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La reunión semanal del equipo inmobiliario.

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La reunión del equipo inmobiliario, tiene una finalidad bien concreta: mejorar a nivel organizacional, aumentar la productividad empresarial, definir objetivos y revertir las situaciones adversas detectadas.

No obstante ello, en muchas agencias inmobiliarias sus reuniones de equipo se traducen en un pérdida de tiempo, tanto para el agente inmobiliario como para la empresa, siendo recomendado incluso en tales circunstancias ni hacerlas.

Ninguna inmobiliaria se puede permitir perder el tiempo, porque el tiempo es uno de sus recursos no tangibles más valiosos, y además ello se percibe por parte del agente inmobiliario como una carencia a nivel organizacional.

Es fundamental para lograr una productiva reunión en la inmobiliaria, que se cumplan ciertos requisitos de planificación estratégica y de gestión en el desarrollo de la misma.

También es muy importante el cambio de percepción por parte del agente inmobiliario respecto de la reunión de la inmobiliaria, el cual la debe percibir como una oportunidad para aumentar su productividad y así lograr mejores resultados.

El agente inmobiliario debe diferenciar entre los asuntos abordados informalmente con sus compañeros de la inmobiliaria en el día a día, con aquellos que se abordan en la reunión del equipo de trabajo, los cuales han sido planificados con una finalidad muy concreta.

Beneficios de la reunión del equipo inmobiliario.

Las ventajas de realizar una reunión en la inmobiliaria son muchas, y desde luego dependerá del cómo se gestiona la misma sus resultados obtenidos; aunque en cualquier caso, hay ciertos aspectos altamente positivos que se obtienen a nivel empresarial y organizacional:

  • Facilita la coordinación operativa de la agencia inmobiliaria.
  • Aumenta el flujo de la comunicación interna a nivel organizacional.
  • Estimula la vinculación profesional del equipo inmobiliario.
  • Implica a los miembros de la organización en la toma de decisiones.
  • Mejora la productividad individual de cada agente inmobiliario.
  • Refuerza los vínculos organizacionales internos de forma multidireccional.
  • Aumenta la productividad global de la agencia inmobiliaria.
Para qué hacer una reunión en la inmobiliaria.

En cualquier proceso de planificación, tanto estratégico inmobiliario como de gestión, se debe tener en cuenta el marco temporal a establecer para determinar la consecución de los objetivos; los cuales se medirán a corto, mediano y largo plazo.

También es muy importante, que los objetivos de la reunión de la  inmobiliaria estén alineados con los intereses empresariales de ésta y, al mismo tiempo, con los objetivos del equipo inmobiliario, compuesto claro está por los agentes inmobiliarios.

El objetivo de la reunión de la agencia inmobiliaria.

El objetivo de la reunión de la agencia inmobiliaria dependerá de diversos factores, aunque se pueden establecer dos grandes tipos, diferenciados ellos por las necesidades organizacionales y empresariales:

1 – El objetivo primario de la reunión de la inmobiliaria: es decir aquel que determina su por qué, y establece el para qué de realizar una reunión de trabajo semanal con el equipo de agentes de la inmobiliaria.

2 – El objetivo secundario de la reunión de la inmobiliaria: es el objetivo variable, el cual se establece de forma flexible de acuerdo a las necesidades semanales de la agencia inmobiliaria.

Planificación estratégica de la reunión del equipo de la inmobiliaria.

La planificación estratégica de la reunión del equipo inmobiliario es una competencia de gestión organizacional a nivel interno, con lo cual procede determinar en manos de quién quedará dicha responsabilidad.

En quién recaerá la competencia de la planificación y gestión de la reunión dependerá de la estructura organizacional de la empresa.

Al mismo tiempo, también hay otros factores a tener en cuenta, como por ejemplo el tamaño de la agencia inmobiliaria, medido por el numero de miembros que forman parte de la organización.

En cualquier caso, por tendencia la competencia de la planificación de la reunión de la inmobiliaria puede recaer en cualquiera de las siguientes figuras organizacionales:

Gestión de la reunión del equipo de la inmobiliaria.

El proceso de la reunión del equipo inmobiliario requiere de una figura encargada de la gestión de la misma, como anteriormente se ha mencionado, y es muy importante lograr un alto nivel de eficacia para con ello obtener un alto grado de productividad.

Lo más importante es que la reunión sea productiva, tanto para la empresa como organización, como para cada agente inmobiliario.

A groso modo, se pueden distinguir tres fases durante el desarrollo de una reunión de la inmobiliaria, las cuales deben ser valoradas por la figura organizacional responsable de la planificación estratégica:

  • Fase previa a la reunión de la inmobiliaria.
  • Fase de desarrollo de la reunión en sí misma.
  • Fase posterior a la reunión.
Fase previa a la reunión del equipo inmobiliario.
  • Marcar el día a celebrar la reunión de la agencia inmobiliaria.
  • Establecer la duración que tendrá la reunión con el equipo inmobiliario.
  • Definir de forma clara los objetivos de la reunión inmobiliaria.
  • Analizar ideas y propuestas planteadas durante la semana.
  • Definir cuestiones individuales referentes a cada agente inmobiliario.
  • Recoger impresiones previas a nivel individual de cada participante.
  • 72hs antes enviar a cada agente inmobiliario la agenda de la reunión.
Fase de desarrollo de la reunión del equipo inmobiliario.
  • Comenzar la reunión de la inmobiliaria a la hora establecida.
  • Lectura de la agenda a desarrollar durante la reunión.
  • Pautar un orden de intervención de los participantes.
  • Abordar cuestiones organizacionales surgidas desde la anterior reunión realizada.
  • Realizar un seguimiento de las propiedades en venta que tiene la agencia inmobiliaria.
  • Brainstorming o tormenta de ideas por parte del equipo inmobiliario.
  • Tomar nota de los comentarios de cada agente inmobiliario y de cada incidencia.
  • Resumen de acciones concretas a tomar y definir responsabilidades.
  • Feedback para cerrar la reunión de la inmobiliaria.
Fase posterior a la reunión del equipo inmobiliario.
  • Analizar el Feedback recibido y procesarlo orientado hacia la productividad de la agencia inmobiliaria, no dejando ningún detalle de lado por menor que parezca .
  • Enviar a cada agente inmobiliario o participante de la reunión de la inmobiliaria, un reporte de los asuntos discutidos durante la misma, y reflejar los nombres de las personas a las cuales se les asignaron acciones a tomar o responsabilidades asumidas por el equipo inmobiliario.
  • Supervisar los objetivos marcados durante la reunión  de la inmobiliaria, tanto a nivel individual de cada agente inmobiliario, como por parte del equipo inmobiliario en su conjunto.

Es determinante para los intereses de la agencia inmobiliaria, que la reunión se convierta en un valor agregado tanto a nivel organizacional como empresarial; marcando objetivos bien definidos y orientados al logro de los mismos.

Los principales aspectos de la reunión de equipo.

La reunión de la inmobiliaria debe ser el ámbito en dónde se planifiquen estrategias, se propongan mejoras funcionales organizacionales, se establezcan procesos de cambio y se desarrolle cualquier idea vinculada al aumento de la productividad empresarial.

Es muy importante que la agencia inmobiliaria como organización logre sacar el máximo provecho de su reunión, y que cada agente inmobiliario la interprete como una oportunidad para aumentar su efectividad y productividad.

Para lograr obtener el máximo beneficio de una reunión de trabajo, procede que la agencia inmobiliaria tenga en cuenta los siguientes aspectos:

  • Planificación previa de la reunión inmobiliaria.
  • Agenda de contenidos de la reunión de la inmobiliaria.
  • Exigir puntualidad al agente inmobiliario.
  • No desviarse de los temas de la agenda.
  • Gestionar la reunión con una intención definida.
  • Evitar el protagonismo y los monólogos.
  • Discutir las ideas sin pelear por ellas.
  • Registrar las ideas y propuestas expuestas.
  • El feedback para lograr la máxima productividad.
Planificación previa de la reunión del equipo inmobiliario.

El error más grave que puede cometer una agencia inmobiliaria es convocar una reunión sin haberla planificado previamente. Convocar una reunión de la agencia inmobiliaria con el equipo de trabajo sin tener claros los objetivos de la misma no solo es algo inocuo, es totalmente contraproducente.

Dentro de la planificación de la reunión  inmobiliaria, procede en primer lugar determinar qué día y a qué hora es conveniente realizar la misma, considerando aspectos funcionales y relacionados a la gestión del tiempo.

Por tendencia una agencia inmobiliaria suele marcar como día para su reunión los días lunes, aunque también es frecuente utilizar para dicha reunión los días viernes, sobre el final de la jornada laboral.

En cuanto la hora para realizar la reunión de la inmobiliaria es recomendable que la misma comience a primera hora de la mañana o en su defecto luego del almuerzo, nunca es conveniente convocar una reunión de trabajo sobre el final del día.

En cualquier caso, es muy importante marcar un día y hora para realizar la reunión de la inmobiliaria, porque así se logran gestionar mejor los recursos de la organización y permite que cada agente inmobiliario logre una gestión de su tiempo más eficiente.

La agenda de temas de la reunión del equipo inmobiliario.

La planificación de la reunión inmobiliaria requiere estructurar una agenda de contenidos a tratar en la misma, dentro de la cual se deben marcar los temas principales a tratar en base a las prioridades de la agencia inmobiliaria.

No sirve de nada establecer una agenda bien definida para una reunión de la inmobiliaria si la misma no se comparte con los miembros de la organización, y para ello es muy importante notificar a cada agente inmobiliario previamente de los principales contenidos a tratar en la misma.

Lo anterior facilita al agente inmobiliario en la organización de su propia agenda de temas a plantear en la reunión de la inmobiliaria, permitiendo al mismo tiempo que éste desarrolle ideas y aportes más enriquecedores para la organización.

Es conveniente notificar 72hs antes a cada agente inmobiliario de los principales temas a tratar en la reunión de la inmobiliaria, utilizando por ejemplo para tales menesteres el correo electrónico y, si fuera el caso, realizando observaciones particulares a cada uno de ellos.

Es necesario que cada agente inmobiliario se prepare de forma individual para la reunión de la agencia inmobiliaria, utilizando la misma como un valioso recurso para potenciar su ejercicio profesional.

Exigir puntualidad a los agentes inmobiliarios.

Aunque parezca algo casi surrealista, porque hablamos de una reunión a realizar con profesionales y no con amateurs del sector inmobiliario, todavía existe el agente inmobiliario impuntual.

Un agente inmobiliario profesional, además de ser proactivo y asertivo, debe ser puntual; y la impuntualidad de un agente inmobiliario referida a la reunión de la inmobiliaria no se debe permitir en modo alguno, salvo claro por razones de fuerza mayor.

La impuntualidad en cualquier ámbito o sector profesional es algo inadmisible, debe ser considerada un comportamiento inaceptable dentro de la agencia inmobiliaria como organización y como una falta de respeto hacia ésta.

Por otro lado, la impuntualidad afecta negativamente la gestión de la reunión de la inmobiliaria porque desde el comienzo mismo no permite su desarrollo previamente planificado, es muy importante que cada agente inmobiliario entienda la necesidad de gestionar el tiempo de forma efectiva para lograr un elevado grado de productividad, tanto individual como colectivo.

No desviarse de los temas de la agenda.

No desviarse de los temas establecidos dentro de la agenda es un elemento clave, sobre todo para que la reunión de la agencia inmobiliaria logre alcanzar un alto nivel de productividad.

Cuando quien dirige la reunión de la inmobiliaria expone un tema para ser tratado, es muy importante que al mismo tiempo defina claramente los limites de éste, y que no permita que otros asuntos puedan eventualmente contaminar o desvirtuar el foco de atención sobre dicho tema.

Para ello se establece precisamente un orden de temas a tratar en la reunión de la inmobiliaria, y dicho orden se genera en base a las necesidades de la organización en su conjunto, no desde las necesidades particulares de cada agente inmobiliario.

No obstante ello, es valido cuando un agente inmobiliario plantea una cuestión vinculada directamente al tema tratado en ese momento, porque la reunión de la inmobiliaria tiene como finalidad generar sinergias positivas en beneficio de todos los miembros de la organización.

Gestionar la reunión con una intención definida.

La reunión de la inmobiliaria no puede ser ni aburrida ni escenario de disputas, es un momento de encuentro para que los miembros de la agencia inmobiliaria logren sacar resultados positivos y verse todos beneficiados por ella.

Las disputas o diferencias entre cada agente inmobiliario deben quedar fuera de la reunión de la inmobiliaria, y en todo caso se deberán abordar de forma particular en otro ámbito, nunca dentro de la reunión de la inmobiliaria.

El agente inmobiliario debe entender qué representa la reunión de la inmobiliaria, y en modo alguno interpretarla como una oportunidad para ver satisfechas sus necesidades individuales.

En tal sentido, cuando ello sucede y un agente inmobiliario adopta un comportamiento que no procede, el responsable de dirigir la reunión deberá tomar cuenta de ello y controlar la situación, sin permitir que se desvíe la intención de la reunión o que dicho comportamiento afecte negativamente al resto de los participantes.

El responsable de gestionar la reunión de la inmobiliaria debe liderar la misma, exponer los temas centrales y gestionar los asuntos vinculados que eventualmente pudieran surgir sin perder el enfoque que éste pretende darle.

Un recurso altamente efectivo para gestionar una reunión inmobiliaria es el humor, el cual permite que dicha reunión sea amena y, al mismo tiempo, sirve como factor para distender tensiones si es que las mismas surgieran durante el desarrollo de la misma.

Evitar el protagonismo y los monólogos en la reunión.

El protagonismo durante el desarrollo de la reunión inmobiliaria es negativo, tanto si éste resulta provenir de quién gestiona dicha reunión como si se convierte en el monologo de un agente inmobiliario en particular.

Para que la reunión inmobiliaria sea efectiva y sobre todo productiva, debe ser dinámica y nunca se debe permitir el monologo como forma de expresión. Las sinergias positivas se logran en base al intercambio de ideas y opiniones, nunca se obtiene nada positivo del monologo que termina incluso aburriendo a los participantes de la reunión.

Es determinante en tal sentido que el responsable de dirigir la reunión de la agencia inmobiliaria sea altamente asertivo, y que éste logre individualizar los estados de animo de cada participante, para lograr así dinamizar el intercambio de ideas.

Es muy importante que todos los participantes de la reunión de la inmobiliaria participen y expongan sus ideas, siempre de un modo u otro la participación genera el sentido de pertenencia respecto de la organización y del equipo de trabajo.

Quien gestiona la reunión de la inmobiliaria deberá estimular la participación de cada agente inmobiliario desde la proactividad y la asertividad.

Discutir las ideas de la inmobiliaria sin pelear por ellas.

En modo alguno discutir ideas representa pelear con nuestro interlocutor o adoptar comportamientos agresivos, al contrario, discutir representa el intercambio de ideas desde el respeto y la asertividad.

El agente inmobiliario en tal sentido no es la excepción a la regla, y puede eventualmente producirse dentro del ámbito de la reunión inmobiliaria alguna situación desagradable, precisamente porque no todas las personas son asertivas.

Si bien es muy importante que el responsable de dirigir la reunión de la inmobiliaria controle cualquier situación desagradable que pudiera producirse durante el desarrollo de la misma, también es determinante que éste no adopte un rol improcedente o permita que se generen bloques de posicionamiento entre los participantes.

El mediar de forma imparcial, cuando existen disputas de ideas o posiciones durante el desarrollo de una reunión inmobiliaria, es clave para que la misma no se desvirtué en su sentido e intención.

Registrar las ideas y propuestas expuestas en la reunión.

La reunión de la agencia inmobiliaria no acaba en el momento que ésta termina, es decir, se debe tomar nota de cada idea y propuesta realizada por los participantes, para así lograr que ésta sea realmente productiva.

Es menester que nada de lo propuesto durante la reunión de la inmobiliaria quede sin ser debidamente registrado y posteriormente valorado en consecuencia.

A partir de los temas discutidos en la reunión de la agencia inmobiliaria, es altamente probable que surjan otras cuestiones vinculadas a ellos, con lo cual es muy importante jerarquizar la información para posteriormente lograr sacar el máximo provecho de ella.

La importancia del feedback para lograr la máxima productividad.

Hay otro elemento a sumar a la recogida de información durante el desarrollo de la reunión inmobiliaria para que ésta logre alcanzar el máximo nivel de productividad, el feedback.

El feedback de la reunión del equipo inmobiliario debe ser bidireccional, generándose desde el responsable de gestionar la reunión y, simultáneamente, desde cada agente inmobiliario.

La reunión  de la agencia inmobiliaria procede retroalimentarla, y ello se logra precisamente a través del feedback. Dicho feedback puede ser remitido mediante correo electrónico, porque es una forma mucho más eficaz y productiva que hacerlo de forma verbal.

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