Home Coaching Inmobiliario La secretaria de la agencia inmobiliaria.

La secretaria de la agencia inmobiliaria.

secretaria inmobiliaria

Select your language: en

En el articulo anterior comenzamos a analizar las figuras organizacionales de la agencia inmobiliaria, centrados en aquellos roles internos que no se dedican específicamente a vender viviendas.

Analizaremos ahora el rol de la secretaria de la agencia inmobiliaria la cual, aunque no se dedique a la venta de viviendas, incidirá en el nivel de productividad empresarial.

Como aclaramos en el primer articulo de la serie dedicado a las figuras organizacionales de la agencia inmobiliaria, es importante tener presente que cada modelo organizacional implementado es diferente.

No existe un modelo organizacional perfecto a nivel funcional, como tampoco ninguna agencia inmobiliaria puede pretender aplicar modelos de manual.

Es decir, cada agencia inmobiliaria en España tiene sus limitaciones y recursos diferenciales, con lo cual procede adaptar los modelos organizacionales a sus necesidades especificas.

En el ámbito de la pequeña y mediana agencia inmobiliaria en España, la realidad no solo condiciona, también termina siendo muchas veces la que impone los modelos organizacionales.

Una inmobiliaria con pocos recursos empresariales y organizaciones, desde luego no podrá implementar cierto tipo de modelos, porque simplemente no se encuentran a su alcance.

No obstante, ello no implica que una agencia inmobiliaria con limitaciones de tales características pueda, eventualmente, crecer a nivel empresarial.

Por lo general, dentro del sector inmobiliario en España este rol se vincula a la figura femenina, por lo tanto nos referiremos en femenino a tal figura organizacional.

Lo anterior, no implica en modo alguno que dicho rol pueda recaer en una figura masculina, aunque insisto que en España por tendencia la agencia inmobiliaria suele contar con “una secretaria” y no con “un secretario”.

Por supuesto no entraremos a realizar valoraciones sobre el por qué de tal realidad; como tampoco si es una cuestión cultural, funcional o de discriminación positiva.

La agencia inmobiliaria en España debe intentar conseguir los mejores niveles de productividad, y no es realmente importante si dicha figura recae sobre una etiqueta femenina o masculina, lo importante es conseguir buenos resultados.

El rol de la secretaria de la agencia inmobiliaria.

Es muy importante para la agencia inmobiliaria determinar el rol especifico de su secretaria; sus funciones, competencias y, sobre todo, previamente definir cuál es el concepto sobre lo que implica la figura organizacional de la secretaria dentro de la inmobiliaria.

Entiendo procede hacer hincapié, para evitar errores de interpretación, en que solo son modelos de roles funcionales, y como tal deben ser tenidos en cuenta.

Cada agencia inmobiliaria en España, y condicionada por su realidad, podrá o no estar de acuerdo con tales roles funcionales, aunque aquí lo que planteamos son precisamente “modelos”.

La figura de la secretaria de la agencia inmobiliaria es muy importante, como desde luego lo son todas las figuras organizacionales, aunque cada una tiene sus particularidades y aquí nos encontramos con un rol muy especial.

Es uno de los roles organizacionales más complejos de la agencia inmobiliaria, porque su grado de efectividad condiciona particularmente el nivel de productividad general.

La secretaria de la agencia inmobiliaria debe reflejar una serie de características muy particulares, porque su función por sí sola lo determina. Eficiencia y discreción, dos factores determinantes para cualquier secretaria de una agencia inmobiliaria, y por eso los analizaremos por separado.

La secretaria de la agencia inmobiliaria eficiente.

La eficiencia dentro del ámbito organizacional se define como: “la capacidad que refleja un miembro de la organización para una óptima utilización de los recursos disponibles”.

Por lo tanto, la secretaria de la inmobiliaria debe lograr gestionar eficazmente los recursos con los cuales dispone.

La secretaria de la inmobiliaria se convierte en un vinculo organizacional de doble sentido; porque tanto recibe como distribuye tareas internas.

Por eso es muy importante que la secretaria de la inmobiliaria sepa gestionar de forma efectiva las tareas delegadas, como también ser capaz de delegar tareas que han sido asignadas por encargo de otras figuras organizacionales.

Al mismo tiempo, la secretaria de la inmobiliaria es quien deriva las necesidades del cliente o persona que entra en contacto con la inmobiliaria, y deberá ser efectiva en su accionar para no perjudicar el funcionamiento interno organizacional.

La secretaria de la agencia inmobiliaria discreta.

La secretaria de la inmobiliaria ocupa un cargo de confianza, el cual se vincula directamente a un rol ejecutivo y, eventualmente, puede tener acceso a material considerado como “delicado” a nivel empresarial.

Al ser un cargo organizacional de confianza, la secretaria de la inmobiliaria debe “cuidar” cierto tipo de documentos; es decir, mantenerlos lejos de miradas indiscretas o de personas que por sus competencias establecidas no deben acceder a ellos.

Es un rol organizacional que implica mucha responsabilidad, y la secretaria de la inmobiliaria debe ser ante todo prudente. La prudencia, se debe aplicar como característica por su parte a todo lo vinculante a su rol interno, como también a sus competencias otorgadas.

Es el miembro de la organización que por tendencia se encuentra mejor informado, porque entre tantos roles internos de una inmobiliaria, no hay ninguno que sea tan propenso a estar al tanto de los asuntos de los demás miembros de la empresa.

Por eso la discreción para la secretaria de la agencia inmobiliaria, más que un principio debe ser una norma. No serán pocas las oportunidades en que el propietario de la agencia inmobiliaria le haga un comentario, el cual sin ser explícitamente dicho requiere de la pertinente discreción.

La lealtad de la secretaria de la agencia inmobiliaria debe ser incuestionable, particularmente hacia los responsables de la organización.

La lealtad es un valor muy apreciado incluso a nivel social, y particularmente en una figura organizacional de confianza es determinante.

La confianza, otro valor que implica dicho rol, debemos tener presente que se consigue con el paso del tiempo y en base a evidencias. En tal sentido, el comportamiento y las actitudes de la secretaria de la inmobiliaria serán las evidencias de que merece dicha confianza.

Cualidades de la secretaria de la agencia inmobiliaria.

Las cualidades de toda persona por tendencia son innatas o adquiridas, y también cabe la posibilidad de que sean el producto de la combinación de ambas.

La secretaria de la agencia inmobiliaria no solo debe estar formada, también debe reflejar una serie de cualidades especificas para lograr los mejores resultados empresariales.

Como mencionamos anteriormente, la secretaria de la inmobiliaria en muchas oportunidades se convierte en la primera toma de contacto del cliente, por lo cual es determinante que dicha figura organizacional refleje ciertas cualidades personales.

Desde luego, la secretaria de la agencia inmobiliaria debe estar formada y contar con conocimientos específicos del ámbito inmobiliario, como también estar cualificada en ciertas competencias técnicas vinculadas directamente a su rol organizacional.

En cualquier caso, las siguientes son algunas de las cualidades y características básicas que debe reflejar la secretaria de la agencia inmobiliaria.

  • Imagen.

La secretaria de la agencia inmobiliaria debe transmitir una imagen acorde a la política organizacional implementada.

Vestir bien no es suficiente, ella es la imagen corporativa de la agencia inmobiliaria, y debe además ser agradable; porque la imagen no es solo la vestimenta.

  • Habilidades sociales.

La cortesía, la educación y la simpatía deben ser cualidades que ella refleje sin realizar esfuerzo alguno.

Al mismo tiempo, debe ser capaz de comunicarse de forma efectiva a nivel verbal, no verbal y escrito.

  • Proactiva.

Hacer mucho no implica ser proactivo, y la actividad sin intención no es suficiente para la secretaria de una agencia inmobiliaria.

La iniciativa debe ser algo constante en dicha figura organizacional, y por supuesto es una característica que implica motivación.

  • Organizada.

Su agenda se convierte en la agenda de la agencia inmobiliaria, y sin una agenda bien estructurada no existen buenos niveles de productividad.

  • Observadora.

La secretaria de la inmobiliaria debe ser una buena observadora, y ser capaz de detectar lo que los otros miembros de la organización no pueden.

  • Calmada.

La secretaria de la inmobiliaria ante toda circunstancia que se le presente se debe mostrar tranquila, y transmitir a su interlocutor la confianza derivada de dicha actitud.

La modulación de su voz, sus movimientos corporales y su comportamiento siempre deben trasmitir tranquilidad.

La secretaria de la inmobiliaria debe hacer gala en muchas oportunidades de un alto grado de paciencia, no solo con los clientes, también con sus propios compañeros de trabajo.

  • Puntual.

La puntualidad en cualquier miembro de la agencia inmobiliaria es manifestación de respeto, hacia la empresa y hacia sus compañeros de trabajo.

La secretaria de la inmobiliaria no solo debe llegar puntualmente a su jornada laboral, también debe ser puntual con la finalización de cualquier tarea que le sea asignada.

  • Capacitada.

La secretaria de la inmobiliaria debe estar capacitada en competencias técnicas, las cuales pueden ir desde conocimientos en administración hasta la efectiva utilización de una suite ofimática.

Para una agencia inmobiliaria en España, es muy importante que su secretaria domine cuando menos fluidamente el inglés, y que también cuente con conocimientos sobre el uso de las nuevas tecnologías.

  • Firme.

Es frecuente que el agente inmobiliario confunda el rol de la secretaria de la agencia inmobiliaria, y que muchas veces crea erróneamente que es su secretaria personal.

Es un rol organizacional que debe siempre dejar claras sus competencias, incluso a sus propios compañeros, no solo en beneficio de su propio nivel de productividad, sino también por el de ellos.

Ser firme en delimitar sus competencias profesionales es clave, y ello no implica que tal actitud deba ser acompañada de hostilidad alguna por su parte.

  • Resolutiva.

La secretaria de la inmobiliaria no solo debe gestionar, también debe en muchas circunstancias resolver situaciones de forma efectiva de forma autónoma.

Resolver y tomar decisiones es parte de su rol organizacional, y recordemos que es un cargo de confianza el cual implica entre sus competencias otorgadas cierto margen de acción.

  • Resiliente.

La secretaria de la agencia inmobiliaria debe contar con un alto grado de resiliencia, porque parte de su trabajo será procesar satisfactoriamente la frustración, particularmente la provocada por los objetivos no alcanzados.

En el siguiente articulo de la categoría Coaching Inmobiliario, abordaremos el análisis de las figuras organizacionales de la agencia inmobiliaria vinculadas al ámbito tecnológico.

Comments are closed.

Check Also

La comunicación interna de la inmobiliaria.

Select your language: Si la inmobiliaria mantiene una comunicación interna eficaz con su e…