Select your language: 
Struktura organizacyjna biura nieruchomości określa jego formę zarządzania wpływając na jego dochody i produktywność każdego agenta nieruchomości i jej członków, wpływa również na opinię jaką będą mieli na jego temat klienci biura nieruchomości.
Struktura organizacyjna biura nieruchomości będzie bezpośrednio wpływać na relacje agenta nieruchomości z firmą, a ostatecznie będzie to miało wpływ pozytywny lub negatywny na jego produktywność.
Podczas gdy agent nieruchomości w codziennym rozwoju swojej profesji musi odnaleźć się w różnych sytuacjach i być skuteczny, to biuro nieruchomości jako organizacja powinno również stworzyć efektywny system organizacyjny.
Bardzo często można spotkać przypadek kiedy agent nieruchomości dystansuje się od biura nieruchomości i wynika to właśnie z faktu, że brakuje w nim skutecznego modelu organizacyjnego.
Co ciekawe, przełożeni biura nieruchomości twierdzą często w takich sytuacjach, że problem tkwi w agencie nieruchomości, pokazując w ten sposób swoją niezdolność do organizacyjnej autoanalizy.
Powyższe nie jest pochwałą dla agenta, który dystansuje się od biura nieruchomości, ponieważ każdy przypadek powinien być osobno rozpatrywany, chociaż wiele z nich wynika z faktu, że biuro nieruchomości nie uznaje własnego modelu organizacyjnego.
Skuteczność modelu organizacyjnego biura nieruchomości można ocenić na podstawie analizy uzyskanych wyników funkcjonalnych, a takie oceny powinny być poparte raportami zawierającymi konkretne argumenty, które nie zawsze oceniane są ściśle z ekonomicznego punktu widzenia.
To jest bardzo ważny punkt, albowiem gdy biuro nieruchomości ocenia pozytywnie tylko korzyści ekonomiczne to popełnia strategiczny błąd w perspektywie długoterminowej.
Oczywiście biuro nieruchomości powinno doceniać efekty finansowe, jak każda inna firma, a wynikają one właśnie z osiągniętych korzyści ekonomicznych, ale nie zawsze stanowią one o skuteczności biura nieruchomości.
Biuro nieruchomości nie jest firmą, która powstaje z krótkoterminowymi celami, które w momencie, gdy są osiągnięte to może zmienić swoje pole działania, gdyż biuro nieruchomości posiada mocno określone i mało elastyczne ramy i ograniczenia związane z obszarem działania biznesowego.
To oczywiście odnosi się do małych i średnich biur nieruchomości, nie mamy tu na myśli grup nieruchomościowych, które dywersyfikują swoje przedsięwzięcia związane z rynkiem nieruchomości i są one wspierane przez duże nakłady ekonomiczne.
Małe albo średnie biura nieruchomości nie posiadają nawet warunków, żeby coś podobnego na początku planować i powinny skupić wszystkie swoje zasoby na zdobyciu pozycji i powoli iść do przodu w osiąganiu swoich strategicznych celów organizacyjnych.
To właśnie małe i średnie biura nieruchomości, którym udaje się zastosować solidną strukturę organizacyjną, otrzymują pierwszą korzyść z tego wynikającą, jaką jest dalsza możliwość istnienia jako firma.
A ci, którzy nie traktują biura nieruchomości jako organizacji albo nie rozumieją potrzeby ustanowienia skutecznej struktury organizacyjnej są skazani na porażkę.
Elementy struktury organizacyjnej biura nieruchomości.
W zależności od autorów znajdziemy delikatne różnice dotyczące tego, czym są fundamenty biura nieruchomości jako organizacji, możemy jednak ustalić w sposób generalny niektóre kluczowe elementy w strukturze biura nieruchomości.
Dla lepszego zrozumienia związku między tymi elementami i żeby zrozumieć co wpływa na funkcjonowanie biura nieruchomości, przyjrzymy się im z dwóch obszarów, które są wynikiem ich sumy:
- Zarządzanie administracyjne biurem nieruchomości.
- Zespół biura nieruchomości.
Zarządzanie administracyjne biurem nieruchomości.
Nie powinno się mylić zarządzania administracyjnego biura nieruchomości z pojęciem administracji przedsiębiorstwa, które powinno być powiązane z koncepcją biurokracji organizacyjnej jako formą wewnętrznego funkcjonowania.
Jest ona określona i opiera się na standaryzacji procesów wewnętrznego zarządzania, które są rutynowe na obszarze biura nieruchomości. A żeby były skuteczne powinny być wyspecjalizowane i unormowane poprzez formalne normy działania.
W związku z tym, wewnętrzne zarządzanie biurem nieruchomości musi brać pod uwagę różne aspekty, które niekoniecznie wydają się być ze sobą silnie powiązane, chociaż pozostają ze sobą w relacji, jak na przykład:
- Obszary funkcjonalne biura nieruchomości
- Przypisane obowiązki i nabyte odpowiedzialności.
- Kontrola i nadzór produktywności.
- Specjalizacja agenta nieruchomości
- Piramida hierarchii i przywództwo.
- Zasoby ludzkie i relacje międzyludzkie.
- Podejmowanie decyzji i rozwiązywanie problemów
- Relacje wewnętrzne i zewnętrzne biura nieruchomości.
Kluczowym znaczeniem dla biura nieruchomości jest, żeby forma wewnętrznego zarządzania administracyjnego nie stała się czynnikiem ograniczającym dla agenta nieruchomości, a więc zarazem dla samego biura nieruchomości.
Może to mieć negatywny wpływ na ogólną wydajność firmy. Metodologia wykorzystywana przez biuro nieruchomości do tych zadań, reprezentować będzie nie tylko jego sposób funkcjonowania i relacji wewnętrznych, lecz również generować będzie zewnętrzne powiązania. A metodologia ta będzie wynikiem szeregu technik zastosowanych przez biuro nieruchomości, rozumiane jako organizacja.
W sytuacji, gdy obszary biura nieruchomości są dobrze zdefiniowane i każdy członek organizacji jest świadomy swoich obowiązków, to wtedy nie ma powodów do zmartwień.
Problem pojawia się, kiedy biuro nieruchomości nie posiada podziału swoich wewnętrznych funkcji na konkretne obszary albo kiedy indywidualne obowiązki jej członków nie są dokładnie określone.
Nawet w sytuacji, w której biuro nieruchomości ma jasno zdefiniowane swoje wewnętrzne obszary, a kompetencje są przypisane w sposób dokładny, to jako organizacja powinna pójść o krok dalej, aby osiągnąć maksymalną produktywność.
Istotne jest, żeby obszary pracy biura nieruchomości były silnie powiązane, aby działały sprawnie i potrafiły określić wspólne cele.
Nic z powyżej opisanego nie może być utrzymane bez ściśle określonej piramidy organizacyjnej, na której szczycie, w małych i średnich biurach nieruchomości, zazwyczaj stoi właściciel.
Kiedy małe albo średnie biuro nieruchomości posiada kilku wspólników, bardzo ważne jest, aby jasno określić, który z nich będzie pełnić funkcję lidera organizacji. Nawet w sytuacji gdy biuro nieruchomości posiada tylko jednego właściciela to on musi zdecydować, czy będzie pełnił obowiązki lidera.
Lider organizacyjny biura nieruchomości powinien posiadać pewne umiejętności, aby zorganizować i utrzymać motywację zespołu biura nieruchomości, powinno to być zawsze zorientowane na wcześniej ustalone cele. Lider biura nieruchomości powinien nadzorować, oceniać, zarządzać, podejmować decyzje i być pomocny dla członków zespołu biura nieruchomości.
Wartości organizacyjne powinny być odzwierciedlone w zachowaniu lidera biura nieruchomości, który jest jak lustro, w którym wszyscy członkowie organizacji mogą się przejrzeć.
Zespół biura nieruchomości.
Zespół biura nieruchomości jest najważniejszym elementem na poziomie organizacyjnym, który może przechylić szalę biura nieruchomości jako firmy, w tym czy innym kierunku.
Chociaż postać agenta nieruchomości w zespole biura nieruchomości nabiera szczególnego znaczenia, to istnieją inne aktywa organizacyjne, których biuro nieruchomości nie powinno wykluczać.
Kiedy biuro nieruchomości bazuje tylko na osobie agenta nieruchomości w celu stworzenia swojego zespołu to popełnia nieostrożność marnując swoje zasoby, ponieważ każdy z członków organizacji, w taki czy inny sposób jest częścią tego zespołu i może generować pozytywne synergie.
Drużyna biura nieruchomości powinna składać się z zespołu członków organizacji, bez jakiegokolwiek wykluczania i o jasno określonych obowiązkach.
Na poziomie umiejętności organizacyjnych istotne jest to, co wnosi do zespołu każdy jej członek, jego wiedza i konkretne doświadczenie, zgodnie z jego rolą w firmie.
Lider organizacji ma kluczowe znaczenie nie tylko dlatego, że będzie przewodnikiem zespołu biura nieruchomości, ale dlatego, że powinien również wzbudzać poczucie przynależności każdego członka do organizacji, a także jest odpowiedzialny za generowanie wewnętrznych pozytywnych synergii.
Biuro nieruchomości, któremu uda się stworzyć solidny zespół posiada potrzebne warunki, żeby osiągnąć swoje cele zarówno organizacyjne jak i biznesowe i tutaj pojawia się kluczowy element, mianowicie jak zatrzymać członków zespołu w firmie.
Powyższe jest czymś szczególnie trudnym wewnątrz obszaru biura nieruchomości, ponieważ agent nieruchomości zazwyczaj jest indywidualistą.
Nie zapominajmy również o tym, że atmosfera w biurze nieruchomości obfituje w rywalizację i promuje zachowania indywidualistyczne – fakt, który nie oznacza, że liderowi organizacyjnemu uda się stworzyć solidny zespół pracy, ale powinien być świadomy wspomnianych zmiennych.
Aby stworzyć solidny zespół pracowników w biurze nieruchomości, trzeba stale go nadzorować, promować wewnętrzne wartości organizacyjne i rozwijać strategie mające na celu zatrzymanie członków zespołu w firmie.
Kiedy nie uda się skompletować zespołu biura nieruchomości na czas to oczywiste jest, że pewne mechanizmy organizacyjne zawodzą w tymże biurze. W wielu przypadkach biuro nieruchomości zawodzi właśnie w momencie podjęcia decyzji dotyczącej przyjęcia nowego członka zespołu, a kiedy do tego dochodzi to jest tylko kwestią czasu, kiedy taki członek opuści firmę lub ewentualnie będzie zwolniony.
Również mają miejsce inne scenariusze, np. taki, w którym nowy członek zespołu biura nieruchomości jest skuteczny, a w momencie, gdy ta skuteczność zaczyna spadać, to żeby nie czuć się niekomfortowo w organizacji, jest nawet w stanie podjąć decyzję o odejściu z firmy kiedy to poziom dyskomfortu staje się zbyt wysoki.
Jednym ze sposobów, żeby osiągnąć solidną i funkcjonalną strukturę organizacyjną biura nieruchomości jest skorzystanie z wstępnego planowania strategicznego, zorientowanego na osiągnięcie wyznaczonych celów.
W tym przypadku wewnętrzne zarządzanie, przywództwo organizacyjne i zespół biura nieruchomości są kluczowymi elementami.
