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Las revisiones trimestrales en la inmobiliaria.

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En el artículo anterior de la categoría de coaching inmobiliario comenzamos analizando el rol y la importancia a nivel organizacional del feedback negativo para una inmobiliaria, y cómo condicionaba el sistema de revisiones trimestrales.

Ahora vamos a profundizar en los modelos de revisiones trimestrales, sin dejar de lado la retroalimentación negativa como factor condicionador, para que la inmobiliaria consiga aumentar de forma efectiva sus niveles de productividad comercial, y al mismo tiempo logre mejorar su funcionamiento organizacional

En las revisiones hay que revisar el protocolo de revisión.

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No es un juego de palabras ni mucho menos; el protocolo de revisiones trimestrales debe revisarse, para detectar las posibles fisuras o puntos débiles en el mismo, y en consecuencia realizar las modificaciones del caso.

Si una inmobiliaria tiene un modelo de revisión trimestral, debe aplicar a dicha metodología un modelo de mejora continua, para lograr maximizar sus recursos y conseguir mejores resultados a través de dicho sistema de gestión de recursos humanos.

Desde luego, es clave la cualificación del manager inmobiliario, y también el tipo de tecnología y herramientas que se utilicen.

Dependiendo del tipo de sistema de revisión, de las herramientas utilizadas y del nivel de cualificación y competencia del mánager inmobiliario, existen algunas claves que conviene tener en cuenta y que sean aplicadas.

La escucha activa es determinante para las revisiones trimestrales.

En un proceso de revisión cada 90 días aplicado de forma individual, la escucha activa es un factor clave para conseguir buenos resultados.

El manager inmobiliario o el líder de la inmobiliaria debe escuchar más que ponerse a hablar con los profesionales. Escuchar de forma activa implica estar procesando, y si fuera necesario también tomando notas, para luego poder realizar una valoración y así transmitir un feedback efectivo.

Monopolizar las conversiones en medio de las revisiones es contraproducente, y perjudica el nivel y la calidad del sistema aplicado.

Es muy importante la planificación previa a la revisión, y que el encargado de realizarla tenga cuatro o cinco puntos claramente aislados para abordar con el profesional.

Una vez que el agente o miembro de la inmobiliaria ofrece su feedback, procede que reciba la retroalimentación y ahí se brinda la oportunidad al responsable de la revisión de abordar los puntos que tenía planificados.

El registro de actividades de las revisiones trimestrales.

La tecnología no es un fin en sí mismo, sino un medio para. Es decir, todos los recursos tecnológicos de la inmobiliaria deben estar al servicio de los profesionales, y también a disposición del responsable de realizar las revisiones trimestrales.

El CRM inmobiliario es fundamental para comenzar con la recolección de datos objetivos para valorar el rendimiento profesional, aunque no es suficiente.

El mánager de la inmobiliaria debe tomar notas en diferentes dispositivos y a través de distintos programas; desde luego, cada profesional tiene sus programas preferidos y también sus dispositivos predilectos para realizar dichas tareas.

En cualquier caso, lo importante es que el encargado de realizar las revisiones mantenga una bitácora de registros e incidencias, independiente del CRM inmobiliario y/o del programa de gestión utilizado en la agencia.

Es conveniente ir dando feedback a los agentes a lo largo del trimestre, y así se evita llegar a una reunión de revisión trimestral demasiado compleja en temas que abordar.

No obstante, el registro de resultados obtenidos durante los 90 días será la base de la revisión, y sumadas a las incidencias producidas de las cuales el responsable tomó nota, permitirán aplicar un modelo más efectivo y productivo.

Revisar al revisor de las revisiones trimestrales.

Al responsable de realizar las revisiones trimestrales también hay que revisarlo; es decir, si la tarea la realiza el mánager inmobiliario o el gestor de recursos humanos, la tarea de la revisión de sus tareas recae en la figura del líder de la inmobiliaria

Dicho rol, el del líder organizacional, en las pequeñas y medianas agencias inmobiliarias de España suele recaer sobre el dueño de la empresa (por motivos de obvias limitaciones de recursos humanos).

En cualquier caso, el responsable de las revisiones trimestrales también debe ser supervisado; debe dar feedback y también recibirlo, como si de otro profesional o miembro de la inmobiliaria se tratara.

“Revisar al revisor” es algo fundamental, para poder mejorar el sistema de trabajo de la agencia inmobiliaria, y así lograr buenos resultados organizacionales y comerciales.

Por otro lado, las revisiones del gerente o del manager de la inmobiliaria pueden ser subjetivas, y el feedback de un empleado transmitido al dueño de la empresa puede ser inexacto. Por eso es muy importante, además de “revisar al revisor”, escuchar el feedback de todos los miembros de la empresa.

No debe ser tomado como falta de confianza en los roles asignados, tiene que valorarse como desconfianza hacia el método o sistema aplicado. Porque todos los modelos, sistemas o metodologías de revisiones trimestrales pueden ser vulnerables a fallos de interpretación y /o aplicación.

Las grandes empresas a nivel mundial, particularmente las vinculadas a la tecnología, aplican dicho modelo de supervisión cruzado desde hace décadas; y no son pequeñas inmobiliarias con pocos agentes, tienen a miles y miles de personas trabajando con ellos.

Un ejemplo de sistema trasladado a una mediana inmobiliaria en España sería:

– La plantilla se segmenta en pequeños grupos bajo diferentes criterios, como por ejemplo por el idioma de gestión de ventas.

– El grupo analiza sus niveles individuales de productividad trimestral, y valoran las interacciones reales entre ellos, con el resto de sus compañeros, y con el manager de la inmobiliaria.

– Los resultados obtenidos deben ser registrados, y posteriormente remitidos al gerente y al dueño de la inmobiliaria; sin filtros de ningún tipo, incluyendo el feedback negativo para quien corresponda.

– Luego con las listas combinadas que han sido remitidas por los pequeños grupos de trabajo de la inmobiliaria, procede realizar un cruce de datos, y los mismos tienen que ser ingresados en el sistema de gestión.

El modelo anterior de revisiones trimestrales presenta varias ventajas:

  • Es inclusivo (todos los empleados participan de forma activa).
  • No es coercitivo (se eliminan las barreras para dar feedback negativo).
  • Es efectivo (el manager de la inmobiliaria ahorra tiempo).
  • Es integrador (mejoran las relaciones interpersonales).
  • Es global (el dueño de la inmobiliaria tendrá una visión más completa de las revisiones de todos).
Se debe asegurar el anonimato del feedback en las revisiones.

El feedback negativo en medio de las revisiones trimestrales puede conseguir que surjan desavenencias e incluso que se produzcan conflictos entre todos miembros de la inmobiliaria.

Una vez que la inmobiliaria consigue implementar un modelo de gestión de revisiones trimestrales efectivo, basado en el sistema de feedback cruzado no lineal a nivel organizacional, hay que proteger la información y a las personas.

Es muy importante establecer un marco de confianza organizacional y brindar las garantías necesarias a los miembros de la inmobiliaria.

Lo anterior es clave para lograr conseguir una retroalimentación de calidad, y sobre todo ofrecer un espacio de libertad a los agentes para dar feedback negativo si fuera el caso.

Supongamos que 3 de cada 5 miembros de la inmobiliaria dan feedback negativo respecto del gerente inmobiliario.

Si el manager de la inmobiliaria no es un auténtico profesional, presenta bajos niveles de resiliencia o tiene dificultades para gestionar el feedback negativo sobre su persona o sus acciones, el conflicto organizacional está servido.

Ante un profesional de tales características, casi seguro que ningún miembro de la inmobiliaria se anime a dar una retroalimentación negativa directa sobre su manager, simplemente por miedo a perder su trabajo.

Tampoco significa que el manager inmobiliario que recibe una alto grado de feedback negativo sobre su persona o por sus acciones deba ser echado de la empresa.

Es probable que sus carencias no le permitan ejercer su rol de forma efectiva, puede ser que tenga carencias de formación y/o cualificación, o simplemente no ser el cargo que mejor se ajuste a su personalidad.

Lo importante del anonimato es que facilita el dar feedback negativo, lo que no implica que el mismo sea peyorativo.

Muchos profesionales del sector inmobiliario confunden negativo con peyorativo; y algunos tampoco entienden la diferencia entre la comunicación directa y la brusquedad al comunicar.

Es decir, siempre con educación se puede manifestar libremente una opinión o una idea de forma argumentada, y si al receptor no le agrada lo que recibe, evidentemente el problema lo tiene él.

Las carencias de inteligencia emocional, la falta de formación o los problemas de desarrollo cognitivo no son un asunto del dador del feedback negativo, son un problema del receptor si se ofende o le molesta recibirlo.

En definitiva, las revisiones trimestrales de rendimiento para una inmobiliaria son una herramienta de gestión necesaria para aumentar su eficacia organizacional y comercial.

Como también es muy importante que el feedback negativo sea tenido en cuenta como un factor más dentro de dicho proceso de revisiones, y no quede sumergido dentro del sistema de gestión o bajo notas que terminarán en el olvido.

El modelo, sistema o metodología que utilice la inmobiliaria para sus revisiones trimestrales dependerá de cada empresa y se condicionará por diferentes variables; aunque lo importante es conseguir una forma efectiva para valorar el rendimiento y la productividad de los profesionales inmobiliarios.

Fuente citada: zengerfolkman.com

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