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Organizar el espacio de trabajo.

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Organizar el espacio de trabajo es algo muy importante para el agente inmobiliario, porque una parte de su tiempo laboral diario deberá dedicarlo, precisamente, al trabajo de oficina.

Si bien para los agentes las oportunidades están en la calle, y son pocos los que disfrutan del trabajo de oficina, organizar su espacio de trabajo les permitirá conseguir mejores niveles de productividad.

La oficina inmobiliaria se convierte en parte de su vida, y es necesario que el agente se sienta cómodo durante las horas que debe estar sentado en su mesa de trabajo.

Muchos rasgos de la personalidad de los agentes inmobiliarios se ven reflejados en la forma en la que organizan sus espacios de trabajo.

Los agentes, además de los elementos habituales de cualquier espacio de trabajo como documentos y dispositivos tecnológicos, suelen colocar objetos personales como fotografías familiares o su taza de café preferida.

En cualquier caso, y dada la importancia del espacio de trabajo de un agente inmobiliario, hay que tener en cuenta que el profesional tiene que sentirse cómodo y disfrutar del tiempo que pasa en dicho espacio.

Por eso los objetos personales y organizar el espacio de forma personalizada le permitirá al agente sentirse como en su propia casa, convirtiendo dicho espacio de trabajo en algo menos impersonal.

Por qué organizar el espacio de trabajo.

  • Mejora la eficiencia del agente.

Cuando los agentes logran terminar su lista de tareas en la oficina, preestablecida bajo criterios de prioridad, consiguen el tiempo necesario para salir a la calle a visitar propiedades y realizar captaciones.

  • Organizar reduce el estrés. 

Los espacios de trabajo desordenados y confusos, como en otros ordenes de la vida, causan agobio y estrés, condicionando el nivel de productividad de los agentes.

  • Mejora la imagen del agente. 

Un espacio ordenado y bien organizado proyecta una mejor imagen profesional a los clientes, y también incide de forma positiva en el entorno de la oficina.

  • Se minimizan los olvidos. 

Si bien los agentes inmobiliarios en la actualidad hacen un uso intensivo de la tecnología, también es necesario utilizar ciertos objetos tradicionales como documentos y contratos, los cuales son de gran importancia, y al estar organizados correctamente no se perderán entre otros objetos.

  • Organizar mejora los estados de ánimo. 

Un espacio de trabajo bien organizado transmite al agente la sensación de satisfacción, y de forma inconsciente beneficia sus estados de ánimos, mientras que el desorden le afectará negativamente.

Cómo organizar el espacio de trabajo.

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¿Cómo organizar de la manera más eficiente posible y crear un espacio de trabajo que aumente la productividad del agente y lo ayude a concentrarse?

No existe una respuesta tipo fórmula mágica para esta pregunta, sin embargo hay algunos factores que se pueden contemplar y pequeñas cosas que siendo modificadas mejoran los entornos de trabajo.

Por otro lado, cada agente inmobiliario es diferente, y tendrá distintas necesidades y gustos personales, y por eso es importante adaptar las recomendaciones en función de dichas variables.

Deshacerse la aglomeración.

Todos los documentos restantes de los proyectos anteriores, los folletos de la feria inmobiliaria del mes pasado o los post-it esparcidos en el escritorio con información ya almacenada deben desaparecer.

No hay que guardar nada que no sea realmente necesario, y si realmente es algo necesario o importante, hay que intentar almacenarlo en el ordenador o en una memoria externa.

Los beneficios de la tecnología están para ser aprovechados, y actualmente existen diversas aplicaciones para sustituir hasta los tradicionales post-it de papel.

Sin embargo, si hay que mantener algo en formato físico sobre el escritorio, tienen que estar ordenados y es mejor si pueden colocarse fuera del espacio de trabajo.

Esta es la mejor forma de no quedar atrapado entre decenas de post-it y papeles desordenados, y que además pueden ser fácilmente digitalizados para acceder a ellos en cualquier momento.

Tener a mano lo indispensable.

¿Es necesario tomar notas con frecuencia y organizar tareas? Si es así, significa que una libreta y un bolígrafo siempre deben estar cerca del agente.

¿Qué pasa con la grapadora? ¿La utiliza más de una vez a la semana? Probablemente no, así que no tiene nada que hacer en el espacio de trabajo.

Los cajones y módulos de los escritorios se diseñaron precisamente para eso, para ordenar los objetos, y sobre todo para tener a mano aquellos elementos que eventualmente pueden ser necesarios de utilizar, aunque no con demasiada frecuencia.

Estos objetos no desaparecen, simplemente han sido ordenados en otros lugares especialmente diseñados para tales efectos.

El espacio adicional conseguido en el escritorio se convierte en útil, y transmite sensaciones de orden y amplitud.

Invertir en el espacio de trabajo.

Si bien las inmobiliarias actualmente ofrecen mobiliario de oficina de calidad a sus agentes, hay que tener en cuenta la ergonomía y comodidad de dichos elementos.

Sin embargo, si la inmobiliaria no ofrece al agente un mobiliario de calidad, comprar una silla ergonómica que sea cómoda y práctica resultará una buena inversión.

Algo similar sucede con la tecnología, las inmobiliarias en la actualidad cuentan con sistemas informáticos de última generación para sus agentes, aunque a veces trabajar con un portátil propio o con ciertos dispositivos tecnológicos personales puede resultar mucho más práctico y efectivo.

Los agentes pueden utilizar mini ordenadores y otros dispositivos tecnológicos personales, los cuales se vinculan automáticamente a los ordenadores de la oficina y quedan listos para ser utilizados con el CRM inmobiliario.

Aunque algunos dispositivos y aplicaciones pueden significar una inversión sustancial, resultarán de gran utilidad para el agente en su trabajo diario, simplificando sus tareas y facilitando que consiga mejores niveles de productividad.

Cuanto más productivo sea un agente mejores beneficios económicos conseguirá, tanto él como la inmobiliaria para la que trabaja.

Dividir en categorías y etiquetar.

Puede parecer algo que se le diría a un niño sobre su habitación desordenada, aunque es algo bastante efectivo para organizar un espacio de trabajo.

Dividir en categorías los elementos de trabajo y ordenarlos con etiquetas es algo simple y muy efectivo para conseguir ordenar el escritorio de un agente.

Poner las cosas en cajas, armarios y cajones de acuerdo con las categorías a las que pertenecen y aplicar una etiqueta para cada uno ayudará a ordenarlos mucho más fácilmente y a encontrarlos rápidamente cuando se los necesite.

Es aplicar el mismo sistema de organización de documentos digitales, los cuales son almacenados en carpetas y etiquetados por el sistema operativo para ser encontrados fácilmente.

Colocar etiquetas no significa necesariamente, aunque a veces puede ser necesario, pegarle post-it a los cajones de la oficina o del escritorio, haciendo un “etiquetado mental” luego el proceso de localización de los objetos se automatiza de forma inconsciente.

Organizar el espacio de trabajo digital.

Cuando se finaliza de ordenar el espacio físico de trabajo del agente, queda la tarea clave que es ordenar el “espacio digital de trabajo”.

Como mencionamos anteriormente, las carpetas de los sistemas informáticos tienen la finalidad de organizar los documentos, y pueden ser indexados por el S.O para ser localizados con un par de clics o en su cuadro de búsqueda.

Etiquetando las carpetas, subcarpetas y documentos, los agentes pueden encontrar cualquier información digitalizada y acceder a ella de forma simple y efectiva.

Habitualmente, el desorden del espacio de trabajo físico del agente también se traslada a su entorno digital, y por eso es muy importante ordenarlo.

Los agentes, aunque utilicen el mejor CRM inmobiliario con inteligencia artificial y todos los sistemas de última generación, también tienen que gestionar y organizar sus archivos digitales.

Hay que organizar los archivos digitales en carpetas, etiquetarlos y adjuntarles nombres intuitivos para poder encontrarlos fácilmente y sin complicaciones innecesarias.

Conclusiones sobre organizar el espacio de trabajo.

Ordenar los espacios de trabajo es algo que incide directamente en los niveles de productividad de los agentes inmobiliarios, porque condicionan desde sus estados de ánimo hasta su gestión del tiempo, y por eso es un factor tan importante.

Combinar el trabajo diario entre las tareas de escritorio en la oficina y las salidas a la calle a visitar propiedades es algo habitual para los agentes, y si bien a muchos no les agrada demasiado la parte administrativa de su trabajo, esta es muy importante para conseguir buenos resultados comerciales.

Los agentes inmobiliarios profesionales suelen preferir estar en la calle con clientes, generando sinergias positivas y procurando cerrar ventas, sin embargo, siempre deben terminar realizando tareas en sus espacios de trabajo.

Por eso es muy importante organizar los espacios de trabajo, tanto los físicos como los digitales, para que no condicionen o afecten negativamente el nivel de productividad profesional.

Para un agente inmobiliario tomarse unos minutos para organizar su espacio de trabajo es una inversión que le terminará beneficiando en sus resultados comerciales.

Daniel Costa Lerena

Author and Editor.

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