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Herramientas de gestión online.

Las herramientas de gestión online son muy importante para las inmobiliarias, porque permiten aumentar el nivel de productividad y potencian el crecimiento comercial de la empresa.

Las herramientas de gestión online suelen ser muy intuitivas y sencillas de utilizar, y facilitan gestionar una gran cantidad de elementos vinculados a la inmobiliaria en tiempo real.

Las herramientas online para la gestión de proyectos tienen por finalidad el aumento de la productividad, y mejoran la gestión de los recursos y el capital humano de la inmobiliaria.

Es importante tener en cuenta que cualquier herramienta que permite aumentar la productividad de la inmobiliaria como organización, repercutirá favorablemente en los niveles comerciales de la empresa.

La gestión de proyectos online para la inmobiliaria es una forma de que todos los miembros del equipo inmobiliario puedan estar vinculados de forma efectiva.

El correo electrónico es una herramienta muy utilizada en el sector inmobiliario, aunque es bastante deficiente a nivel funcional, sobre todo si la inmobiliaria pretende el intercambio de información o la gestión de tareas en tiempo real.

Las limitaciones del correo electrónico como forma de comunicación a nivel organizacional son muy grandes, y sobre todo si lo comparamos con las herramientas de gestión online, las cuales permiten realizar otro tipo de tareas.

  • Asignar y supervisar tareas.
  • Editar documentos online.
  • Gestionar una base de datos.
  • Organizar reuniones y confirmar asistencia.
  • Valorar el esfuerzo individual.
  • Generar reportes de actividades.
  • Gestión del tiempo más efectiva.

El correo electrónico para una inmobiliaria sirve para lo que sirve, es decir, no significa que el mismo no sea una herramienta de utilidad, el punto en cuestión es entender que una herramienta de gestión online es un elemento muy superior en funcionalidades.

Al mismo tiempo, la gran mayoría de las herramientas online permiten gestionar las cuentas de correo electrónico de la empresa.

Para la inmobiliaria el poder gestionar proyectos vía online es algo de gran utilidad, que permite aumentar el nivel de productividad casi de forma natural una vez implementada cualquiera de dichas herramientas.

Características de las herramientas de gestión online.

Algunas herramientas de gestión de proyectos online son gratuitas, y no por ello dejan de ser muy efectivas, aunque evidentemente aquellas herramientas que ofrecen servicios de pago permiten a la inmobiliaria acceder a una serie de utilidades extras de gran valor.

En cualquier caso, los diferentes planes que ofrece cada herramienta de gestión online conviene analizarlos, para así detectar cuáles de sus funcionalidades realmente son de utilidad.

El factor principal que determina el precio de los servicios de pago de las herramientas de gestión online es el número de personas que pueden acceder a la plataforma, y eso para las pequeñas o medianas empresas del sector es algo positivo, porque les permitirá acceder a un sistema de calidad a un precio conveniente.

Para una inmobiliaria que nunca implementó un sistema de gestión de online, es importante realizar una primera toma de contacto con el sistema a través de un servicio gratuito, o cuando menos utilizar en primer lugar un demo de la herramienta online.

Las herramientas de gestión online  tienen una serie de características comunes, y al mismo tiempo funcionalidades que le otorgan su particularidad a cada una.

  • Número de usuarios activos en la plataforma.
  • Capacidad de almacenamiento en disco.
  • Cuentas de correo electrónico.
  • CRM inmobiliario.
  • Gestión de documentos online.
  • Blog corporativo privado.
  • Foros de discusión privados.
  • Sistemas de seguridad con cifrado.

Utilidad de las herramientas de gestión online.

Para las inmobiliarias la utilización de herramientas de gestión online es determinante, sobre todo si pretenden aumentar significativamente su nivel de productividad a mediano y largo plazo.

  • Sistema intuitivo de trabajo con una interfaz amigable.
  • Centrar los proyectos de la inmobiliaria en un solo lugar.
  • Acceso a los usuarios a través de diferentes vías (ordenadores, dispositivos móviles, etc).
  • Intercambio de ideas y datos en tiempo real.
  • Realizar un seguimiento preciso del trabajo realizado.
  • Marcar puntos de acción para los miembros del equipo.
  • Gestionar reuniones y coordinar horarios entre los usuarios.
  • Asignar tareas individuales y supervisarlas.
  • Gestión del tiempo de cada agente inmobiliario.
  • Creación de tickets con tiempo estimado previamente marcado.
  • Revisar, modificar o actualizar documentos en línea.
  • Estructurar informes de rendimiento y productividad.
  • Edición de documentos en diferentes formatos.
  • Marcar objetivos específicos en plazos determinados.
  • Conexiones cifradas y certificados SSL para mayor nivel de seguridad.
  • Crear foros de discusión internos de la inmobiliaria.
  • Gestionar un blog empresarial privado con diferentes autores.
  • Copias de seguridad automáticas y manuales de la información.
  • Videoconferencias en modalidad individual o webinar.
  • Gestión de aplicaciones utilizadas y sitios web de la inmobiliaria.
  • Red social propia de la organización con acceso restringido.
  • Creación de encuestas internas y publicas (feedback interno y externo).
  • CRM inmobiliario incluido (no todas las herramientas lo ofrecen).
  • Gestión de cuentas de correo electrónico.
  • Supervisión remota de actividades individuales.
  • Espacio de almacenamiento en disco.
  • Acceso offline desde el correo electrónico.
  • Transparencia en todas las actividades realizadas por cada miembro.

Lo más importante de una herramienta de gestión de online para una inmobiliaria es que la misma sea efectiva, siempre atendiendo desde los intereses particulares de la organización y teniendo en cuenta las limitaciones organizacionales.

Antes de tomar la decisión de cuál herramienta de gestión online se ajusta mejor a las necesidades de la inmobiliaria, hay que analizar sus características  y funcionalidades.

Herramientas para la gestión online de la inmobiliaria.

Es muy importante al momento de tomar la decisión de cuál es la herramienta de gestión online más adecuada para la inmobiliaria valorar todas las opciones, y sobre todo de ser posible dedicar un tiempo prudencial para probar cada una de ellas.

Por tendencia todas las herramientas de gestión online permiten descargar una versión de prueba por tiempo limitado, y ello es muy importante porque la experiencia es la mejor vía de valoración.

La inmobiliaria deberá tener en cuenta sus propias limitaciones, las cuales vienen dadas por su número de agentes inmobiliarios y sus recursos económicos.

En el caso de una herramienta de gestión online, la inmobiliaria deberá valorar la misma como una inversión y no como un gasto.

También es muy importante reparar atentamente en cada una de las características técnicas y funcionales que ofrece cada una de las herramientas online, y si los responsables de la inmobiliaria desconocen dichos aspectos deberán recurrir a la ayuda externa de un profesional cualificado.

No es conveniente que la inmobiliaria contrate un servicio que desconoce, y en definitiva la mejor herramienta de gestión será aquella que se ajuste mejor a sus necesidades organizacionales y empresariales.

Central Desktop

Central Desktop es una herramienta de gestión online claramente orientada al trabajo en tiempo real; permitiendo realizar videoconferencias, intercambio de documentos y edición online, como así también utilizar un servicio corporativo interno de mensajería instantánea.

La versión de prueba de Central Desktop es por quince días, y para poder utilizar dicha versión de la herramienta de gestión online se deben facilitar muchos datos, lo cual hace que la decisión de utilizar su demo se vea cuando menos cuestionada.

Características de Central Desktop.
  • Planes: Professional, Enterprise y Agencies.
  • Sistema integrado con CRM.
  • Planificación de proyectos.
  • Gestión de tareas.
  • Control de procesos comerciales.
  • Actualización automática de tareas.
  • Hasta 10 colaboradores externos.
  • Desde 5 proyectos online.
  • Informes personalizados y Diagrama de Gantt.
  • Calendario personalizado.
  • Intefaz de usuario muy profesional.
  • Cursos de entrenamiento online.
  • Soporte: email / chat / telefónico.
  • Idioma: inglés.
  • Demo de prueba gratuito.

ActiveCollab

ActiveCollab es una herramienta de gestión online con una interfaz muy limpia y funcional, y ofrece la posibilidad de agregar funcionalidades y usuarios de acuerdo a las necesidades de la inmobiliaria.

Características de ActiveCollab.
  • Gestión de clientes y proyectos ilimitados.
  • Subdominio personalizado.
  • Sistema de seguridad SSL.
  • Marcas de tiempo para tareas.
  • Administración de proyectos con plantillas.
  • App para ordenadores y dispositivos móviles.
  • Integración de correo electrónico.
  • Reportes avanzados de proyectos y tareas.
  • Adjuntar y gestionar documentos (planos, contratos, etc).
  • Gestión off-line de cuentas vía email.
  • Copias de seguridad diarias.
  • Soporte: telefónico / email.
  • Integración con aplicaciones de terceros.
  • Idiomas: inglés y francés.
  • Plan básico con pago por usuarios.
  • 2 semanas de prueba gratuita.

Assembla

Assembla ofrece diferentes tipos de planes y servicios, y la herramienta de gestión online puede utilizarse desde su hosting o desde los propios servidores de la inmobiliaria.

Las características de la herramienta son avanzadas, y ofrece niveles de seguridad muy elevados. No obstante, presenta ciertas limitaciones en el número de usuarios y en la capacidad de almacenamiento ofrecida de acuerdo a cada plan.

Características de Assembla.
  • Planes: Starter, Cloud y Self-Hosted.
  • Gestión de tareas y proyectos en tiempo real.
  • Actualización automática de conversaciones.
  • Sistema de preguntas y respuestas vinculadas.
  • Calendario integrado.
  • Aplicación móvil y de escritorio.
  • Control de tareas por roles.
  • Envío de invitaciones a usuarios.
  • Notificaciones multiplataforma.
  • Reportes automáticos.
  • Integración con Slack, Jenkins y Zapier.
  • 2 factores de autentificación de acceso.
  • Copias de seguridad automáticas.
  • Soporte: telefónico / email / 24hs.
  • Hosting incluido o propio.
  • 14 días de prueba gratis en hosting de Assembla.
  • 30 días de prueba gratis en alojamiento de la inmobiliaria.

Producteev

Producteev es una herramienta de gestión online enfocada en el aumento de la productividad de los equipos de trabajo, funciona directamente vinculada con las tareas asignadas previamente y permite gestionarlas en tiempo real (vía correo electrónico, ordenador o smartphone).

Cada líder de equipo o jefe de proyecto puede crear un espacio virtual específico, para así gestionarlo de forma independiente; asignando tareas particulares, marcando plazos, generando informes de actividad y productividad.

Producteev permite gestionar su herramienta desde cualquier ordenador, tanto Windows como Mac, y descargar complementos para iPhone, Android, iPad, Android y Outlook.

Características de Producteev.
  • Gestionar un número ilimitado de usuarios, proyectos y tareas.
  • Marcado de puntos de acción.
  • Interfaz personalizada y logotipo de la inmobiliaria.
  • Realizar actualizaciones de estado en tiempo real.
  • Asignar tareas y supervisarlas con marcas de seguimiento.
  • Marcar plazos y vencimientos con recordatorios automáticos.
  • Filtrar proyectos y tareas asignadas por nivel de prioridad.
  • Vincular documentos y gestionarlos desde DropBox.
  • Generar y exportar informes (de proyectos, tareas y productividad).
  • Sincronización con dispositivos móviles.
  • Integración con Outlook.
  • Espacio virtual dedicado por rol (manager, RR.HH, etc).
  • Prestaciones técnicas y funcionales avanzadas.
  • Recursos ofrecidos: infografías, libros, artículos, casos de estudio, vídeos, etc.

Confluence

Confluence es una herramienta de gestión online que facilita la organización del trabajo, permitiendo al mismo tiempo el intercambio de archivos y documentos en línea de forma sencilla.

A través de Confluence la inmobiliaria puede gestionar diferentes equipos de trabajo de forma independiente, asignar tareas específicas, gestionar reportes de productividad individual y crear temas de debate vía Discuss.

Una característica destacada de Confluence como herramienta de gestión online es su interfaz de usuario, la cual se asemeja a un híbrido entre red social y plataforma tradicional de gestión.

Cuenta con un editor muy completo y potente, el cual realmente llama la atención por sus funcionalidades las cuales son muy profesionales, y también con un sistema de gestión de base de datos muy efectivo.

Características de Confluence.
  • Planes por usuarios: 10 /100 /150 + adicionales.
  • Editor profesional de interfaz y plantillas.
  • Asignación de tareas y control de proyectos.
  • Intercambio de archivos online.
  • Página profesional para cada agente, captador o miembro.
  • Gestión de base de datos muy efectiva.
  • Feedback en contexto.
  • SIstema de preguntas vinculadas.
  • Calendario de tareas online.
  • Actualizaciones de estado automáticas.
  • Compatible para integrar cientos de aplicaciones de terceros.
  • Idiomas: inglés, español, alemán, francés y chino.

Existen diversas de herramientas de gestión online para una inmobiliaria, todas con sus características particulares y funcionalidades específicas.

No obstante, para sacar el máximo partido de una herramienta, la inmobiliaria debe analizar cada una de acuerdo sus necesidades y limitaciones.

Las herramientas de gestión online analizadas en el contenido han sido seleccionadas por sus prestaciones técnicas y funcionales, y en base a las posibilidades que ofrecen para aumentar el nivel de productividad.

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