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La mejora continua en al ámbito inmobiliario.

mejora continua

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La mejora continua es un modelo organizacional aplicado que procura optimizar y mejorar la calidad de un producto o servicio.

En el sector inmobiliario, la mejora continua se vincula a los procesos de gestión internos, los cuales se orientan a mejorar el nivel de eficacia y a aumentar el nivel de productividad.

En el ámbito inmobiliario de España, el concepto y la aplicación del modelo de mejora continua todavía no está muy extendido.

La inmobiliaria en España interpreta que dicho modelo es aplicable a otras áreas empresariales; aunque si bien es cierto que se aplica tradicionalmente a otros modelos de empresa, ello no significa que una inmobiliaria no pueda mejorar su sistema de gestión organizacional con dicho modelo.

Las empresas de producción masiva, tanto de productos como de servicios, aplican el modelo de mejora continua como medio de maximizar costes económicos y aumentar su nivel de rendimiento organizacional.

Sin embargo, aunque una agencia inmobiliaria en España no se oriente al consumo masivo, ella debe contar con una estructura organizacional para poder funcionar como empresa.

Desde lo anterior, encontramos la justificación para valorar la aplicación de un modelo de mejora continua en una inmobiliaria.

Porque una empresa dentro del sector inmobiliario necesita gestionar, como cualquier otro tipo de organización tanto a nivel interno como externo, una serie de variables que siempre de un modo u otro incidirán en su nivel de productividad comercial.

Modelo de mejora continua para una inmobiliaria en España.

Indistintamente del área empresarial o del tipo de estructura organizacional, encontramos algunas características comunes al momento de implementar un modelo de mejora continua.

En el caso concreto de una inmobiliaria en España, podemos distinguir que algunas características comunes a otro tipo de empresas u organizaciones se convierten en particulares para el ámbito inmobiliario.

Es decir, dichas características también son válidas para tener en cuenta dentro de la estructura organizacional y empresarial de una agencia inmobiliaria.

– El sistema de mejora continua debe ser documentado: para que todos los miembros de la inmobiliaria que participan en su implementación lo conozcan y, al mismo tiempo, apliquen las mismas directrices previamente establecidas.

– El sistema de mejora continua debe medirse: para una inmobiliaria en España, una herramienta eficaz para medir y/o cuantificar los resultados obtenidos es un CRM inmobiliario.

La inmobiliaria debe supervisar el desarrollo del sistema implementado, los resultados parciales obtenidos, y aplicar modificaciones para maximizar sus recursos y así conseguir mejores resultados.

– Establecer los roles organizacionales: la inmobiliaria debe asignar encargados para la supervisión del sistema de mejora continua. Desde la estructura organizacional inmobiliaria, deben surgir los miembros que implementarán, supervisarán y controlarán el sistema utilizado.

En el ámbito inmobiliario de España, la tendencia es que los roles internos que se encargan de dicha tarea suelen ser: el propietario de la inmobiliaria, el manager inmobiliario, el responsable de los recursos humanos, o bien otra figura organizacional la cual incluso puede ser externa a la empresa.

La aplicación del sistema de mejora continua en la inmobiliaria.

Una de las ventajas de implementar un sistema de mejora continua en el ámbito inmobiliario, aparte de las anteriormente citadas, consiste en que todos los miembros de la organización de un modo u otro pueden participar activamente.

Una vez implementado el sistema de mejora continua en la inmobiliaria, el resto de los miembros de la agencia pueden participar en la mejora del modelo aplicado.

Existen muchas opciones al momento de definir los roles vinculados directamente al sistema de mejora continua, y los agentes inmobiliarios son un factor clave para potenciar el modelo.

Supongamos que el rol organizacional como responsable del sistema recae en una figura externa. Es decir, la planificación, implementación y contralor del sistema de mejora continua utilizado en la inmobiliaria se asigna a una persona o empresa ajena a la agencia.

En tales circunstancias, todos los miembros de la inmobiliaria, desde un punto de vista jerárquico vinculado al sistema, se convierten en elementos activos del modelo implementado.

Cada miembro de la inmobiliaria se transforma en una fuente de información, que permite atender desde las necesidades específicas de la agencia, tanto a nivel organizacional como empresarial, y desde los diferentes roles internos asignados.

Desde las competencias internas establecidas, cualquier miembro de la inmobiliaria puede aportar sus ideas y opiniones respecto del modelo de mejora continua.

La reunión semanal de la inmobiliaria puede convertirse en el momento oportuno para realizar el intercambio de ideas sobre el tema. Por tendencia, en dicha reunión se encuentran todos los miembros de la inmobiliaria, y pueden realizar valiosas sugerencias para potenciar el sistema de mejora continua utilizado.

Al mismo tiempo, hacer participar del proceso a todos los miembros de la inmobiliaria es más efectivo, y la actitud proactiva de cada uno será determinante en tal sentido.

El responsable de implementar y supervisar el sistema de mejora continua en la inmobiliaria, consigue mediante el feedback de los miembros de la organización mejorar el modelo. Por otro lado, dicha información le permitirá atender desde las necesidades específicas de la organización.

Sistemas de mejora continua para la inmobiliaria.

Existen diferentes modelos y metodologías para la implementación de un sistema de mejora continua. No obstante, indistintamente del ámbito empresarial en el que se implemente dicho sistema, el Círculo de Deming es el más utilizado.

Edwards Deming, propuso en la década de los años 50 un modelo análisis para los procesos internos de las empresas; el cual se basa en la identificación de las variables vinculadas y cómo las mismas pueden ser mejoradas.

Al mismo tiempo, Deming pone de manifiesto la importancia del feedback dentro de las organizaciones, y cómo la retro-alimentación de la información facilita conseguir mejores niveles de productividad.

El “feedback loop”, permite el tráfico constante de la información entre los miembros de la organización (director, manager y miembros de todas las áreas de la empresa), y potencia las sinergias positivas.

mejora continua

El Círculo de Deming, aplicado como modelo para la implementación de un sistema de mejora continua en el ámbito inmobiliario, permite visualizar de forma sencilla las diferentes fases implicadas.

Dicho esquema, simplifica y formaliza, la forma en que los miembros implicados en el sistema de mejora continua deben trabajar.

Planea (Plan) el cómo optimizar, Ejecuta (Do) cada fase de la estrategia, Verifica (Check) si se han conseguido los resultados marcados, y Actúa (Act) en relación directa con los datos obtenidos.

– Por lo tanto, la agencia inmobiliaria debe centrarse en:

  • Planificar la estrategia requerida para la optimización de un factor específico.
  • Ejecutar cada parte de la estrategia planificada.
  • Verificar midiendo con indicadores de gestión y contemplando las variables.
  • Actuar en base a los datos obtenidos para realizar modificaciones.

El Círculo de Deming, puede utilizarse a nivel individual por parte de cada miembro de la inmobiliaria, y a nivel global en toda la organización.

Es un modelo no solo orientado a la eficacia en la implementación de un sistema de mejora continua, también es de gran efectividad para el aumento de la productividad individual y colectiva de una agencia inmobiliaria en España.

El Círculo de Deming también es conocido en el ámbito profesional como el Ciclo de Shewhart; y existen diferentes variantes, aunque todas de un modo u otro parten de las teorías elaboradas por Shewhart a finales de 1920.

Shewhart era científico de los Laboratorios Bell, y fue amigo y mentor de Deming. Gabor expone las diferentes variantes del modelo establecido por Shewhart, y las posteriores adaptaciones de diferentes autores partiendo del Círculo de Deming.

Implementar un sistema de mejora continua para una inmobiliaria en España puede ser el factor diferencial, el cual le permita conseguir mejores niveles de productividad. Es una herramienta que facilita mejorar cualquier proceso interno de una inmobiliaria y, al mismo tiempo, permite optimizar los servicios inmobiliarios ofrecidos.

Un sistema de mejora continua, permite a una inmobiliaria conseguir mejores niveles de productividad individual, y también le permite optimizar factores que mejoran el rendimiento empresarial de forma significativa.

Una vez que el sistema de mejora continua define las variables de mayor impacto para la inmobiliaria, los procesos vinculados son aislados para su abordaje, y los servicios inmobiliarios ofrecidos al ser supervisados pueden ser mejorados.

Las áreas de una estructura organizacional de una inmobiliaria, y los roles vinculados, que se pueden potenciar con un sistema de mejora continua pueden ser:

  • Servicios básicos (atención al cliente, traslados de los clientes al aeropuerto, etc).
  • Equipo inmobiliario (agentes de venta, colaboradores, secretaria de la inmobiliaria, etc).
  • Gerencia (líder organizacional, manager inmobiliario, etc).
  • Departamento de asesoría legal (contratos, poderes, tramitaciones para clientes, etc).
  • Gestión de alquileres (bidireccional entre la oferta del producto inmobiliario y la demanda).
  • Traducciones de documentos (idoneidad y celeridad).
  • Actividad online (blog inmobiliario, página web, servidores contratados, etc).
  • Gestión de recursos humanos (reclutamiento, selección, formación, etc).
  • Captación de propiedades (cuantitativo y cualitativo).
  • Marketing online (estrategia social media, desarrollo de marca, Community Manager, etc).
  • CRM inmobiliario (implementación, formación sobre su uso, etc).
  • Mantenimiento de la oficina (limpieza, reciclaje de residuos, etc).

Todas las áreas de la estructura organizacional de una inmobiliaria pueden ser más efectivas aplicando un sistema de mejora continua, todos los roles organizacionales mejoran su nivel de productividad, y así la inmobiliaria obtiene mayores beneficios comerciales.

En definitiva, e indistintamente del modelo o metodología que se implemente, un sistema de mejora continua es una herramienta que permite aumentar el nivel de productividad de una agencia inmobiliaria en España.

La sinergia positiva que se produce entre la mejora en la eficacia de las figuras organizacionales y la mayor eficiencia en la gestión de los recursos, termina por reflejarse en un aumento de los beneficios comerciales para la inmobiliaria.

Fuentes:

  • ARVESON, P (1998): The Deming Cycle (Balanced Scorecard Institute).
  • GABOR, A (1990): The Man Who Discovered Quality (Penguin Books).
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