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Productividad inmobiliaria y Toodledo

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En el articulo anterior comenzamos a analizar algunas características de Toodledo; como gestor de tareas, y también como herramienta para aumentar la productividad de la agencia inmobiliaria.

En esta segunda parte nos centraremos en otros dos grandes aspectos: cómo la plataforma puede servir para potenciar la colaboración del equipo inmobiliario, y en cómo puede agilizar la gestión de datos de la agencia inmobiliaria.

Toodledo y la colaboración del equipo inmobiliario.

– Compartir tareas con otros miembros del equipo inmobiliario.

El trabajo en equipo dentro cualquier empresa u organización es algo muy importante, y la agencia inmobiliaria en tal sentido no es en modo alguno la excepción a la regla.

Toodledo permite desarrollar una eficiente gestión de los proyectos del equipo inmobiliario, como también determinar competencias diferenciales dentro de cada proyecto inmobiliario planificado.

Por otro lado, se pueden crear listas de tareas comunes, las cuales pueden ser modificadas por los diferentes miembros de la inmobiliaria. Un recurso muy interesante es la posibilidad de crear listas de tareas privadas, a las cuales solo tendrán acceso las personas asignadas.

El grado de flexibilidad que ofrece Toodledo para gestionar proyectos es muy elevado, permitiendo a los participantes del proyecto modificar las listas asignadas.

Quienes han sido asignados a las tareas estructuradas en las listas, pueden marcar las mismas como completadas para que otros miembros del equipo lo visualicen en tiempo real, y dichas listas se actualizarán de forma automática.

Es un sistema de gestionar los proyectos y tareas de la agencia inmobiliaria muy eficiente, basado en el principio de auto-gestión y en el que cualquier miembro del equipo inmobiliario puede realizar indistintamente las tareas previamente marcadas.

Al mismo tiempo, dicho sistema elimina las constantes consultas sobre qué debe hacer cada miembro de la organización, generando un fluido sistema de eficiencia el cual estimulará el aumento en la productividad de la agencia inmobiliaria.

– Delegar tareas y asignar colaboradores.

La herramienta de intercambio de información de Toodledo permite delegar tareas y asignar competencias especificas, definiendo los niveles de acceso a cada persona en la cual se ha delegado una tarea y/o competencia dentro de la inmobiliaria.

Cuando se asigna una nueva tarea a un miembro del equipo inmobiliario, la misma aparecerá marcada de forma especial dentro de la lista de tareas pendientes.

Lo anterior resulta muy efectivo, sobre todo para evitar excusas del tipo: “no recuerdo que me lo dijeran” o “es que me olvidé que lo habían dicho”.

Cuando la tarea asignada en tiempo real es editada o completada por otro miembro del equipo de la inmobiliaria, la plataforma permite enviar un mensaje avisando del estado de la misma a la persona que en un primer momento le fue asignada dicha tarea.

En la primera parte de la serie sobre las funcionalidades de Toodledo para la agencia inmobiliaria, se explicaba que las notificaciones de estado de cada tarea como también las re-asignaciones de las mismas, podían ser enviadas de forma automática por diferentes medios (email, sms, etc); con lo cual, nadie dentro de la organización podrá esgrimir como excusa el desconocimiento o la falta de información.

– Definir y compartir los espacios de trabajo de la inmobiliaria.

Los espacios de trabajo creados dentro de la plataforma se pueden modificar y cambiar en tiempo real, permitiendo conseguir así una sinergia positiva en la forma de ejecutar las tareas de la inmobiliaria. Los espacios de trabajo, permiten otorgar accesos a diferentes listas de tareas, para que un colaborador pueda gestionar una lista especifica.

El colaborador con permiso de gestión puede filtrar, ordenar y buscar tareas pendientes dentro de dicha lista; como también puede añadir una tarea a realizar.

El manager inmobiliario o propietario de la agencia inmobiliaria, tendrá control absoluto sobre las restricciones de cada lista de tareas creada, como también la posibilidad de generar niveles de acceso diferenciales a la información, dependiendo de las competencias que considere oportunas otorgar a cada colaborador.

Desde la página de administración de las carpetas, la persona responsable de la inmobiliaria podrá marcar cualquiera de las mismas como privada, u otorgar privilegios de acceso especiales dependiendo de las necesidades organizacionales.

Cualquier carpeta marcada como privada, automáticamente quedará excluida de la lista de tareas públicas o compartidas, con lo cual ninguno de los miembros del equipo inmobiliario tendrá acceso a la misma (si a una carpeta se le asigna el máximo nivel de restricción queda como invisible).

– Mantener al equipo inmobiliario informado.

Cada vez que se crea una tarea, se reasigna o se edita de cualquier forma, dicha acción puede ser notificada a cada miembro de la agencia inmobiliaria.

Al mismo tiempo, cualquier tipo de edición o gestión realizada en las listas de tareas de la inmobiliaria, será notificada por la vía que se prefiera al responsable de la organización.

El flujo de información y las actualizaciones de estado es muy importante que sean bidireccionales; porque si bien los miembros del equipo inmobiliario deben estar informados, el responsable de la agencia inmobiliaria también debe estar enterado de cada una de las acciones realizadas a nivel organizacional.

El líder inmobiliario debe recibir el feedback individual y colectivo de las tareas realizadas por los miembros de su organización; porque es la vía más efectiva para que éste pueda tomar las decisiones correctas, y así lograr los mejores resultados empresariales.

El líder organizacional de la agencia inmobiliaria con un sistema de gestión de tareas como Toodledo, logrará estar informado en tiempo real de las tareas asignadas a cada miembro de su organización; y sobre todo lo más importante, podrá valorar cómo son gestionadas dichas tareas y el nivel de productividad de cada miembro del equipo inmobiliario.

Gestión de datos de la inmobiliaria con Toodledo.

– La información sincronizada en tiempo real.

Toodledo facilita sincronizar la información de la agencia inmobiliaria con diferentes dispositivos y sistemas operativos (S.O); permitiendo maximizar los recursos organizacionales y empresariales para conseguir un mayor nivel de productividad.

Para que un agente inmobiliario sea más productivo es pertinente, entre otras muchas cosas claro está, que pueda acceder a la información organizacional desde cualquier dispositivo.

Al mismo tiempo, lo anterior facilita el acceso a las listas de tareas de la inmobiliaria a cualquier hora y desde cualquier lugar, algo muy importante para lograr los máximos niveles de productividad.

Toodledo se puede utilizar como una aplicación completamente independiente o también, si la agencia inmobiliaria así lo prefiere, sincronizada con su página web.

El nivel de flexibilidad de la plataforma de gestión de tareas es muy elevado, y prueba de ello es que permite sincronizar la información de la inmobiliaria con dispositivos Android y Apple, como también con distintos sistemas operativos.

Existen más de cincuenta Apps que se pueden vincular a Toodledo, para lograr así mayores niveles de funcionalidad.

La diversidad de los medios tecnológicos hoy en día es muy grande, y es un factor muy importante que una herramienta de gestión inmobiliaria pueda ser utilizada en los diferentes tipos de dispositivos del mercado (ordenadores de sobremesa, portátiles, tablets, smartphones, media nav systems, etc).

Toodledo se puede sincronizar con casi cualquier tipo de dispositivo; incluso puede ser integrado para utilizarse con el sistema IFTTT (If This Then That), algo muy práctico a decir verdad porque a través de dicho sistema se puede vincular la plataforma con una gran variedad de aplicaciones y gestores de terceros.

– Transferencia de datos de la agencia inmobiliaria.

Realizar copias de seguridad de la información y de los datos generados por la agencia inmobiliaria es de vital importancia, sobre todo para prevenir eventuales contratiempos inesperados.

Toodledo permite exportar e importar toda la información en diferentes formatos de archivo (texto, JSON, CSV, XML, etc). Ante cualquier incidente inesperado, la agencia inmobiliaria podrá fácilmente mediante su copia de seguridad restaurar sus listas de tareas; sin perder información y sobre todo sin contratiempos que condicionen negativamente el nivel de la productividad del equipo inmobiliario.

– Editor avanzado y reglas de búsqueda.

La plataforma de gestión de tareas ofrece un buscador avanzado, el cual permite establecer reglas simples o complejas, dependiendo de las necesidades especificas de la agencia inmobiliaria.

Dichas reglas funcionan como condicionales que establecen coincidencias, y facilitan un rápido acceso a la información solicitada. Cualquier búsqueda realizada puede ser guardada y marcada con un símbolo de acceso rápido; por ejemplo tareas, asignaciones o actualizaciones de estado.

Lo anterior, combinado con el editor múltiple de tareas, facilita la gestión y permite lograr mejores niveles de productividad.

Las tareas también pueden ser ordenadas hasta bajo tres criterios previamente establecidos, incluso simultáneamente, para lograr así la creación de listas de tareas mejor estructuradas y por ende más efectivas.

Las reglas de filtrado que incorpora Toodledo, pueden ser utilizadas por ejemplo para ocultar ciertas tareas pendientes, las cuales pueden terminar siendo un elemento de distracción para el usuario.

Algunos ejemplos de reglas de filtrado mediante variables especificas pueden ser:

  • Tareas completadas.
  • Por contexto de desarrollo.
  • Tareas de baja prioridad.
  • Por etiquetas vinculadas.
  • Subtareas derivadas.
  • Tareas a largo plazo.
– Seguridad de los datos de la inmobiliaria.

La seguridad es un factor muy importante a tener en cuenta por parte de la agencia inmobiliaria, y más cuando nos encontramos ante flujos de información sensible a nivel empresarial.

Cuando la gestión inmobiliaria se realiza vía web es muy importante tomar las precauciones del caso, y es menester utilizar sistemas de seguridad efectivos para evitar intrusiones por parte de terceros.

Algunos elementos de seguridad que incorpora la plataforma de gestión de tareas son las siguientes:

  • Transferencia cifrada de datos.
  • Autentificación en dos pasos (2 Step System).
  • Capa de conexión segura SSL (Secure Sockets Layer).
  • Base de datos con encriptación.
  • Control de acceso a los servidores.

Resumen de las características de Toodledo para la inmobiliaria. 

El siguiente es un resumen de las características que hemos analizado de Toodledo como herramienta enfocada al aumento de la productividad inmobiliaria.

El mismo tiene como finalidad poder realizar una valoración global a modo de esquema de sus principales funcionalidades:

  • Organizar las tareas de la agencia inmobiliaria.
  • Creación de subtareas para una gestión más efectiva.
  • Geolocalización de tareas para el agente inmobiliario.
  • Establecer prioridades en las tareas de la inmobiliaria.
  • Sistema de etiquetas para vincular a las tareas.
  • Recordatorios automáticos para el agente inmobiliario.
  • Crear listas de tareas especiales para la organización.
  • Gestionar documentos adjuntos de forma sencilla.
  • Supervisión global de las tareas de la agencia inmobiliaria.
  • Generar estadísticas de productividad inmobiliaria con gráficos.
  • Compartir tareas con otros miembros del equipo inmobiliario.
  • Delegar tareas y asignar colaboradores (nivel interno y externo).
  • Definir y compartir los espacios de trabajo de la inmobiliaria.
  • Mantener al equipo inmobiliario informado.
  • Sincronizar la información de la inmobiliaria en diferentes dispositivos.
  • La transferencia de datos de la agencia inmobiliaria.
  • Editor avanzado y reglas de búsqueda predefinidas.
  • La seguridad de los datos de la agencia inmobiliaria.

En conclusión, Toodledo es una efectiva plataforma para la gestión de las tareas de la agencia inmobiliaria.

Una herramienta que puede resultar de gran ayuda para conseguir aumentar los niveles de rendimiento del equipo inmobiliario, y también para aumentar el grado de la productividad inmobiliaria.

Fuente: toodledo.com

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