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Slack es una plataforma online para la gestión de equipos, una herramienta muy eficaz para la pequeña y mediana inmobiliaria en España, como también para aquellas agencias que cuentan con un gran número de agentes en su plantilla.
Su nivel de configuración y personalización es muy elevado, permitiendo segmentar a los miembros del equipo inmobiliario por actividades especificas (alquileres, ventas, atención al cliente, coaching, etc). El nombre de dominio del equipo creado puede ser personalizado por la inmobiliaria (nombre.slack.com).
El panel de administración que ofrece la plataforma es muy completo, y cuenta con características funcionales de gran utilidad.
Slack facilita la creación de canales de comunicación a nivel organizacional, el intercambio de archivos entre los miembros del equipo inmobiliario, enviar notificaciones de actividades por parte del manager inmobiliario, y establecer un sistema de comunicación interno transparente y efectivo para la inmobiliaria.
En la actualidad, un sistema de comunicación online a nivel interno como Slack es una herramienta que facilita aumentar el grado de productividad del equipo inmobiliario.
La comunicación en tiempo real estimula las sinergias positivas, y promueve una actitud proactiva por parte de los miembros de la organización.
Slack puede ser utilizada como herramienta de comunicación online con diferentes dispositivos (tablets, smartphones, ordenadores de sobremesa, etc), permite el intercambio de archivos en tiempo real en diferentes formatos, y funciona en sistemas Android, Mac y Windows Desktop.
Al mismo tiempo, Slack permite integrar diferentes aplicaciones, las cuales aumentan el nivel de funcionalidad de la plataforma de comunicación online.
Características de Slack para un equipo inmobiliario.
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El panel de administración de Slack.
El panel de administración de Slack es claro e intuitivo. El mismo cuenta con diversas funcionalidades y características, las cuales se pueden activar o desactivar de acuerdo a las necesidades de la inmobiliaria.
Entre dichas características y funcionalidades podemos destacar:
- Establecer una zona horaria por defecto para el equipo inmobiliario.
- Definir una puerta de enlace para interconectar diferentes dispositivos.
- Modificar el nombre de usuario del administrador de la plataforma.
- Activar el sistema de autentificación en dos pasos para reforzar la seguridad.
- Cambiar el correo electrónico (enlace) de acceso y/o incluir otra dirección alternativa.
Enviar solicitudes a los miembros del equipo inmobiliario es muy sencillo, simplemente basta con enviar una invitación automática mediante el correo electrónico del agente al cual queremos invitar a unirse.
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Mensajes al equipo inmobiliario con Slack.
Slack utiliza el sistema de hashtags para filtrar los mensajes; los cuales pueden ser enviados de forma individual, a todo el equipo inmobiliario o solo a algunos de los miembros.
Cada etiqueta utilizada debe ir precedida del símbolo # (similar al sistema de etiquetas de filtrado que utiliza Google Plus). Ejemplos:
- #clientes
- #ventas
- #alquileres
- #ventas-bungalows
- #alquileres-verano
La gestión de los mensajes intercambiados entre los miembros del equipo puede realizarse de acuerdo a un canal especifico, como también vinculada al envío directo de dichos mensajes.
En el panel de control de gestión de mensajes, Slack ofrece información adjunta a cada apartado (hashtag, creador, miembros, número de mensajes en el hilo de conversación, fecha de la última actividad, etc).
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Gestión de los miembros del equipo inmobiliario.
Slack ofrece diferentes comandos para mantener un sistema de comunicación más efectivo y directo con los miembros del equipo de trabajo de la inmobiliaria. Dichos comandos deben ir precedidos del símbolo @ (estilo Twitter), y determinan diferentes funciones de acuerdo a cada uno.
Al mismo tiempo, dichos comandos sirven para enviar mensajes segmentados por áreas o competencias a los miembros de la inmobiliaria, por ejemplo a los responsables de la gestión de alquileres (@alquileres), a los agentes de ventas (@ventas), y a cualquier sub-grupo de trabajo creado por el administrador de la plataforma.
Por otro lado, utilizando el comando correspondiente, el administrador puede agregar miembros al equipo inmobiliario en cualquiera de los canales activos de forma automática. Cada miembro de la inmobiliaria puede crear un perfil adjuntando su fotografía, para facilitar a los otros usuarios su identificación dentro de la plataforma.
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Lista de miembros exportable en formato CSV.
La lista de los miembros del equipo inmobiliario gestionados con Slack puede ser descargada en formato CSV.
Es una funcionalidad muy práctica, que sirve para gestionar la lista de miembros con el CRM inmobiliario, con Excel o con cualquier otro programa de hoja de cálculo; incluso también dicha lista puede ser exportada a plataformas como Outlook.
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Aplicaciones integradas con Slack.
Slack permite vincular su sistema con diferentes App, como por ejemplo Google Driveque facilita realizar copias de seguridad de los documentos intercambiados entre los miembros del equipo inmobiliario.
El área de gestión de las Apps es simple, aunque muy efectiva al momento de realizar las vinculaciones respectivas y otorgar los permisos de acceso a las mismas.
Las integraciones de las diferentes Apps pueden personalizarse, conectarse con diferentes cuentas de usuarios, y habilitar permisos de acceso diferenciales de acuerdo a los criterios de la inmobiliaria.
Los permisos de acceso pueden ser muy restrictivos, incluyendo la posibilidad de limitar dicho acceso a cada miembro del equipo de acuerdo a diferentes variables, y vinculados dichos permisos a los diferentes canales utilizados.
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Gestión de archivos con Slack.
Slack permite agregar archivos en diferentes formatos a un canal de conversación, para conseguir así un sistema de feedback transparente entre los miembros del equipo inmobiliario. Cualquiera de los miembros autorizados en un canal, puede visualizar y realizar comentarios sobre un documento compartido.
Para compartir archivos con Slack se pueden utilizar dos sistemas muy simples: arrastrar y soltar, o subir el documento desde el dispositivo utilizado. Cada archivo subido a la plataforma para ser compartido debe contener un título, y se debe seleccionar un canal especifico para su difusión.
También se pueden intercambiar archivos entre usuarios, sin necesidad de subir el documento a un canal especifico. Slack ofrece la posibilidad de subir archivos y mantenerlos ocultos, permitiendo su acceso solamente al usuario que cargó dichos archivos en la plataforma.
Si por defecto el usuario que carga un archivo en Slack lo marca como privado, al momento de compartirlo con otro miembro del equipo inmobiliario de forma directa, dicho mensaje seguirá manteniéndose oculto a los demás usuarios.
Un menú desplegable permite seleccionar el tipo de archivo a enviar (Posts, Snippets, Imágenes, PDFs y acceso desde Google Docs), como también ofrece la posibilidad de crear un archivo de forma manual.
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Control de estadísticas en Slack.
La plataforma permite mantener un control muy detallado de las actividades realizadas por parte de los usuarios, y facilita la supervisión de los niveles de productividad reflejados por cada miembro del equipo inmobiliario.
El sistema muestra el número total de mensajes intercambiados cada semana, las aplicaciones integradas y su grado de utilización, como también gráficos segmentados por usuarios, mensajes escritos y leídos, archivos intercambiados, comentarios realizados, y otras estadísticas.
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Personalización del equipo inmobiliario.
Con Slack el grado de personalización que se puede conseguir es muy elevado, tanto que hasta ofrece la posibilidad de utilizar emojis (emoticonos) para las conversaciones entre los usuarios de los diferentes canales de la inmobiliaria.
Los emojis hay que subirlos de forma manual a la plataforma, y sus medidas deben ser de 128px por 128px, no superando los 64k de peso de archivo.
Los emojis cargados en el sistema pueden seleccionarse posteriormente para ser utilizados desde un menú desplegable, y también se puede personalizar con un archivo cada equipo creado por la inmobiliaria.
Identificar cada equipo inmobiliario con una insignia puede resultar un detalle simple aunque muy práctico, porque los usuarios quedan segmentados por canales fácilmente identificables.
Como identificador de cada equipo creado, la inmobiliaria puede utilizar una imagen o texto con color sólido de fondo; que deberá ser de 123px por 123px.
Al mismo tiempo, Slack ofrece a sus usuarios la posibilidad de descargar diferentes logotipos oficiales, para ser utilizados en diferentes dispositivos, y optimizados para tales fines (smartphones, tablets, ordenadores de sobremesa, etc).
Slack ofrece tres planes, desde uno gratuito a un plan Plus, el cual ofrece prestaciones y funcionalidades avanzadas.
No obstante, para una pequeña o mediana inmobiliaria en España, la opción gratuita es una excelente oportunidad para familiarizarse con dicha herramienta de comunicación online, y gestionar de forma efectiva a su equipo inmobiliario.
Fuente: slack.com
