la gestión de las tareas de la inmobiliaria; incluyendo características que permiten la asignación de tareas por grado de prioridad de las mismas, facilitando así su efectiva supervisión y seguimiento.

La sencilla vinculación con diferentes tipos de plataformas y tecnologías es otro factor característico de Toodledo, y potencia el aumento de la productividad en el sector inmobiliario.

Las pequeña y medianas inmobiliarias deben  encontrar herramientas y modelos de gestión efectivos, los cuales se adapten a sus necesidades organizacionales y empresariales.

En tal sentido, Toodledo se presenta como una excelente opción para su utilización dentro del sector inmobiliario inmobiliario.

Características de Toodledo. 

Para lograr una correcta percepción de las características y funcionalidades de Toodledo, conviene dividir las mismas en diferentes grupos, los cuales a su vez se caracterizan por su grado de funcionalidad y sentido de orientación especifico que presentan.

Basados en lo anteriormente citado, podemos encontrar los siguientes grupos de características de Toodledo según su funcionalidad y orientación:

• Organizador de tareas para la agencia inmobiliaria.
• Herramientas de productividad inmobiliaria.
• Colaboración del equipo inmobiliario.
• Gestión de datos de la agencia inmobiliaria.

Organizador de tareas de Toodledo.

• Organizar las tareas con Toodledo.

Las carpetas son una forma muy efectiva de organizar la lista de tareas pendientes de la inmobiliaria.

Se pueden utilizar las carpetas para realizar un seguimiento de los diferentes proyectos del sector inmobiliario, o mantener las tareas relacionadas con el trabajo separadas; es decir, diferenciando las tareas individuales de cada agente inmobiliario de las colectivas.

Toodledo permite gestionar, archivar o volver a activar las carpetas de tareas de la inmobiliaria.

• Carpetas con acceso restringido.

Al mismo tiempo, si la agencia inmobiliaria utiliza carpetas compartidas para el trabajo en equipo, las mismas se pueden restringir en su acceso o convertirlas en privadas, para que solo se pueda acceder a ellas mediante una contraseña.

Es una funcionalidad muy práctica, por ejemplo para evitar que colaboradores externos a la inmobiliaria accedan a información sensible o no autorizada. Activando dicha función, los miembros del equipo inmobiliario al acceder a la plataforma de gestión solo podrán visualizar su espacio de trabajo previamente asignado.

• Dividir las grandes tareas en subtareas.

Las subtareas son una manera eficaz de organizar proyectos y tareas que tienen varias fases de desarrollo. Esto ayuda a elevar el grado de eficiencia del equipo inmobiliario, y mantiene una lista de cosas por hacer menos desordenada.

Cualquier tarea se puede convertir en un “contenedor” con otras tareas, las cuales se definen como subtareas, y esto le permite a la inmobiliaria organizar las cosas en tres diferentes niveles de jerarquía.

La posibilidad de establecer jerarquías, es otra funcionalidad que convierte a Toodledo en una herramienta de gestión todavía aún más efectiva.

• Tareas geolocalizadas para los agentes.

Es una funcionalidad que permite vincular una tarea a una posición geográfica especifica.

Por ejemplo, la tarea definida como “visitar una propiedad en venta para captarla” se vincula a un mapa, y cuando el agente inmobiliario se encuentra cerca de dicha propiedad, la cual debe visitar, recibe automáticamente un aviso recordatorio.

Probablemente es una de las funciones más efectivas a nivel funcional con las que cuenta la plataforma para un agente inmobiliario.

• Notificaciones de tareas geolocalizadas.

Por otro lado, si el manager o el propietario de la agencia inmobiliaria así lo determinan, pueden incluir dicha tarea geolocalizada para que el agente inmobiliario reciba la notificación, sin que éste incluso previamente fuera avisado de que debía realizar dicha tarea de captación.

Al mismo tiempo, el agente inmobiliario estando en un lugar geográfico especifico, puede consultar si existe una tarea previamente planificada en dicha zona de influencia, la cual si bien no tiene un alto grado de prioridad puede ser realizada para una mejor gestión del tiempo.

La posibilidad de recibir alertas de tareas activas o pendientes mediante geolocalización es un recurso de gran utilidad, el cual permite gestionar de forma más efectiva los recursos de la agencia inmobiliaria.

• Asignar prioridades para las tareas.

Establecer prioridades en las tareas de la inmobiliaria es un factor clave para aumentar la productividad global. Hay que determinar qué tareas son más importantes, y definir cuáles requieren ser atendidas con mayor prontitud.

A las tareas de mayor prioridad se les puede asignar un lugar más alto en la lista de gestión, y las tareas con una prioridad negativa o menor se pueden ocultar de la vista del usuario.

Así, las tareas menos importantes o de baja prioridad quedan ocultas aunque no desactivadas; evitando que el agente inmobiliario reciba información la cual puede confundirlo o, eventualmente, hacerlo gestionar la tarea en la cual se encuentra inmerso de forma deficiente.

• Gestionar las tareas con etiquetas.

Las etiquetas son palabras clave o frases que se pueden utilizar para ayudar a describir la tarea.

Añadir etiquetas para realizar un seguimiento del estado o progreso de una tarea, clasificarlo, o utilizarlo incluso para el propio esquema organizacional inmobiliario es un recurso muy efectivo.

Toodledo permite a la inmobiliaria gestionar las cincuenta etiquetas más utilizadas, vincularlas a las tareas comunes, listas de tareas pendientes y contextualizar las mismas.

• Gestionar tareas por contextos.

Asignar una tarea para diferentes contextos es algo frecuente en el sector inmobiliario; por ejemplo cuando se crean listas de propiedades las cuales hay que visitar para captar aunque en diferentes zonas geográficas.

Por otro lado, los contextos pueden ser creados de acuerdo a las necesidades de la agencia inmobiliaria, permitiendo incluir variables diferentes a la geográfica; como por ejemplo: gestión comercial, atención al cliente, post venta, notaria, oficina, visita programada, etc.

La idea subyacente del concepto “contexto” es maximizar el tiempo como recurso, porque no es productivo que a un agente inmobiliario se le recuerde acerca de las tareas de un contexto cuando se encuentra en otro contexto.

Herramientas de productividad de Toodledo.

• Recordatorios para los agentes.

Los recordatorios y alertas de tareas se pueden enviar a cualquier dispositivo y a través de diferentes vías.

• Dirección de correo electrónico.
• Mensaje de texto SMS.
• A un navegador web como una ventana emergente.
• Mensaje directo de Twitter.
• Alerta de una aplicación para iOS o Android.
• Al cargar una página web especificada como “webhook”.

El envío de alertas es my flexible, contemplando todos los dispositivos, sistemas operativos y medios actualmente disponibles.

• Alarmas de aviso de tareas.

Las alarmas de aviso de tareas bien utilizadas pueden incidir directamente en el aumento de la productividad inmobiliaria, porque evitan que los miembros del equipo inmobiliario caigan en la negligencia que representa el olvido en la ejecución de una tarea asignada.

Los avisos en Toodledo son completamente personalizables y de sencilla configuración; permitiendo establecer recordatorios por fechas y con horas especificas, como también reprogramar automáticamente dichas alertas de aviso.

• Crear listas especiales de tareas.

Toodledo crea una lista especial de tareas pendientes de inminente ejecución, la cual se denomina “Hotlist”. Dicha lista se genera de forma automática en base a la fecha de vencimiento de la tarea a realizar, la prioridad establecida, el estado de la misma y el contexto previamente asignado a ésta.

Al mismo tiempo, la plataforma de gestión permite crear y generar la lista especial de forma manual en base a las variables anteriormente citadas, la cual se denomina “Lista de Favoritos”.

Dicho sistema es muy efectivo para que la inmobiliaria establezca desde el comienzo una lista de tareas asignadas por prioridades, ordenadas en base a su contexto y con una estructura claramente definida.

• Gestionar los documentos adjuntos.

Cualquier proyecto de la agencia inmobiliaria puede ser almacenado para su gestión directamente a través de Toodledo.

La plataforma permite gestionar hasta 50Gb de información y datos, los cuales pueden ser documentos adjuntos, listas de tareas, gráficos de gestión organizacional o cualquier otro tipo de documento relevante para la inmobiliaria.

Es una forma muy efectiva de gestionar la información, porque permite acceder a los documentos de la agencia inmobiliaria mediante cualquier dispositivo y desde diferentes localizaciones.

• Supervisar las tareas.

Es determinante para lograr buenos niveles de productividad realizar un seguimiento de las tareas, y en tal sentido Toodledo facilita la supervisión de las tareas asignadas a cada miembro del equipo inmobiliario.

Simultáneamente a la asignación de tareas concretas y definidas por competencias individuales o colectivas, la plataforma permite marcar metas a corto, mediano y largo plazo.

Desde una perspectiva global, cada tarea puede eventualmente estar vinculada a otras, y en su conjunto determinar así un objetivo a lograr por parte de la inmobiliaria.

• Establecer metas y objetivos.

Es muy importante que la inmobiliaria defina las metas a conseguir, y desde ahí como punto de partida estructurar la lista de tareas que le permitirán conseguir dichas metas.

Para supervisar las metas de la inmobiliaria, las cuales dependen directamente de la ejecución de diferentes tareas vinculadas, Toodledo utiliza una representación visual en forma de cadena.

Cada eslabón de dicha cadena representa una tarea, la cual claro está debe ser realizada, y cuando una tarea no es gestionada satisfactoriamente simplemente la “cadena se rompe”.

Es un sistema de representación muy efectivo del progreso hacia el objetivo de la inmobiliaria, porque permite detectar rápidamente en dónde se ubica la tarea no realizada; la cual ha provocado evidentemente la interrupción del avance hacia el objetivo previamente establecido.

Al mismo tiempo, es un sistema que motiva a los miembros del equipo inmobiliario y, sin llegar a ser coercitivo, exige un cierto grado de auto-supervisión y gestión colectiva, sobre todo cuando el logro del objetivo depende de varias personas.

• Generar estadísticas de productividad.

La visualización de los datos obtenidos a nivel organizacional, permite a la agencia inmobiliaria crear gráficos y tablas para obtener una visión global de su productividad.

Analizar el tiempo dedicado a diferentes proyectos y tareas, facilita la gestión inmobiliaria a nivel organizacional, permitiendo al mismo tiempo maximizar los recursos de forma más efectiva.

Con Toodledo se pueden crear diferentes tipos de gráficas que reflejen el nivel de productividad, y asignar diferentes variables para cada factor o elemento interviniente.

• Calendario de actividades.

Su calendario de actividades en una gráfica, permite visualizar claramente el tiempo dedicado a cada tarea asignada y cómo cada agente inmobiliario ha gestionado la misma.

Para maximizar los recursos de la inmobiliaria y lograr una gestión del tiempo más efectiva tanto individual como colectiva, Toodledo incluye un “medidor de tiempo”, el cual determina el tiempo exacto que ha insumido la realización de una tarea.

Los temporizadores para supervisar el tiempo invertido en una tarea, pueden ser activados y programados, teniendo en cuenta que los mismos no se desactivarán hasta que la tarea asignada no sea terminada.

Es una aplicación de gran utilidad que puede combinarse con otras como Pomodoro para la gestión del tiempo de los profesionales.

Toodledo y el trabajo en equipo.

• Compartir tareas.

El trabajo en equipo dentro cualquier empresa u organización es algo muy importante, y la inmobiliaria en tal sentido no es en modo alguno la excepción a la regla.

Toodledo permite desarrollar una eficiente gestión de los proyectos del equipo inmobiliario, como también determinar competencias diferenciales dentro de cada proyecto inmobiliario planificado.

Por otro lado, se pueden crear listas de tareas comunes, las cuales pueden ser modificadas por los diferentes miembros de la inmobiliaria. Un recurso muy interesante es la posibilidad de crear listas de tareas privadas, a las cuales solo tendrán acceso las personas asignadas.

• Gestionar proyectos.

El grado de flexibilidad que ofrece Toodledo para gestionar proyectos es muy elevado, permitiendo a los participantes del proyecto modificar las listas asignadas.

Quienes han sido asignados a las tareas estructuradas en las listas, pueden marcar las mismas como completadas para que otros miembros del equipo lo visualicen en tiempo real, y dichas listas se actualizarán de forma automática.

Es un sistema de gestionar los proyectos y tareas de la inmobiliaria muy eficiente, basado en el principio de auto-gestión y en el que cualquier miembro del equipo inmobiliario puede realizar indistintamente las tareas previamente marcadas.

Al mismo tiempo, dicho sistema elimina las constantes consultas sobre qué debe hacer cada miembro de la organización, generando un fluido sistema de eficiencia el cual estimulará el aumento en la productividad de la inmobiliaria.

• Delegar tareas con Toodledo.

La herramienta de intercambio de información de Toodledo permite delegar tareas y asignar competencias especificas, definiendo los niveles de acceso a cada persona en la cual se ha delegado una tarea y/o competencia dentro de la inmobiliaria.

Cuando se asigna una nueva tarea a un miembro del equipo inmobiliario, la misma aparecerá marcada de forma especial dentro de la lista de tareas pendientes.

Lo anterior resulta muy efectivo, sobre todo para evitar excusas del tipo: “no recuerdo que me lo dijeran” o “es que me olvidé que lo habían dicho”.

• Asignar colaboradores.

Cuando la tarea asignada en tiempo real es editada o completada por otro miembro del equipo de la inmobiliaria, la plataforma permite enviar un mensaje avisando del estado de la misma a la persona que en un primer momento le fue asignada dicha tarea.

En la primera parte de la serie sobre las funcionalidades de Toodledo para la inmobiliaria, se explicaba que las notificaciones de estado de cada tarea como también las reasignaciones de las mismas, podían ser enviadas de forma automática por diferentes medios (email, sms, etc).

Con este sistema nadie dentro de la empresa podrá esgrimir como excusa el desconocimiento o la falta de información.

• Definir los espacios de trabajo.

Los espacios de trabajo creados dentro de la plataforma se pueden modificar y cambiar en tiempo real, permitiendo conseguir así una sinergia positiva en la forma de ejecutar las tareas de la inmobiliaria.

Los espacios de trabajo, permiten otorgar accesos a diferentes listas de tareas, para que un colaborador pueda gestionar una lista especifica.

El colaborador con permiso de gestión puede filtrar, ordenar y buscar tareas pendientes dentro de dicha lista; como también puede añadir una tarea a realizar.

• Compartir los espacios de trabajo.

El manager inmobiliario o propietario de la agencia inmobiliaria, tendrá control absoluto sobre las restricciones de cada lista de tareas creada, como también la posibilidad de generar niveles de acceso diferenciales a la información, dependiendo de las competencias que considere oportunas otorgar a cada colaborador.

Desde la página de administración de las carpetas, la persona responsable de la inmobiliaria podrá marcar cualquiera de las mismas como privada, u otorgar privilegios de acceso especiales dependiendo de las necesidades organizacionales.

Cualquier carpeta marcada como privada, automáticamente quedará excluida de la lista de tareas públicas o compartidas, con lo cual ninguno de los miembros del equipo inmobiliario tendrá acceso a la misma (si a una carpeta se le asigna el máximo nivel de restricción queda como invisible).

• Mantener al equipo informado.

Cada vez que se crea una tarea, se reasigna o se edita de cualquier forma, dicha acción puede ser notificada a cada miembro de la inmobiliaria.

Al mismo tiempo, cualquier tipo de edición o gestión realizada en las listas de tareas de la inmobiliaria, será notificada por la vía que se prefiera al responsable de la organización.

El flujo de información y las actualizaciones de estado es muy importante que sean bidireccionales; porque si bien los miembros del equipo inmobiliario deben estar informados, el responsable de la agencia inmobiliaria también debe estar enterado de cada una de las acciones realizadas a nivel organizacional.

• Gestionar el feedback.

El líder inmobiliario debe recibir el feedback individual y colectivo de las tareas realizadas por los miembros de su organización; porque es la vía más efectiva para que éste pueda tomar las decisiones correctas, y así lograr los mejores resultados empresariales.

El líder organizacional de la agencia inmobiliaria con un sistema de gestión de tareas como Toodledo, logrará estar informado en tiempo real de las tareas asignadas a cada miembro de su organización; y sobre todo lo más importante, podrá valorar cómo son gestionadas dichas tareas y el nivel de productividad de cada miembro del equipo inmobiliario.

Gestión de datos con Toodledo.

• Sincronizar la informacón con Toodledo.

Toodledo facilita sincronizar la información de la agencia inmobiliaria con diferentes dispositivos y sistemas operativos (S.O); permitiendo maximizar los recursos organizacionales y empresariales para conseguir un mayor nivel de productividad.

Para que un agente inmobiliario sea más productivo es pertinente, entre otras muchas cosas claro está, que pueda acceder a la información organizacional desde cualquier dispositivo.

Al mismo tiempo, lo anterior facilita el acceso a las listas de tareas de la inmobiliaria a cualquier hora y desde cualquier lugar, algo muy importante para lograr los máximos niveles de productividad.

Toodledo se puede utilizar como una aplicación completamente independiente o también, si la agencia inmobiliaria así lo prefiere, sincronizada con su página web.

• Sincronizar aplicaciones y dispositivos.

El nivel de flexibilidad de la plataforma de gestión de tareas es muy elevado, y prueba de ello es que permite sincronizar la información de la inmobiliaria con dispositivos Android y Apple, como también con distintos sistemas operativos.

Existen más de cincuenta Apps que se pueden vincular a Toodledo, para lograr así mayores niveles de funcionalidad.

La diversidad de los medios tecnológicos hoy en día es muy grande, y es un factor muy importante que una herramienta de gestión inmobiliaria pueda ser utilizada en los diferentes tipos de dispositivos del mercado (ordenadores de sobremesa, portátiles, tablets, smartphones, media nav systems, etc).

Toodledo se puede sincronizar con casi cualquier tipo de dispositivo; incluso puede ser integrado para utilizarse con el sistema IFTTT (If This Then That), algo muy práctico a decir verdad porque a través de dicho sistema se puede vincular la plataforma con una gran variedad de aplicaciones y gestores de terceros.

• Transferencia de datos.

Realizar copias de seguridad de la información y de los datos generados por la agencia inmobiliaria es de vital importancia, sobre todo para prevenir eventuales contratiempos inesperados.

Toodledo permite exportar e importar toda la información en diferentes formatos de archivo (texto, JSON, CSV, XML, etc).

Ante cualquier incidente inesperado, la agencia inmobiliaria podrá fácilmente mediante su copia de seguridad restaurar sus listas de tareas; sin perder información y sobre todo sin contratiempos que condicionen negativamente el nivel de la productividad del equipo inmobiliario.

• Editor avanzado de Toodledo.

La plataforma de gestión de tareas ofrece un buscador avanzado, el cual permite establecer reglas simples o complejas, dependiendo de las necesidades especificas de la inmobiliaria.

Dichas reglas funcionan como condicionales que establecen coincidencias, y facilitan un rápido acceso a la información solicitada. Cualquier búsqueda realizada puede ser guardada y marcada con un símbolo de acceso rápido; por ejemplo tareas, asignaciones o actualizaciones de estado.

Lo anterior, combinado con el editor múltiple de tareas, facilita la gestión y permite lograr mejores niveles de productividad.

• Reglas de búsqueda.

Las tareas también pueden ser ordenadas hasta bajo tres criterios previamente establecidos, incluso simultáneamente, para lograr así la creación de listas de tareas mejor estructuradas y por ende más efectivas.

Algunos ejemplos de reglas de filtrado mediante variables especificas pueden ser:

• Tareas completadas.
• Por contexto de desarrollo.
• Tareas de baja prioridad.
• Por etiquetas vinculadas.
• Subtareas derivadas.
• Tareas a largo plazo.

Las reglas de filtrado que incorpora Toodledo, pueden ser utilizadas por ejemplo para ocultar ciertas tareas pendientes, las cuales pueden terminar siendo un elemento de distracción para el usuario.

• La seguridad de los datos.

La seguridad es un factor muy importante a tener en cuenta por parte de la agencia inmobiliaria, y más cuando nos encontramos ante flujos de información sensible a nivel empresarial.

Cuando la gestión inmobiliaria se realiza vía web es muy importante tomar las precauciones del caso, y es menester utilizar sistemas de seguridad efectivos para evitar intrusiones por parte de terceros.

Algunos elementos de seguridad que incorpora la plataforma de gestión de tareas son las siguientes:

• Transferencia cifrada de datos.
• Autentificación en dos pasos (2 Step System).
• Capa de conexión segura SSL (Secure Sockets Layer).
• Base de datos con encriptación.
• Control de acceso a los servidores.

Resumen de las características de Toodledo.

El siguiente es un resumen de las características que hemos analizado de Toodledo como herramienta enfocada al aumento de la productividad inmobiliaria.

El mismo tiene como finalidad poder realizar una valoración global a modo de esquema de sus principales funcionalidades:

• Organizar las tareas de la inmobiliaria.
• Creación de subtareas para una gestión más efectiva.
• Geolocalización de tareas para el agente inmobiliario.
• Establecer prioridades en las tareas de la inmobiliaria.
• Sistema de etiquetas para vincular a las tareas.
• Recordatorios automáticos para el agente inmobiliario.
• Crear listas de tareas especiales para la organización.
• Gestionar documentos adjuntos de forma sencilla.
• Supervisión global de las tareas de la agencia inmobiliaria.
• Generar estadísticas de productividad inmobiliaria con gráficas.
• Compartir tareas con otros miembros del equipo inmobiliario.
• Delegar tareas y asignar colaboradores (nivel interno y externo).
• Definir y compartir los espacios de trabajo de la inmobiliaria.
• Mantener al equipo inmobiliario informado.
• Sincronizar la información de la inmobiliaria en diferentes dispositivos.
• La transferencia de datos de la agencia inmobiliaria.
• Editor avanzado y reglas de búsqueda predefinidas.
• La seguridad de los datos de la agencia inmobiliaria.

En conclusión, Toodledo es una efectiva plataforma para la gestión de las tareas de la inmobiliaria.

Es una herramienta que puede resultar de gran ayuda para conseguir aumentar los niveles de rendimiento del equipo inmobiliario, y también para aumentar el grado de la productividad global de la inmobiliaria.