Select your language: 
W poprzednim artykule wyjaśniliśmy znaczenie użycia skutecznych narzędzi do zarządzania dla biura nieruchomości i wspominaliśmy o ich głównych cechach i funkcjach, które powinny być brane pod uwagę na platformie zarządzania online.
Teraz przyszedł moment, żeby przeanalizować cechy głównych narzędzi służących zarządzaniu online, które są dostępne na rynku.
W momencie zdecydowania się na najodpowiedniejsze narzędzie do zarządzania online przeznaczone dla biura nieruchomości bardzo ważne jest wzięcie pod uwagę wszystkich opcji jak również przeznaczenie odpowiedniej ilości czasu, żeby każdą z nich wypróbować.
Zazwyczaj wszystkie narzędzia do zarządzania online pozwalają pobrać próbną wersję programu na określony czas i jest to bardzo ważne, albowiem na podstawie doświadczenia możemy lepiej ocenić każdą z nich.
Biuro nieruchomości powinno brać pod uwagę swoje ograniczenia, które są związane z liczbą agentów nieruchomości i zasobów finansowych biura; chociaż w przypadku narzędzia do zarządzania online, biuro nieruchomości powinno traktować je jako inwestycję, a nie jako wydatek.
Jest również bardzo ważne, aby zwrócić uwagę na każdy szczegół techniczny i funkcjonalny jaki oferuje każde narzędzie online, a jeśli osoby odpowiedzialne z biura nieruchomości nie znają tych aspektów, to powinny poszukać pomocy profesjonalisty z zewnątrz.
Nie jest wskazane, żeby biuro nieruchomości zdecydowało się na usługę nie znając jej funkcji i z pewnością najlepszym narzędziem będzie to, które najlepiej dopasuje się do potrzeb organizacyjnych i biznesowych biura.
5 narzędzi pomocnych przy zarządzaniu biurem nieruchomości.
1 – Producteev
Jest to narzędzie przeznaczone do zarządzania online dla biura nieruchomości z wyraźną tendencją do zwiększania produktywności zespołów i działa w bezpośrednim połączeniu z wcześniej przypisanymi zadaniami oraz pozwala na zarządzanie nimi w rzeczywistym czasie (poprzez mejla, komputer albo smartfona).
Każdy lider zespołu albo szef projektu może stworzyć specyficzną, wirtualną przestrzeń, aby w ten sposób zarządzać nim w sposób niezależny; przydzielając szczególne zadania, wyznaczając terminy, generując sprawozdania aktywności i produktywności.
Cechą charakterystyczną Producteev’a jest możliwość wyznaczania konkretnych działań powiązanych z konkretnym zadaniem, co pozwala na jego nadzór oraz zarządzanie nim w sposób skuteczny w czasie rzeczywistym.
Możliwość dostępu do narzędzia z różnych platform jest kolejnym elementem, który wyróżnia Producteev’a, ułatwiając pracę i, przede wszystkim, pozwalając na zsynchronizowaną pracę zespołu biura nieruchomości.
Producteev pozwala na zarządzanie swoim narzędziem z jakiegokolwiek komputera, zarówno wyposażonego w Windows ‘a albo Mac’a i pobieranie akcesoriów dla iPhone’a, Android’a, iPad’a, Android’a i Outlook’a.
Cechy techniczne i funkcjonalne Producteev’a są wspaniałe i, przede wszystkim, oferują bardzo dobrą relację między ofertą a ceną. Wersja próbna Producteev’a zapewnia praktycznie wszystkie funkcje wersji płatnej z wyjątkiem tylko możliwości połączenia tego narzędzia z Outllook’iem, spersonalizowaniem kolorów interfejsu i użyciem logotypu biura nieruchomości.
Są to tylko funkcyjne szczegóły, które nie powinny wpłynąć na decyzję biura nieruchomości względem wypróbowania tego narzędzia do zarządzania online.
Płatna wersja Producteev’a, co prawda nie należy do tanich, ale jednak warto z niej skorzystać, ponieważ jej działania funkcyjne i techniczne są bardzo dobre. Jak każde inne narzędzie zarządzające dla biura nieruchomości warto je najpierw wypróbować w wersji darmowej, aby później kupić je w pełnej wersji.
Producteev, w swojej płatnej wersji, oferuje biuru nieruchomości następujące funkcje:
- Zarządzanie nielimitowaną liczbą użytkowników, projektów i zadań.
- Realizację aktualizacji statusu w czasie rzeczywistym.
- Przydzielanie zadań i nadzorowanie ich.
- Wyznaczanie terminów i ich upływów wraz z automatycznymi przypomnieniami.
- Filtr projektów i przypisanych zadań według poziomu ważności.
- Powiązanie dokumentów i zarządzanie nimi poprzez DropBox’a.
- Generowanie i eksportowanie raportów (projektów, zadań i produktywności).
2 – Confluence
Confluence to narzędzie do zarządzania online, które ułatwia organizację pracy biura nieruchomości; pozwala na łatwą wymianę online archiwów i dokumentów.
Za pomocą Confluence biuro nieruchomości może zarządzać różnymi zespołami pracy w sposób niezależny, przydzielać konkretne zadania, zarządzać raportami indywidualnej produktywności i stwarzać tematy debaty za pomocą Discuss’a.
Wyróżniająca się cecha Confluence’a jako narzędzia przeznaczonego do zarządzania online to jego interfejs użytkownika, który przypomina hybrydę między portalem społecznościowym i tradycyjną platformą do zarządzania.
Posiada bardzo kompletny i sprawny edytor, który przyciąga uwagę z powodu swoich bardzo profesjonalnych funkcji jak również jest wyposażony w skuteczny system zarządzania bazami danych.
Confluence oferuje swoim użytkownikom bardzo interesującą propozycję akcesoriów, przydatnych do maksymalnego wykorzystania platformy i zarazem osiągnięcia wysokiego poziomu produktywności dla biura nieruchomości.
Z wersji próbnej Confluence’a można korzystać przez tydzień, chociaż biorąc pod uwagę jego cechy funkcjonalne to czas ten może okazać się bardziej niż wystarczający, żeby biuro nieruchomości oceniło wyżej wspomniane narzędzie zarządzania.
Confluence jest dostępny w następujących językach: angielskim, hiszpańskim, niemieckim, francuskim i chińskim.
3 – ActiveCollab
ActiveCollab jest narzędziem zarządzania online, które posiada bardzo przejrzysty i funkcjonalny interfejs. Oferują darmową wersję próbną na trzydzieści dni, rejestracji dokonuje się za pomocą mejla i jest ona dostępna po francusku albo angielsku.
Automatycznie, nawet posługując się wersją próbną tego narzędzia, przypisuje się mu poddomenę; np.: nazwafirmy.manage.projects.com
ActiveCollab oferuje 5 taryf, w zależności od ilości aktywnych użytkowników i od miejsca na dysku. Taryfa Mega pozwala na zarządzanie nielimitowaną ilością użytkowników i 500Gb miejsca na dysku w bardzo konkurencyjnej cenie.
Wszystkie taryfy ActiveCollab pozwalają biuru nieruchomości na:
- Zarządzanie nieograniczoną ilością projektów i klientów.
- Używanie systemu bezpieczeństwa SSL.
- Zarządzanie off-line kontami poprzez mejla.
- Codzienną realizację kopii zapasowych.
- Korzystanie z wsparcia technicznego przez telefon lub mejla.
4 – Assembla
Assembla oferuje 3 typy usług, Repo Only, Professional i Portfolio. Repo Only to bardzo limitowana taryfa, ale służy do testowania tego narzędzia do zarządzania biurem nieruchomości online.
Taryfa Professional uwzględnia 4 możliwości comiesięcznych opłat, które są dosyć ograniczone, szczególnie ilość aktywnych użytkowników i liczbę projektów online, którymi można zarządzać.
Taryfa Portfolio (zawierająca hosting) oferuje nieograniczoną ilość użytkowników i projektów jak również nieograniczoną przestrzeń na dysku (kwestia, którą trzeba by było sprawdzić w praktyce).
Jeśli weźmiemy pod uwagę relację ceny do funkcjonalności to najbardziej konkurencyjną taryfą, jaką oferuje Assembla to Portfolio, chociaż w porównaniu z innymi narzędziami do zarządzania biurem nieruchomości online plasuje się przeciętnie (wynika to stricte z oferowanych planów cenowych, a nie jego funkcji).
Duże różnice między każdą z taryf sprawiają, że praktycznie jedyną interesującą jest Portfolio, w szczególności dlatego, że oferuje szereg technicznych i funkcjonalnych cech, które warto zastosować, ale jego cenę uważam za zawyżoną w porównaniu z pozostałymi opcjami dostępnymi na rynku.
5 – Central Desktop
Jest to narzędzie do zarządzania online przeznaczone dla biura nieruchomości i wyraźnie zorientowane na pracę w czasie rzeczywistym; pozwalające na realizację wideokonferencji, wymianę dokumentów oraz ich edycję online, jak również korzystanie z usługi korporacyjnego czatu.
Wersja próbna Central Desktop’u jest dostępna przez piętnaście dni i żeby móc skorzystać z wyżej wspomnianej wersji tego urządzenia do zarządzania online trzeba udostępnić dużo danych co sprawia, że zdecydowanie się na skorzystanie z wersji demo jest mało atrakcyjne.
Central Desktop oferuje 3 taryfy: Professional, Enterprise i Agencies; na ich oficjalnej stronie jest dostępna informacja tylko na temat ceny podstawowej wersji (Professional). Aby poznać ceny pozostałych taryf trzeba je skonfrontować ze specyficznymi potrzebami biura nieruchomości.
Taryfa Professional jest trochę ograniczona jak chodzi o ilość użytkowników, którzy mają dostęp do platformy, gdyż posiada inną funkcję, która pozwala na włączenie aż do dziesięciu zewnętrznych partnerów biura nieruchomości.
Na tej taryfie, przypomnijmy, że jest to wersja podstawowa oferowana przez Central Desktop, można zarządzać maksymalnie pięcioma projektami online.
Interfejs użytkownika Central Desktop’u jest bardzo profesjonalny, intuicyjny i łatwy w użyciu. Naprawdę ciekawe funkcje platformy są dostrzegalne począwszy od taryfy Enterprise, a jeśli chcemy zorientować się w jej cenie to musimy się skonsultować podając szereg konkretnych danych biura nieruchomości (liczba agentów nieruchomości, wymagana przestrzeń na dysku i itp.).
Wyżej wspomniane narzędzie do zarządzania online dla biura nieruchomości jest dostępne tylko w języku angielskim, a numer telefonu obsługi klienta jest w Stanach Zjednoczonych – jest to kilka szczegółów, które mogą skutecznie zniechęcić biuro nieruchomości do skorzystania z tej oferty.
Na rynku dostępne są dziesiątki narzędzi służących zarządzaniu online i są one przeznaczone dla biura nieruchomości, ale trzeba pamiętać, że nie jest to tylko kwestia zainwestowania pieniędzy, lecz trzeba również poświęcić im odpowiednią ilość czasu, żeby nauczyć się z nich korzystać i osiągać z nich pełne korzyści.
Wspomniane i przeanalizowane w tym artykule narzędzia do zarządzania zostały wybrane ze względu na swoje parametry techniczne i funkcjonalne.
Biuro nieruchomości powinno spróbować znaleźć narzędzie do zarządzania biurem nieruchomości, które najlepiej dopasuje się do jego potrzeb organizacyjnych i biznesowych, aby w ten sposób zwiększyć swoją produktywność.
