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El email para la inmobiliaria es una herramienta de gran utilidad; como tal, bien implementada la misma y explotada en todo su potencial puede dar resultados en extremo positivos.
La utilización del email como forma de comunicación con los clientes de la inmobiliaria es algo de uso diario; al mismo tiempo, dicha forma de comunicación en muchos casos se convierte en la primera toma de contacto con los potenciales clientes.
Lo anterior determina la importancia de la correcta utilización del correo electrónico como herramienta para la inmobiliaria, y se deben tener en cuenta diversos factores al momento de escribir un email inmobiliario.
Los factores básicos antes de escribir o responder un email inmobiliario son los siguientes:
- Si es la primera toma de contacto de un potencial cliente con la inmobiliaria, nos convertimos en la voz de la empresa a través de la palabra escrita.
- Si el email es con un cliente de la inmobiliaria, debemos valorar el estado actual vinculante al momento de escribir el email. Las palabras incorrectas pueden literalmente arruinar una operación inmobiliaria.
- La celeridad en la respuesta de email es muy importante, y no sería el primer caso que como consecuencia de un email enviado a destiempo se termina por perder un cliente.
Características del email inmobiliario.
- Prontitud.
- Claridad.
- Eficacia.
Para lograr ajustarnos a dichas características descritas anteriormente, se necesita de proactividad, experiencia y formación. La proactividad permitirá ser efectivos, la experiencia ser asertivos y la formación ser rápidos.
¿Formación para escribir un email? Sí, comenzando por ser competentes en el uso del lenguaje y pasando por ser hábiles en las técnicas de mecanografía; ésto último es algo que frecuentemente se detecta como una carencia no solo en el sector inmobiliario.
Personas que escriben en un teclado con solo dos dedos o con sus ojos clavados en éste, independientemente de su formación académica, no son precisamente productivos.
Recordemos que los cursos de mecanografía se pueden descargar de internet y son gratuitos; solo basta dedicarles unos minutos al día para obtener resultados positivos tangibles, los cuales se traducirán en una mayor eficacia y productividad para la inmobiliaria.
Modelo y estructura del email de la inmobiliaria.
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El destinatario del email.
El email inmobiliario siempre es a nivel profesional. Tanto sea con un cliente, un colaborador, un agente inmobiliario o una agencia inmobiliaria siempre se debe mantener la profesionalidad en todos los aspectos relacionados al envío de dicho email.
Lo anterior determina uno de los principales rasgos del email inmobiliario, la formalidad. La utilización de un lenguaje coloquial se condicionará al grado de confianza que tengamos con nuestro destinatario, aunque es recomendable mantener siempre un modelo estándar de comunicación vía email por parte de la inmobiliaria.
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Pensar antes escribir.
En toda circunstancia ante el envío de un email debemos primero estructurarlo mentalmente; ello significa atender desde las necesidades específicas del por qué estamos escribiendo dicho email, cuál será su cometido y prever sus consecuencias.
Procede centrarse en lo que se pretende comunicar y la forma en que se hará, para lograr así un mayor grado de eficacia y asertividad con el mismo.
Al por qué y al cómo escribiremos el email de la inmobiliaria, debemos sumar otras dos cuestiones para obtener mejores resultados, qué es en específicamente lo que pretendemos y para qué lo escribimos.
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La netiqueta siempre presente.
Desde los comienzos de internet hay ciertas reglas de estilo bien definidas para aplicar a la comunicación escrita, lo que se define como netiqueta.
La netiqueta en internet surge como una necesidad de mantener un cierto grado de respeto y urbanidad en la comunicación escrita, tanto sea en los foros, los comentarios en otros blogs o incluso al momento de escribir un email.
Si bien es cierto que con los años la netiqueta parece comenzar a caer en desuso por parte de muchos usuarios de internet, ello no implica en modo alguno que el contemplar sus reglas resulte perjudicial a nuestros intereses.
Insisto, el email que se envía desde la inmobiliaria es de carácter profesional, y se deben tener presente características particulares bien definidas respecto del mismo.
Dentro de la netiqueta, la utilización de caracteres en mayúsculas significan gritos y los emoticones, salvo si tenemos un alto grado de confianza con nuestro receptor, representan algo pueril.
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Estructura y diseño del email.
Aquí se debe reparar en las partes del email; desde el saludo al desarrollo del contenido central del mensaje, y finalizando con el saludo de despedida del mismo. Procede observar el cuerpo del mensaje que contiene el email en sus espacios, saltos de líneas y sangrías a utilizar.
Conviene que el mismo sea agradable visualmente, y no represente una ensalada de letras para nuestros ojos que termine por distorsionar la efectividad del email.
Una correcta inclusión de espacios, saltos de línea y signos para destacar parte del mensaje, servirán para dotar al mensaje de mayor claridad y facilitarán su lectura.
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Gramática y ortografía bien aplicada.
Es improcedente el escribir un email inmobiliario con faltas de ortografía o sin reparar en su estructura gramatical.
El receptor de un email de la inmobiliaria el cual contenga faltas de ortografía pensará, y estará en todo su derecho de hacerlo, que recibe un mensaje de una persona que puede ser cualquier cosa menos un profesional.
En consonancia, la gramática juega un papel muy importante al momento de escribir un email inmobiliario; los signos de puntuación, la utilización de frases completas y una revisión gramatical previa al envío del email es determinante.
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Los colores y las fuentes utilizados.
El tipo de letra y tamaño que se utilice para escribir un email inmobiliario es muy importante. Si bien algunos tipos de letras a utilizar pueden resultar de diseño atractivo, no así lo representan desde lo práctico o funcional.
Los dos tipos de letras más utilizados para escribir un email, que resultan del equilibrio entre diseño y funcionalidad, son la Arial y la Times New Roman.
Respecto del tamaño de la fuente se suele utilizar entre los 10 y 12 puntos; teniendo presente que nuestro receptor eventualmente podrá visualizar nuestro email desde un dispositivo móvil o tablet, y ello también termina siendo importante.
El color negro para las letras de nuestro email es él color a utilizar. Algunos, erróneamente por cierto, parten de la creencia que el color azul u otro similar otorgan cierto grado de seriedad a un email, cuando en realidad es muy poco efectivo utilizar un color que no sea el negro para el desarrollo del texto.
También es cierto que la utilización de determinados colores para encabezados, dividir partes del email o adjuntar enlaces, es un recurso de gran utilidad.
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Extensión del email de la inmobiliaria.
La extensión del email inmobiliario desde luego dependerá de diferentes factores; entre ellos los más destacados son la necesidad de transmitir información al receptor de forma precisa y, dependiendo si el email es parte de una comunicación entablada previamente, de las necesidades específicas de la inmobiliaria.
En cualquier caso, la extensión del email no debe excederse en la información, es decir, procede ser muy específicos en el mismo para no perder efectividad.
Por ejemplo, no es lo mismo el envío de un email bajo previa solicitud específica del receptor, que el envío de un email como parte de un proceso de gestión inmobiliaria establecido.
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Escribiendo un email en otros idiomas.
Hablar un idioma no significa ni mucho menos el tener plenas competencias respecto del mismo; dentro de ello, aparte de necesitarse un alto grado de comprensión del idioma en cuestión, es menester saber utilizar su gramática y dominar los estilos del idioma.
Insisto, no es lo mismo dominar un idioma con todo lo que ello implica, que solo hablarlo; y precisamente para dominar un idioma se debe escribirlo de forma correcta y comprenderlo en toda su dimensión de recursos lingüísticos.
Si se presenta un cliente extranjero y no se domina su idioma en plenas competencias lingüísticas, es mejor derivar la tarea de comunicación a un colega de la inmobiliaria que sí domine el idioma en cuestión.
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La firma de la inmobiliaria.
Inmediatamente al saludo como parte de la estructura del email, procede adjuntar una firma. Aquí conviene utilizar una firma modelo para todos los envíos de email de la inmobiliaria; algo así como una plantilla estándar.
La firma del email inmobiliario se divide en dos partes: la personal y la empresarial. Como firma personal, además del nombre y otros datos como el teléfono, conviene adjuntar a la misma una foto del agente inmobiliario o miembro de la inmobiliaria que remite el email.
La otra parte de la firma del email inmobiliario es la que consta de los datos de la empresa; en la cual, además de los datos legales, conviene adjuntar el logotipo de la inmobiliaria y reflejar la normativa legal vigente respecto de la Protección de Datos de Carácter Personal.
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Releer el email antes de enviar.
Antes de enviar un email inmobiliario siempre es menester releer lo que escribimos; es una fase que permite, además de encontrar posibles errores ortográficos o gramaticales cometidos, tomar conciencia si el mismo coincide entre lo que pretendemos comunicar y lo que estamos intentando lograr con dicho email.
Toda acción provoca una reacción y el email en sí mismo es una acción, la cual provocará una determinada reacción en el cliente de la inmobiliaria y, al mismo tiempo, ello derivará en consecuencias específicas.
El email para una agencia inmobiliaria es una herramienta de gran utilidad, la cual se debe utilizar en consecuencia y no subestimar en modo alguno.
