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El manager de la agencia inmobiliaria.

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Por tendencia, dentro del ámbito de la pequeña y mediana agencia inmobiliaria en España, la figura del manager inmobiliario se suele confundir con la del líder de la agencia inmobiliaria.

Debido a diferentes variables y circunstancias de cada empresa del sector, incluso ambas figuras, la del manager inmobiliario y la de líder organizacional, se funden en una sola.

En cualquier caso, procede definir de forma clara el rol de cada uno dentro de la agencia inmobiliaria, y por supuesto delimitar las competencias y responsabilidades de cada uno.

Utilizando la metáfora como recurso, y en un estricto sentido figurado, dentro del coaching inmobiliario se suele utilizar un ejemplo bastante ilustrativo para definir, y sobre todo separar de forma efectiva ambas figuras organizacionales:

“El líder de la agencia inmobiliaria seria un oficial de infantería, mientras que el manager inmobiliario seria el sargento del pelotón”.

Si bien puede resultar un ejemplo bastante simple, no por ello deja de ser muy ilustrativo, incluso para quienes desconocen el sistema organizacional y jerárquico castrense.

Desde luego que no hablamos de un manager inmobiliario al estilo de un sargento de infantería; es decir, ni pegando gritos u obligando a nadie a hacer nada en contra de su voluntad.

Es una metáfora específicamente orientada a definir y separar los roles, la cual en modo alguno se debe interpretar con un sentido estricto de la conducta o comportamiento que debe adoptar un manager inmobiliario, al contrario.

El manager de la agencia inmobiliaria debe reflejar ciertos valores específicos, los cuales están lejos de los que suelen representar los sargentos de infantería del ejército.

El líder organizacional inmobiliario, por tendencia centrado en la figura del propietario de la agencia inmobiliaria en España, sería el estratega; aparte claro de ser el líder de su propia empresa.

El manager inmobiliario es el encargado de ejecutar la estrategia previamente planificada, y de gestionar el trabajo del equipo de la agencia inmobiliaria.

No obstante, si bien la figura del líder organizacional de la inmobiliaria y la del manager inmobiliario deben separarse, al mismo tiempo deben trabajar conjuntamente y de forma estrecha. A nivel organizacional inmobiliario por lo general, el manager se termina convirtiendo en una especie de “mano derecha” del líder de la agencia inmobiliaria.

Muchas competencias se confunden en ambas figuras organizacionales, y también diversas responsabilidades son delegadas por el líder inmobiliario en la figura del manager de la agencia inmobiliaria.

En cualquier caso, la estructura organizacional de la agencia inmobiliaria determinará y condicionará en grado sumo el modelo de negocio implementado. Si focalizamos en la figura del manager inmobiliario la responsabilidad de gestionar el equipo de trabajo de la inmobiliaria, es evidente que en su figura recaerá la responsabilidad de la gestión organizacional.

Desde lo anterior, su rol se convierte en determinante para los intereses empresariales de la inmobiliaria, porque él deberá lograr obtener buenos niveles de productividad colectivos.

Características del manager inmobiliario.

La figura del manager de la agencia inmobiliaria es tan importante a nivel organizacional, que en modo alguno debe tomarse a la ligera, y en consecuencia su calificación y valía son determinantes para desarrollar tan importante tarea empresarial.

A modo superficial, describiremos las principales características que debería reflejar un manager inmobiliario profesional, como también citaremos algunas áreas en las cuales debe ser capaz de desenvolverse satisfactoriamente.

Entiendo procede previamente realizar una aclaración, porque a nivel popular se suelen confundir conceptos como formación y educación. La formación es el proceso por el cual un individuo precisamente se forma, una vez que comienza el ciclo educativo curricular (estudios primarios, secundarios y terciarios). La educación, no necesariamente implica poseer títulos de ninguna clase.

Es frecuente encontrar en el ámbito inmobiliario individuos muy formados, es decir con gran cantidad de titulaciones, y sin embargo no poseen el grado mínimo de habilidades sociales para interactuar con su entorno de forma satisfactoria.

El manager inmobiliario debe ser educado y estar formado.

Para la agencia inmobiliaria es determinante contar con un manager formado, y al mismo tiempo que sea educado. El manager inmobiliario debe combinar la formación curricular con ciertas características propias de su personalidad.

Porque para la inmobiliaria de nada sirve un manager formado y sin habilidades sociales; como tampoco le sirve a sus intereses empresariales una persona muy educada y poco formada.

Al mismo tiempo, y derivado de la realidad social en España, el manager inmobiliario debe contar con habilidades interculturales sólidas. Puesto que a nivel interno muy probablemente deba trabajar y gestionar equipos multiculturales; como también atender las necesidades de clientes de diferentes nacionalidades.

El anterior es un factor muy pocas veces tenido en cuenta por parte de la agencia inmobiliaria en España; y en mi opinión profesional, la realidad determina que es un elemento clave.

Entiendo procede realizar algunas observaciones previas; porque las competencias, el nivel de cualificación y el perfil del manager inmobiliario, no están definidas con exactitud.

Es decir, dependiendo de la bibliografía, los autores y el concepto del líder organizacional de la agencia inmobiliaria, la descripción que realizo puede resultar muy básica o exagerada.

Aunque en mi opinión profesional, considero que son elementos en realidad básicos para un manager inmobiliario, y desde mi perspectiva en modo alguno los mismos no son desmedidos.

Por otro lado, entiendo que toda agencia inmobiliaria en España debe procurar la excelencia organizacional, y contar con miembros cualificados, formados e idóneos para su desenvolvimiento profesional.

– Cualidades profesionales básicas del manager inmobiliario.
  • Conocimiento del sector inmobiliario (local e internacional).
  • Formación en diferentes áreas (legal, tecnológica, recursos humanos, etc).
  • Experiencia en liderazgo de equipos y organizaciones.
  • Aptitud para la gestión de las relaciones internas y externas de la inmobiliaria.
– Perfil personal del manager inmobiliario.
  • Actitud proactiva y orientada al logro.
  • Elevada capacidad de auto-gestión y auto-supervisión.
  • Resolutivo y firme en la toma de decisiones.
  • Poseer un elevado grado de resiliencia.
  • Analítico y con capacidad para la planificación de estrategias.
  • Capacidad para asumir y gestionar responsabilidades delegadas.
  • Elevado grado de adaptación al cambio y al entorno.
  • Asertivo y con dominio de técnicas de rapport.
  • Su conducta debe ser “el espejo” del modelo organizacional inmobiliario.
– Habilidades básicas del manager inmobiliario.
  • Comunicación verbal, no verbal y escrita.
  • Dominio de diferentes idiomas en forma oral y escrita.
  • Cualificación en la atención al cliente de la inmobiliaria.
  • Gestión y resolución de conflictos.
  • Planificación y asignación de tareas.
  • Gestión del tiempo.
  • Habilidades sociales.
  • Definir y focalizar objetivos.
  • Motivación orientada al logro.
  • Informática (intranet, hardware, ofimática, etc).
  • Marketing digital inmobiliario y publicidad inmobiliaria.
  • Sistemas de gestión (CRM, CMS, etc).
  • Administración empresarial y organizacional.

Competencias del manager de la agencia inmobiliaria.

El manager inmobiliario, antes de nada, es el responsable de gestionar el equipo de la agencia inmobiliaria; y el nivel de productividad obtenido es parte de su competencia. La supervisión y gestión diaria del equipo inmobiliario debe ser su prioridad, para lograr así alcanzar los objetivos empresariales previamente planificados.

Al mismo tiempo, debe realizar las asignaciones de tareas, estimular a los miembros del equipo y ser el punto de referencia organizacional. La tarea del manager inmobiliario es muy abarcativa, tanto que puede ir desde la gestión estrictamente interna, hasta las relaciones externas con los clientes o incluso con otras empresas.

En cualquier caso, es una figura que implica una gran capacidad de adaptación a diferentes entornos y situaciones, orientada siempre a construir vías de comunicación efectivas.

Por otro lado, el trabajo del manager inmobiliario requiere de un elevado grado de discreción, particularmente en lo vinculado a las políticas de gestión establecidas por el líder o propietario de la agencia inmobiliaria.

La estructura organizacional implementada en la inmobiliaria, establece por sí sola el grado de discreción que debe tener el manager inmobiliario; y el modelo empresarial determina a quién debe rendir cuentas.

Responsabilidades del manager inmobiliario.

  • Atender desde las necesidades especificas de la inmobiliaria (organizacionales y empresariales).
  • Interpretar el entorno diario del ámbito interno de la agencia inmobiliaria.
  • Actuar de filtro o como barrera de protección para el líder organizacional.
  • Ejecutar la planificación de objetivos previamente establecidos.
  • Supervisar el desarrollo de las tareas individuales de los miembros del equipo.
  • Gestionar el flujo de trabajo entrante a la agencia inmobiliaria.
  • Distribuir las asignaciones por competencias y habilidades especificas.
  • Determinar prioridades y definir el nivel de atención que requieren.
  • Asistir a los miembros del equipo inmobiliario.
  • Demostrar conocimientos de nivel experto en los procesos internos de la inmobiliaria.
  • Gestionar los sistemas operativos organizacionales implementados.
  • Tomar decisiones de forma efectiva y alineadas con la política organizacional.
  • Distribuir la información pertinente para el correcto desarrollo del trabajo.
  • Administrar las cargas horarias y gestionar el tiempo de forma eficaz.
  • Procesar el feedback interno y externo de la inmobiliaria.
  • Planificar la reunión semanal de la inmobiliaria (agenda, notificaciones, presentaciones, etc).
  • Programar el calendario semanal y mensual de actividades.
  • Proporcionar oportunidades de desarrollo a los miembros del equipo inmobiliario.
  • Monitorizar el rendimiento individual y colectivo de los miembros de la inmobiliaria.
  • Preparar, coordinar y llevar a cabo evaluaciones de desempeño (semanales, mensuales, etc).
  • Detectar y solucionar problemas de rendimiento individual (mentoring).
  • Crear objetivos de trabajo para presentar al líder organizacional inmobiliario.
  • Generar reportes detallados de productividad individual y colectiva del equipo.
  • Administrar la intranet inmobiliaria y el CRM inmobiliario.
  • Coordinar las diferentes áreas de la agencia inmobiliaria (RR.HH, administración, atención al cliente, marketing, legal, etc).
  • Distribuir el flujo de información entrante (Content Curator).
  • Planificar actividades de formación, integración y desarrollo para los miembros del equipo inmobiliario.
  • Gestionar curriculums para cubrir eventuales vacantes laborales.
  • Mediar en conflictos internos y externos que puedan producirse.
  • Facilitar la fluida comunicación organizacional a nivel interno y externo.

En resumen, el manager inmobiliario debe resolver, atender, solucionar y gestionar de forma satisfactoria el día a día de la agencia inmobiliaria; para lograr así los mejores niveles de productividad empresarial.

Las competencias del manager inmobiliario se determinan por el modelo organizacional implementado, con lo cual cada agencia inmobiliaria deberá definir las mismas. Al mismo tiempo, tanto el perfil del manager inmobiliario como las habilidades que describo, no dejan de ser subjetivos.

No obstante, parto de la base en la búsqueda de la excelencia organizacional para la agencia inmobiliaria, la cual como empresa necesitará de un manager inmobiliario cualificado para conseguir sus objetivos establecidos.

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