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Podio para la gestión inmobiliaria online.

Podio es una plataforma de trabajo online adquirida por la empresa Citrix en el año 2012, la cual permite a la agencia inmobiliaria en España generar espacios de trabajo colaborativos.

Centrados en Podio como una herramienta de productividad para el sector inmobiliario, nos encontramos con una plataforma muy flexible, la cual se adapta a las necesidades del sector y de sus profesionales.

Los espacios de colaboración para el trabajo en equipo de los profesionales inmobiliarios son indispensables, y Podio ofrece un elevado número de funcionalidades y características.

Por otro lado, el CRM ofrece la ventaja de que mediante una API, disponible para sus clientes, las funcionalidades pueden aumentar y/o ajustarse a las necesidades particulares de la inmobiliaria.

Lo anterior es un elemento muy importante, porque las inmobiliarias pueden estructurar mejor sus proyectos de trabajo, y adaptar la plataforma de trabajo online a sus necesidades y limitaciones funcionales como organización.

Un factor que se destaca de Podio, entre muchos que mencionaremos, es que los flujos del trabajo del equipo inmobiliario, el rendimiento individual de cada profesional, y las presentaciones de los informes, pueden ser gestionados mediante diferentes aplicaciones (disponibles en Podio App Market).

Características de Podio para la inmobiliaria.

Espacios de trabajo para el equipo inmobiliario.

Los espacios de trabajo conectan a grupos de personas de la organización con las aplicaciones de Podio, y que las utilizan juntas para organizar su trabajo.

Por lo general, los espacios de trabajo se crean para administrar proyectos o para el funcionamiento continuo de un departamento de la inmobiliaria.

Los espacios de trabajo no están limitados a los miembros de la organización, cualquier persona puede sumarse a un espacio de trabajo; por ejemplo, clientes, agentes inmobiliarios independientes, colaboradores, miembros externos de la agencia, etc.

Espacios de trabajo abiertos: cualquier persona dentro de una organización puede convertirse en miembro. No son públicos, pero se enumeran para que los vean todos los empleados de una organización, y se unen si lo desean.

Espacios de trabajo privados: acceso limitado y sólo por invitación. La existencia de estos espacios de trabajo no puede ser conocida por nadie sin una invitación; aparte claro del administrador del CRM inmobiliario.

Espacios de trabajo de los empleados: a diferencia de los espacios de trabajo regulares, que a menudo son utilizados por grupos de personas más pequeños y específicos, la red de empleados reúne a todos los integrantes de la inmobiliaria en función de su dominio de correo electrónico.

Por ejemplo, todos los que tengan una dirección de correo electrónico @costainvest.com se conectarán en la red de Costa Invest Inmobiliaria

La comunicación de la inmobiliaria. 

crm inmobiliario

– Flujos de actividad de los agentes inmobiliarios. 

Las secuencias de actividad social reducen los hilos de reenvío que consumen mucho tiempo, aumentan la transparencia y fomentan el intercambio del conocimiento y de la información.

Cada espacio de trabajo en Podio incluye una secuencia de actividad: muestra la última actividad de las aplicaciones en el espacio de trabajo y las publicaciones de estado de los miembros del área de trabajo.

– Publicaciones de estado de los miembros de la inmobiliaria.

Permite formular preguntas y resolver problemas con publicaciones de estado: pueden incluir texto, imágenes, archivos y enlaces.

– Feedback y motivación organizacional.

La función se orienta a la mejora del reconocimiento entre iguales, y a motivar a los empleados con la posibilidad de incluir publicaciones de estado, comentarios, tareas y cualquier trabajo que ejecute en sus aplicaciones del CRM.

– Comentarios en la plataforma.

En Podio se puede comentar cualquier cosa en contexto y en tiempo real; los comentarios pueden incluir texto, imágenes, archivos y enlaces.

– Chat y mensajería instantánea.

Podio Chat permite la mensajería instantánea y realizar videoconferencias con cualquier persona que esté conectada al CRM. Chat uno a uno o en grupo con mensajes que incluyen texto, imágenes, archivos y enlaces.

– Audio y vídeo en tiempo real.

Las llamadas de vídeo y audio permiten una experiencia completa de colaboración en tiempo real entre los miembros del equipo inmobiliario.

– Integraciones de GoToMeeting.

Se pueden organizar reuniones online utilizando la aplicación Podio Meetings con integraciones específicas.

Tareas, archivos y calendario del sistema.
– Administración de tareas.

Las tareas de Podio le permiten dividir al profesional inmobiliario el trabajo en tareas simples.

– Tareas personales.

Detectar todas las tareas de las que es responsable en su lista, y agregar etiquetas para priorizar de forma efectiva.

– Tareas compartidas.

Las tareas pueden hacerse visibles para todos los miembros de un área de trabajo de la inmobiliaria, para garantizar que todos estén en la misma página y puedan ayudar cuando sea necesario.

– Tareas recurrentes.

Se orienta a las tareas pendientes de rutina, por ejemplo para crear una presentación semanal en la reunión del equipo inmobiliario. 

– Compartir archivos.

Se pueden compartir archivos en cualquier lugar de Podio: como parte de las publicaciones de estado, mensajes de chat, adjuntos a tareas o a todo lo que administre cada profesional inmobiliario con sus aplicaciones.

– Integraciones de almacenamiento de archivos.

Podio se integra con todos los principales servicios de intercambio de archivos. Por ejemplo, los profesionales inmobiliarios pueden administrar sus proyectos y adjuntar archivos en alta resolución. Los servicios incluyen: Google Drive, Dropbox, ShareFile, Box, HighTail y OneDrive.

– Calendario global de actividades.

Los calendarios le dan la opción al profesional de ver solo eventos y fechas límites directamente relacionadas con su agenda, o para obtener una descripción general de todo lo que sucede en un departamento o en toda la inmobiliaria.

– Calendario personal del agente inmobiliario.

El calendario personal está personalizado para adaptarse a la agenda individual, y funciona separado del calendario interactivo. Es muy flexible, y permite visualizar solo las reuniones y tareas que se realizarán en los próximos días, y hasta agregar los proyectos de otros elementos de la aplicación, pasando por una amplia revisión de todo lo que sucede en todos los espacios de trabajo de la inmobiliaria.

– Calendario del espacio de trabajo.

Muestra todo lo que sucede en un espacio de trabajo de la inmobiliaria en particular. Por ejemplo, todos los plazos para un proyecto inmobiliario, gestión de alquileres, etc.

– Integraciones de los calendarios.

Los calendarios se pueden exportar a servicios externos; como Google Calendar, Outlook, Exchange o iCal.

Integraciones para la plataforma de la inmobiliaria. 

blog inmobiliario

Podio se integra con todos los principales servicios para compartir archivos: Google Drive, Dropbox, ShareFile, Box, HighTail y OneDrive; y también con herramientas como Zendesk, Campaign Monitor, Evernote, FreshBooks, etc.

– Extensiones de Podio para la inmobiliaria.

Las extensiones son complementos para Podio desarrollados por terceros para adaptarse a casos de uso específicos, por ejemplo, diagramas de Gantt para gerentes de proyectos.

– Integración de correo electrónico.

Podio ofrece varias formas de hacer que los correos electrónicos sean sociales, estructurados y parte de los flujos de trabajo del agente inmobiliario.

– Correo electrónico a la aplicación.

Cada aplicación en Podio tiene una dirección de correo electrónico única, y esto permite reenviar correos electrónicos al sistema para convertirlos en elementos de una aplicación.

A menudo dicha función se utiliza para agregar nuevas oportunidades de venta a una aplicación (Leads) o para iniciar un proyecto a partir de una discusión por correo electrónico con un cliente.

– Correo electrónico a la tarea.

La lista de tareas personales del profesional inmobiliario también tiene una dirección de correo electrónico única. Sirve para reenviar correos electrónicos a esta dirección, y así crear tareas en función del contenido del email.

– Correo electrónico al flujo de actividad.

Cuando se generan hilos de correos electrónicos cada vez mayores, como cuando se intercambian ideas o consultas entre colegas sobre un proyecto o tema en particular, la herramienta permite crear una publicación de estado en una área específica de trabajo (incluyendo todos los mensajes y archivos adjuntos).

– Google Task Gadget.

Los equipos inmobiliarios que utilizan Google Apps, como su servicio de correo electrónico, pueden instalar el gadget de tareas de Podio.

Esto proporciona una interfaz de tareas que se muestra en la parte inferior de cada email, y permite convertir los correos electrónicos en tareas desde la bandeja de entrada.

– Soporte para Excel (importar y exportar).

Los datos creados con cualquier aplicación del sistema se pueden importar y exportar desde o hacia una hoja de cálculo de Excel.

Es una función muy práctica; por ejemplo para administrar los alquileres de la inmobiliaria, compartir el ingreso de nuevas propiedades en venta, notificar al equipo inmobiliario sobre las últimas captaciones de viviendas, etc.

En definitiva, Podio es una herramienta de gestión organizacional muy efectiva, y ofrece un gran potencial para la inmobiliaria. Permite gestionar los flujos de trabajo internos del equipo inmobiliario, y al mismo tiempo potenciar las sinergias positivas con colaboradores externos.

Es una herramienta de colaboración online muy efectiva, y orientada al aumento del nivel de la productividad inmobiliaria.

Fuente: podio.com

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