Insightly CRM en el sector inmobiliario.

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Insightly CRM es una herramienta de gestión muy efectiva para las pequeñas y medianas empresas del sector inmobiliario.

Como CRM inmobiliario facilita supervisar los procesos internos a nivel organizacional de la inmobiliaria, y permite al mismo tiempo gestionar las relaciones externas. Es una herramienta muy efectiva para aumentar el nivel de productividad de una inmobiliaria.

Mediante Insightly, una inmobiliaria puede supervisar desde su cartera de potenciales clientes compradores hasta sus alquileres de propiedades.

La herramienta de gestión también supervisar los vínculos externos con agentes inmobiliarios independientes (freelancers), colaboradores, socios en promociones inmobiliarias (promotores, constructores, etc), y proveedores de insumos para la oficina.

Características de Insightly CRM.

Las características básicas que ofrece Insightly como CRM inmobiliario son bastante completas, y contemplan las necesiades básicas de gestión de cualquier empresa del sector inmobiliario.

• Management inmobiliario.
• Gestión de contactos (internos y externos).
• Agenda de trabajo diario y planificación por calendario.
• Anexar de forma automática direcciones a la libreta de contactos.
• Planificar eventos y realizar su seguimiento.
• Creación de notas y comentarios.
• Personalizar los campos del CRM inmobiliario.
• Realizar búsquedas en la base de datos de la inmobiliaria.
• Compartir archivos (documentos de textos, fotografías de viviendas, vídeo inmobiliario, etc).
• Vincular la web inmobiliaria y/o el blog inmobiliario.
• Marcar tareas con etiquetas de seguimiento.
• Programar notificaciones automáticas.
• Vincular las relaciones directas entre los contactos, colaboradores, agentes inmobiliarios, proyectos, etc.
• Plantillas predefinidas para el email inmobiliario (marketing con newsletter).

• Gestión de proyectos con Insightly CRM.

Insightly permite integrar los proyectos de la inmobiliaria como si fueran tareas establecidas, y facilita supervisar todas las fases del proceso de venta de una propiedad (captación de viviendas, gestión de la documentación, visitas realizadas a las viviendas en venta, etc).

Los alquileres de propiedades también pueden ser integrados como proyectos, y al igual que la venta de viviendas, pueden ser controlados en todas sus fases del proceso.

• Marcar objetivos y establecer marcos temporales.
• Definir tareas vinculadas a diferentes roles.
• Enviar recordatorios automáticos por correo electrónico.
• Especificar los contactos por variables predefinidas.
• Realizar el seguimiento de los correos electrónicos intercambiados.
• Visualizar las tareas completadas y los eventos en desarrollo.
• Incluir los archivos asociados con el proyecto de la inmobiliaria.
• Consultar las tareas asignadas y los informes de eventos.

Cada proyecto puede vincularse a diferentes roles (agentes inmobiliarios, colaboradores, clientes compradores, inquilinos, propietarios, etc); permitiendo realizar un seguimiento del desempeño profesional del agente inmobiliario y, al mismo tiempo, visualizando los niveles de productividad conseguidos.

• Oportunidades de venta.

Insightly permite, mediante una funcionalidad especifica definida como “oportunidades de venta”, analizar el potencial que ofrece cada propiedad para ser vendida; y también, realizando pequeños ajustes, definir cuáles viviendas ofrecen mayor potencial para ser alquiladas (tanto por temporada de verano como por larga duración).

• Tipo de propiedad (apartamentos, bungalows, áticos, chalets, adosasdos, etc).
• Fecha de captación de la propiedad.
• Finalidad (vivienda en venta o en alquiler).
• Número de visitas realizadas con clientes (asociadas por calendario).
• Fechas vinculadas a cada acción realizada por los agentes inmobiliarios.
• Sistema de contacto (telefónico, email, visita en persona a la oficina de la inmobiliaria, newsletter inmobiliario, formulario de la página web o del blog inmobiliario, páginas social media de la inmobiliaria, etc).
• Resultados obtenidos con las acciones (presenciales u online).
• Feedback de los clientes (precio de venta de la propiedad o del alquiler, opiniones u observaciones generales, etc).

Configurando de forma especifica dicha funcionalidad mediante las variables que ofrece el CRM, la inmobiliaria puede conseguir un diagnóstico de probabilidades de venta o alquiler de una vivienda.

• Informes de acciones y procesos.

El sistema de “informes heredados” incluye nueve tipos de reportes, los cuales permiten a la inmobiliaria analizar cada fase del proceso de venta o de alquiler de una propiedad.

El sistema del CRM inmobiliario también permite elaborar informes precisos sobre la captación de viviendas, las acciones online implementadas (web inmobiliaria, blog inmobiliario, páginas social media, etc), y el desarrollo de cada tarea asignada (asociada a un agente inmobiliario, incluyendo fechas y resultados obtenidos).

Los informes generados por el CRM inmobiliario incluyen gráficos básicos, y se pueden configurar de acuerdo a las necesidades organizacionales y empresariales de la agencia inmobiliaria.

También se pueden implementar filtros, asignar categorías para cada apartado de dichos informes, y programar alertas inteligentes que serán enviadas de forma automática (funcionalidad solo disponible en las versiones de pago).

• Vincular Insightly CRM a las redes sociales.

El sistema de integración social media del CRM inmobiliario permite, mediante la dirección de correo electrónico de un contacto, detectar sus perfiles en las diferentes plataformas y visualizar su actividad pública.

Dicha funcionalidad hace que la inmobiliaria pueda acceder a la actividad de cualquiera de sus contactos en Facebook, FourSquare, Instagram, Picasa, Twitter, Klout, LinkedIn, StumbleUpon, Pinterest, Vk y otros servicios similares.

No es una funcionalidad diseñada con fines ilegales, al contrario, lo que pretende dicho módulo del CRM inmobiliario es acceder a los perfiles social media de sus contactos para establecer sinergias positivas.

La funcionalidad Social CRM no accede a la información privada de los contactos registrados en la base de datos, solo accede a la información pública y a la actividad compartida de igual modo.

Por ejemplo, el Community Manager inmobiliario, puede utilizar dicha funcionalidad para reforzar los lazos empresariales o encontrar nuevas oportunidades de negocio para la inmobiliaria.

• Accesibilidad e integración del CRM.

La aplicación Insightly móvil permite acceder al CRM inmobiliario desde cualquier tipo de dispositivo tecnológico (iPad, Google Nexus, iPhone, smartphones y tablets con sistemas Android, etc).

Al mismo tiempo, el CRM se integra con diferentes aplicaciones, las cuales potencian el aumento de la productividad inmobiliaria.

• Google Apps: correo electrónico, calendario, almacenamiento, etc.
• Microsoft Outlook: contactos, calendario, documentos, email, etc.
• Atención al cliente: SupportBee (sistema automatizado de soporte a clientes).
• Gestión e intercambio de documentos: One Drive, Dropbox, Google Drive y Box.
• Base de datos y migración: Data2CRM, Dedupely, Import2, Neatly y PieSync.
• Email marketing: DirectIQ, Gmail, Boomerang, Inibox y MailChimp.
• Productividad inmobiliaria: Evernote, Flow XO, Hubstaff (tareas en tiempo real), Ninja Forms (WordPress), TimeCamp y Zapier.
• Reportes: Microsoft Power BI.
• Herramientas diversas: Facebook Ads, Google Hangouts, PandaDoc, Plus23, Proposable, Quotient y Wishpond.

Los niveles de integración son distintos, y dependen de la aplicación en particular y de otras variables, aunque el sistema contempla las herramientas más frecuentes que utilizan las empresas del sector inmobiliario.

• Calendario de tareas y eventos.

Insightly permite programar eventos, tareas y marcar objetivos; los cuales pueden ser visualizados en tiempo real por otros miembros de la agencia inmobiliaria.

También se pueden establecer recordatorios y tareas recurrentes, asignar el trabajo a otros miembros del equipo y automatizar diferentes procesos de gestión internos.

Se pueden exportar datos de eventos en formato iCalendar o sincronizar con Google Calendar, para mantener al día sobre cualquier tarea a los miembros de la organización, plataformas con las cuales los profesionales puedan estar familiarizados.

• Libreta de direcciones automática.

Mantener la libreta de direcciones de la inmobiliaria al día es una tarea muy importante, por eso Insightly añade nuevos contactos automáticamente.

Los mensajes de correo electrónico se guardan vinculados, incluso si los mismos fueran gestionados mediante herramientas externas como Gmail, Outlook o el propio hosting de la agencia inmobiliaria.

Insightly utiliza analíticas avanzadas de correo electrónico para descubrir las asociaciones ocultas entre los contactos; facilitando la tarea de gestión y permitiendo conseguir mejores niveles de productividad inmobiliaria.

El sistema vincula los correos electrónicos mediante los datos de los campos De, Para y CC; asociando automáticamente los mensajes sin acceder a la información contenida en los mismos.

• Notas y comentarios en Insightly CRM.

Es posible que el agente inmobiliario desee apuntar alguna información u observación acerca de un cliente después de terminar una llamada telefónica, añadir una nota rápida para un proyecto en relación con un resultado específico o destacar un incidente.

Insightly permite añadir notas, comentarios u observaciones de forma simple, y casi cualquier tarea o evento de la inmobiliaria (oportunidades comerciales, proyectos, correos electrónicos, contactos, etc).

Al mismo tiempo, dicha funcionalidad puede ser utilizada por otros miembros de la inmobiliaria para entrar al CRM inmobiliario y añadir comentarios a las notas registradas, y también adjuntar archivos relevantes que puedan estar vinculados.

El sistema de permisos de acceso es muy sencillo de configurar, aunque muy efectivo, y permite establecer los derechos de acceso de cada agente inmobiliario o miembro de la organización.

• Campos y filtros personalizados.

Los filtros personalizados permiten filtrar la información en el CRM inmobiliario por diferentes criterios. Se pueden combinar varios criterios y asociarlos en un solo filtro, guardar los filtros para facilitar su posterior recuperación, e incluso compartir los filtros establecidos con otros usuarios.

Los campos personalizados capturan la información que se desea almacenar en el CRM de forma automática y, simultáneamente, se puede configurar para dejar de lado aquella información que no encaja en uno de los campos existentes.

La inmobiliaria puede establecer qué tipo de información es necesaria de ser guardada en su base de datos y cuáles datos son irrelevantes, para que el CRM lo gestione de forma automática.

• Intercambio de archivos.

Insightly tiene una gran capacidad para el intercambio de archivos incorporados, y permite mantener los documentos importantes y la información adjunta asociada a la tarea o evento que se vincula.

• Información de contactos.
• Contenidos del blog inmobiliario.
• Vídeos inmobiliarios.
• Fotografías de propiedades en venta.
• Datos de las captaciones realizadas.
• Imágenes de viviendas en alquiler.
• Recursos Humanos, formación, cursos, gamificación, etc.
• Documentos legales (contratos de alquiler, captaciones, etc).

Para vincular cualquier documento solo hay que arrastrar y soltar el archivo desde el escritorio del ordenador a Insightly; y de forma automática se adjunta y/o se puede compartir con otros usuarios.

La vinculación del CRM inmobiliario con otros servicios como Dropbox o Google Drive facilita el intercambio de archivos y documentos en tiempo real, permitiendo también que los miembros de la inmobiliaria accedan a los mismos desde diferentes dispositivos y en cualquier momento.

• Asignar etiquetas con Insightly CRM.

Las etiquetas permiten organizar cualquier elemento registrado en el CRM de la inmobiliaria, y vincularlo a una palabra clave que tenga un sentido o una finalidad específica.

Las etiquetas pueden ser añadidas a los contactos, colaboradores, agentes inmobiliarios, captaciones, proyectos, correos electrónicos, ventas realizadas, propiedades, alquileres de viviendas, etc.

• Segmentar los tipos de propiedades y vincularlas según una ubicación geográfica.
• Asociar ciertas propiedades captadas a un agente inmobiliario en concreto.
• Vincular un cliente a una propiedad en venta o a una vivienda en alquiler.
• Notificar los nuevos contenidos del blog inmobiliario a los agentes filtrados por idiomas.
• Actualizar el precio de venta de una propiedad y enviarlo automáticamente a cualquier contacto.

Añadiendo la etiqueta apropiada para una salida instantánea de referencia, la información o el envío de un documento se actualiza de forma automática y en tiempo real.

Las combinaciones posibles de implementar o las asociaciones y vinculaciones que se pueden realizar son innumerables.

• Notificaciones y seguimiento.

Los usuarios del CRM inmobiliario pueden realizar el seguimiento de las tareas y de los eventos registrados en el sistema, introducidos por ellos o por otros miembros de la inmobiliaria.

La capacidad de seguir objetos en Insightly, como tareas o contactos, y recibir notificaciones por correo electrónico cuando se realizan cambios o actualizaciones a esos elementos, queda establecida mediante las reglas de acceso predefinidas por el administrador del CRM inmobiliario.

Predefinir reglas de acceso es muy importante para una inmobiliaria, tanto para el acceso a la información que se actualiza en el CRM como para el intercambio de datos que se produce en el sistema.

No todos los miembros de la inmobiliaria tienen por qué acceder a toda la información gestionada con el CRM inmobiliario; aunque, por ejemplo sí es muy importante que se notifique de eventuales cambios en los precios de las viviendas en venta a todos los agentes inmobiliarios.

Insightly permite la creación de relaciones jerárquicas mediante la implementación de permisos de acceso, y también ofrece la posibilidad de generar múltiples relaciones directas o indirectas entre cualquiera de sus usuarios y eventos gestionados.

• Formularios de contacto.

Insightly CRM cuenta con una característica que permite crear fácilmente un formulario HTML para la web inmobiliaria o el blog inmobiliario, el cual recogerá e indexará la información de los visitantes que eventualmente pueden resultar ser clientes potenciales.

Una inmobiliaria en España puede conseguir clientes potenciales a partir de diferentes fuentes, incluyendo su página web o su blog inmobiliario.

Primero se deben seleccionar los campos que se desean capturar con el CRM, y crear el código HTML para colocarlo en la plantilla de la web inmobiliaria o del blog inmobiliario.

Una vez colocado el código HTML en el sitio web de la inmobiliaria, y si un usuario envía su información, el CRM creará un nuevo contacto de forma automática con los datos introducidos y le asignará la etiqueta “Web Contacto”.

Si la inmobiliaria lo desea, también puede hacer que el CRM envíe notificaciones de correo electrónico, y también limitar la visibilidad de los nuevos contactos para los usuarios seleccionados.

Es una funcionalidad que permite hacer más eficiente el proceso de gestión de clientes potenciales.

Cuando se obtiene información acerca de alguien que pudiera estar interesado en sus propiedades en venta o en sus viviendas en alquiler, pero aún no se han verificado su interés o intención, la inmobiliaria puede utilizar dicha función.

La misma permite segmentar de forma automática a los usuarios que visitan los sitios en internet de la inmobiliaria, entre visitantes y/o potenciales clientes, generándose así más oportunidades de venta.

Con Insightly también se pueden utilizar los contactos para crear listas de correos electrónicos para grupos de clientes de la inmobiliaria, y luego ser enviados mediante MailChimp.

Se pueden importar fácilmente los contactos al CRM desde MailChimp, y también exportarlos desde Insightly a cualquiera de las listas de MailChimp.

Las funcionalidades básicas de Insightly para ser utilizado como CRM inmobiliario son muy efectivas, y aunque la versión gratuita presenta algunas limitaciones funcionales respecto de las versiones de pago, no deja de ser una buena opción a tener en cuenta. 

En definitiva, Insightly CRM es una buena alternativa para las inmobiliarias que necesitan acceder a un programa de gestión interna con características avanzadas de forma gratuita.