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La oficina inmobiliaria.

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Una oficina inmobiliaria debe ser eficiente, funcional y con personalidad. Eficiente como centro de operaciones de la inmobiliaria, funcional para el agente inmobiliario y con personalidad para transmitir de forma efectiva los valores organizacionales al cliente.

El local de la oficina inmobiliaria.

La ubicación de la oficina inmobiliaria dependerá principalmente de dos factores: la posición geográfica de la inmobiliaria y el presupuesto del que ésta disponga.

La posición geográfica de la agencia inmobiliaria determinará la necesidad de ubicar sus oficinas en el mejor lugar posible, entendiendo como “mejor lugar” aquel que ofrezca el mayor grado de visibilidad y fácil acceso.

En tal sentido, lo anterior puede resultar un hándicap o beneficio para la inmobiliaria, según como ello se traduzca en la practica y a través de los hechos.

Una agencia inmobiliaria no es cualquier tipo de empresa en la búsqueda de un lugar para instalar su oficina, es un tipo de empresa especializada precisamente en el servicio inmobiliario, y si la oficina inmobiliaria no se encuentra bien situada es un factor altamente negativo de acuerdo a sus intereses.

¿Por qué una agencia inmobiliaria no posee un local propio?

La pregunta solo tiene dos posibles respuestas factibles, aunque seguro que podemos encontrar alguna otra dependiendo de diferentes variables, será por falta de capital o porque en dónde está situada la agencia inmobiliaria no hay producto disponible.

El factor económico aquí puede eventualmente pesar y mucho, por ello encontramos una gran cantidad de agencias inmobiliarias que alquilan sus locales por falta de capital para poder adquirir uno. La inmobiliaria que no posee local propio transmite una imagen negativa como empresa y organización.

Entre las posibles variables mencionadas anteriormente al responder a la pregunta, podemos encontrar la falta de confianza empresarial solapada como una pseudo estrategia especulativa; como también la incompetencia organizacional.

En cualquier caso, tanto sea por falta de capital o por dificultades en encontrar un buen local, la inmobiliaria insisto es una empresa especializada en tales menesteres, con lo cual ¿quién mejor que una inmobiliaria para comprar un local?, ¿o las ventas de la agencia inmobiliaria son tan bajas que no dan beneficio suficiente para comprar un local propio?

El diseño de la oficina inmobiliaria.

El diseño de la oficina inmobiliaria es tan importante como el lugar en dónde ésta se sitúe.

La agencia inmobiliaria deberá contemplar las necesidades funcionales del equipo inmobiliario para lograr una mayor productividad, y al mismo tiempo intentar ofrecer un entorno agradable a sus clientes.

Los principales factores que se deberán tener en cuenta al momento de elegir el diseño de la oficina inmobiliaria son los siguientes:

– La imagen que transmite la agencia inmobiliaria.

Antes de centrarse en la elección del lugar y diseño para la agencia inmobiliaria, se debe tener en cuenta que la oficina se convertirá en algo real y tangible, un agente transmisor de los valores organizacionales de la empresa.

El espacio físico de la agencia inmobiliaria hablará por sí mismo de ella, proyectará una determinada imagen a sus potenciales clientes, y se convertirá en el eje de la actividad de ésta.

Al mismo tiempo, definirá su identidad corporativa y organizacional, reflejando su forma de comunicarse con el mercado inmobiliario y con su equipo de agentes.

– El espacio de la oficina inmobiliaria.

El lugar físico disponible para el correcto funcionamiento de la agencia inmobiliaria, se traduce hoy en día en un lugar de encuentro para el trabajo del equipo inmobiliario, como también en el ámbito de desarrollo organizacional y lugar en dónde se recibirá a los potenciales clientes.

El diseño “cerrado” de la oficina inmobiliaria de tiempos pasados, ha dejado paso al diseño abierto y funcional que se necesita en la actualidad.

El diseño de la oficina debe facilitar la gestión del equipo inmobiliario, como también propiciar un ámbito de fluida comunicación entre los agentes; un lugar en el cual convivan los diferentes cargos jerárquicos de la inmobiliaria y se compartan puestos de trabajo en común, logrando maximizar recursos y potenciar las sinergias.

– Los muebles de la oficina inmobiliaria.

El escritorio para el agente inmobiliario se interpreta como su base de operaciones, y por ello procede el tener en cuenta que el mismo debe ser cómodo y funcional.

Un escritorio amplio facilita el trabajo, aunque no por ello se debe utilizar el espacio de la oficina de forma innecesaria.

Las sillas son un elemento muy importante, y cuidar el aspecto ergonómico es una cuestión de salud.

Ofrecer una estación en condiciones al agente inmobiliario permite una mayor productividad, disminuye el ausentismo laboral por motivos de salud y se convierte en una valor añadido para la agencia inmobiliaria al ofrecer buenas condiciones ambientales de trabajo.

– La luz natural de la oficina inmobiliaria y sus beneficios.

La oficina inmobiliaria que cuenta con una buena iluminación natural no solo gestiona bien sus recursos, también convierte su espacio de trabajo en un lugar que ofrece calidad de vida al agente inmobiliario y al cliente.

Al aprovechar la luz natural se ahorra energía eléctrica, utilizando cristales para los espacios cerrados como despachos y zonas de reunión se maximiza aún más el recurso natural.

La utilización de cerramientos con cristales, también permite una mejor comunicación visual entre los miembros del equipo de la inmobiliaria, y el elevado coste que ello eventualmente puede representar se compensa con creces a través de sus beneficios.

– La privacidad de los agentes y de los clientes en la oficina inmobiliaria.

Si bien el diseño “abierto” de la oficina inmobiliaria es la tendencia, hay momentos y circunstancias en los cuales tanto los agentes inmobiliarios como los clientes necesitan cierto grado de intimidad.

En tal sentido, se pueden utilizar cortinas de diseño y otros elementos para otorgar la intimidad necesaria a los despachos y zonas de reuniones.

También procede el tener en cuenta la necesidad de un buen aislamiento acústico, pues los cristales no siempre ofrecen las características necesarias para ello, y la oficina inmobiliaria suele ser un lugar en dónde la comunicación verbal por momentos es la gran protagonista.

– La tecnología y la agencia inmobiliaria.

El fácil y rápido acceso a la tecnología por parte del agente inmobiliario es muy importante.

La oficina inmobiliaria deberá disponer de buenos equipos informáticos, conexiones a internet de alta velocidad para facilitar las videoconferencias, una estación multifunción para la impresión de documentos, central telefónica y sobre todo es menester que todos los elementos tecnológicos estén correctamente vinculados para lograr una mayor productividad.

Disponer de ordenadores portátiles y teléfonos inteligentes también acelerará los tiempos de respuesta, para así lograr solventar de forma eficiente las diferentes circunstancias que se puedan presentar al agente inmobiliario.

– La sala de reuniones de la oficina inmobiliaria.

La oficina inmobiliaria es menester que cuente con una sala de reuniones, la cual también servirá para realizar cursos de formación y eventualmente ser utilizada como espacio alternativo para atender a los clientes.

La sala de reuniones de la inmobiliaria debe contar con acceso a internet y por supuesto con al menos una pantalla para realizar videoconferencias. Es muy importante que la misma permita elevar el grado de privacidad si fuera necesario y que cuente con una buena insonorización.

Su mobiliario conviene sea funcional y adaptable a las necesidades que eventualmente se puedan presentar.

Por último y aunque poco de tecnológico tenga, la sala de reuniones de la oficina inmobiliaria es útil que integre en su mobiliario una pizarra blanca para ser utilizada como herramienta extra.

– Los aseos y la zona de descanso de la oficina inmobiliaria.

Procede que la oficina inmobiliaria se ajuste a todos los requisitos exigidos por la normativa vigente , como también al mismo tiempo y de forma vinculada a lo anterior, intente ofrecer a sus agentes y clientes el mayor grado de confort posible.

Es conveniente que la oficina inmobiliaria cuente con aseo privado para sus agentes y otro destinado para sus clientes; como también y según la normativa vigente, el aseo destinado a los clientes debe estar acondicionado para personas con capacidades especiales.

No menos importante dentro de la oficina inmobiliaria, es contar con un área de descanso y que la misma cuente con todo lo necesario para por ejemplo el almuerzo de los agentes.

– El decorado y los colores de la oficina inmobiliaria.

Cualquier oficina inmobiliaria debe ser decorada, y el punto es que dicha decoración se convierta en un factor positivo tanto para el agente inmobiliario como para el cliente.

La misma debe conjugar el buen gusto con el diseño, combinando los aspectos que atiendan desde los factores psicológicos para convertir el ambiente en confortable.

La combinación de los colores es un factor muy importante a tener en cuenta, pues un color particular puede generar diferentes reacciones y estados emocionales, procede ser conscientes de ello y no tratarlo como un tema menor.

– Otros factores a tener en cuenta de la oficina inmobiliaria.

– La música funcional puede resultar un recurso interesante, sobre todo como herramienta para combatir el estrés provocado por el trabajo diario al cual se expone el agente inmobiliario.

– Un buen sistema de aire acondicionado permitirá disfrutar de una mejor experiencia dentro de la oficina inmobiliaria, haciendo más placentero el trabajo para los agentes y que la visita del cliente a la misma sea positiva.

– Las fuentes y las plantas dentro de la oficina de la inmobiliaria también pueden resultar un toque diferente, otorgando sensaciones más cercanas a la naturaleza con todo lo que ello representa.

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