Home Coaching Ежедневник риэлтора.

Ежедневник риэлтора.

inmobiliario

Select your language: es en fr

Календарь — это очень полезное средство для риэлтора. Он позволяет ему эффективно управлять своим временем, а не становиться его рабом.

Календарь должен быть для риэлтора сопсобом эффективного управления временем, его нужно использовать таким образом, чтобы это не привело к снижению уровня производительности труда.

Повестка дня традиционно является инструментом, дающим преимущество для того, чтобы начать эффективно управлять временем, и этот элемент является практически обязательным условием для агента по недвижимости.

Календарь позволяет управлять тремя фундаментальными вещами, которые касаются эффективного управления временем:

  • Организация.
  • Планирование.
  • Напоминание.

Организованный риэлтор — это тот, кто планирует и напоминает, и это не просто игра слов. Каждый из элементов, перечисленных выше, достаточно тесно связан с другими, оставаясь, в то же время, отдельным, потому что ничего в организации не происходит без соответствующей структуры и планирования.

Кроме того, при их даже случайных нарушениях, возможны негативные результаты в разработке повестки дня риэлтора.

Ведение ежедневника риэлтора требует времени, и тратить время для структуризации и проверки необходимо.

Календарь это не то место, где агент по недвижимости оставляет записи о встречах и пометки для выполнения, — это способ структурирования времени, возможность им руководить, сделать деятельность более организованной и эффективной. Хотя календарь — это инструмент для управления временем агента недвижимости, это не должно создавать ситуацию, когда риэлтор зависит от календаря из-за времени, которое ему необходимо уделить.

Как правило, конец рабочего дня — хорошее время, чтобы проверить календарь и планы на следующий день, а структурировать их рекомендуется рано утром.

Те, кто знакомы с методами управления временем, обнаружат, что я не включил сюда элементы, позволяющие управлять телефонной книжкой и расставлять приоритеты, и я сделал сознательно. Я не включил в повестку дня расстановку приоритетов, так как считаю, что любой агент по продаже недвижимости должен сам их установить.

На самом деле я считаю, что нет необходимости это делать из-за принципа гибкости, который предполагает более рациональное использование рабочего времени и таким образом дает возможность получить более высокий уровень производительности труда. Риэлтор — это профессионал, который должен быть гибким, главным образом потому, что его деятельность требует этого, он должен установить приоритеты динамически.

Установить приоритеты динамически означает, что одни и те же приоритеты, могут меняться в течение дня, даже в течение одного утра приоритеты риэлтора могут радикально измениться.

Это типично, агент по недвижимости должен адаптироваться к тому, что будет постоянное изменение приоритетов и что это будет обусловлено третьими лицами, которые могут быть клиентами агентства недвижимости или даже коллегами.

Гибкость риэлтора в вопросах времени.

Опытный риэлтор знает, что представляет собой день, отмеченный для продажи жилья, он прекрасно знает, в какое время работает нотариус, хотя на самом деле, не может предсказать, в какое время что закончится, и потребуется осуществлять юридические моменты.

В этом случае, агент по продаже недвижимости зависит от третьих лиц, которые, в свою очередь, также зависят от других. Не остаются в стороне и классические непредвиденные расходы, которые могут возникнуть в середине всего процесса.

В день, когда у агента по недвижимости, сделаны отметки и записи в календаре о проведении сделки по купле-продаже жилья, необходимо иметь в виду, что время будет зависеть в той или иной форме от различных факторов, и не всегда он будет иметь контроль над ними, гораздо чаще, наоборот. Здесь, чтобы осуществлять эффективное управление временем, необходима гибкость, как принцип, в совокупности, конечно же, с готовностью к непредвиденным обстоятельствам, которые могут в итоге возникнуть.

Ситуация, которая также может часто встречаться в любом агентстве недвижимости: если лицу, ответственному за оформление документов, необходимо организовать свое время вне сферы недвижимости.

Лицо, ответственное за такие обязанности в агентстве недвижимости знает, когда начинается ваш рабочий день, хотя едва ли знает, когда могут потребоваться его усилия. Продажа жилья является не только подготовкой документов, это только часть процесса управления недвижимостью.

Агентство недвижимости «Коста-Инвест» имеет специальное подразделение для оформления и обработки документов. Это услуги, предоставляемые в рамках системы обслуживания клиентов, и она предполагает, что необходимо выделить ресурсы для этого.

Выделение ресурсов подразумевает, что, по крайней мере, один человек должен быть ответственным за задание, и это в свою очередь означает, что этот человек необходим для эффективного управления временем.

Когда риэлтор должен забрать клиентов из аэропорта, это влияет на его распорядок дня, особенно, если рейс задерживают. Это сразу требует внесения изменений в планы и календарь.

Как правило, в этой ситуации агент по недвижимости должен принять какое-то решение, ведь речь идет уже не только о том, чтобы забрать клиентов агентства из аэропорта, а также о задержке рейса или других непредвиденных ситуациях, которые могут возникнуть на фоне каких-либо обстоятельствах и требуют эффективного управления временем.

В первых двух вышеупомянутых примерах, лучшее решение для эффективного управления временем со стороны риэлтора — это профилактика. То есть, необходимо иметь времени с запасом, больше, чем требуется.

Позже, если это время останется невостребованным, его можно использовать для других целей, и для других дел; то есть, будучи гибким, вы должны использовать не потраченное время на другие задачи, которые требуют вашего внимания.

Определение приоритетов за пределами повестки дня.

Календарь выступает в качестве базового инструмента для организации и планирования времени риэлтора, хотя необходимо применять также другие системы, чтобы установить приоритеты и таким образом достичь более высокого уровня производительности.

Календарь — это основной инструмент, который определяет ряд задач на день, в конкретной и структурированной форме, по часам; хотя иногда это, вероятно, ограничивает агента по недвижимости в осуществлении профессиональной деятельности.

Немало экспертов в области управления временем, которые рекомендуют установить приоритеты вне повестки дня, и в этом вопросе можно обратиться к, Дэвиду Аллену.

Аллен описывает в своей книге «Getting Things Done«, именно необходимость определения приоритетов, не включенных в повестку дня, и, таким образом, добиться более рационального использования рабочего времени.

В основном, Аллен исходит из принципа, что если человек помечает задачи, ожидающие выполнения, в определенное место, он получает возможность лучше сконцентрироваться на тех задачах, которые требуют высокого уровня приоритета и должны выполняться немедленно.

Не вдаваясь в технические подробности о конкретных методах управления временем Аллена, я выделю несколько принципов, на которых они основываются:

— Сбор.

Подразумевает хранение задач, и информации на внешних элементах. Это могут быть, например, блокнот, КПК, Смартфон или даже календарь.

Цель использования таких внешних элементов — собрать информацию, а потом обработать ее более эффективно, позволяя, в то же время, человеку быть в курсе задач, которые необходимо выполнить, чтобы достичь более высокого уровня концентрации.

— Обработка.

Для обработки задач и информации, Аллен рекомендует выполнить следующие действия:

  • Всегда начинать обработку информации по порядку.
  • Никогда не обрабатывать более одного элемента или задачи одновременно.
  • Не возвращаться обратно к отработанным элементам задачи.
  • Если задача требует выполнения практических действий и это можно делать в течение двух минут, необходимо сделать это (сроки ориентировочны). Если задача лежит вне компетенции, необходимо правильно делегировать ее. Если задача находится вне этих условий, ее нужно отложить.
  • Если задача не требует немедленных действий, она должна быть заархивирована. Это уместно если задача не может быть делегирована или перенесена в подходящую соответствующую область.
— Организация.

Это метод управления временем, в котором Аллен рекомендует создавать списки для отслеживания и мониторинга задач, которые необходимо выполнить. В качестве примера таких списков можно привести: планируемые действия, проекты, ожидания или задачи с нечеткими временными рамками, установленными в форме “когда-нибудь”.

Календарь, используемый в традиционной модели Аллена, рекомендует, чтобы его использовали только для того, чтобы отметить задачи с конкретными сроками, как, например, совещания или встречи с клиентами.

— Проверка.

Списки задач, установленных для эффективного управления временем, требуют пересмотрения, если не имеют смысла. Здесь агент по продаже недвижимости должен видеть свое время как ресурс и управлять им эффективно: контролировать свои списки задач, чтобы достичь более высокого уровня производительности.

Также необходимо оценить приоритет каждой задачи, в своих списках, и, соответственно, решить, в какой момент задача должна быть выполнена.

— Действия.

Организация и планирование структуры для эффективного управления временем, очевидно, очень важно, так как они определяют действия.

Речь идет об управлении временем и организации повестки дня. Не следует забывать, что повестка дня включает в себя задачи, для которых агент по недвижимости также должен определить степень приоритетности.

В связи с этим, Аллен рекомендует максимально упростить процесс организации повестки дня для достижения безотлагательного выполнения задач, которые связаны, в конечном счете, со многими людьми.

В любом случае, повестка дня важна для управления временем для каждого риэлтора, независимо от потребностей, привычек и способов планирования.

Важно то, чтобы каждому агенту по продаже недвижимости удалось получить максимальную отдачу от программы и научиться более эффективному управлению временем.

Цитируется Источник: Аллен, D (2003): Getting Things Done, искусство продуктивности без стресса. Нью-Йорк: Пингвин.

Comments are closed.

Check Also

Cовещания в агенстве недвижимости.

Select your language: Проведение совещаний в агенстве недвижимости — это вопрос более слож…