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Un CRM (Customer Relationship Manager) es un software de gestión, por lo tanto, cuando hablamos de un CRM inmobiliario hacemos referencia directa a un programa de gestión para la inmobiliaria.
La función del CRM inmobiliario es facilitar la gestión de datos entrantes y salientes, como también supervisar los procesos de venta de la inmobiliaria. Desde la primera toma de contacto del cliente hasta el cierre de venta de la vivienda, incluso los gastos derivados de los servicios inmobiliarios prestados.
El seguimiento del proceso inmobiliario es la forma de poder mejorar aquellos elementos que no funcionan como deberían y, al mismo tiempo, facilita el potenciar aquellos que lo hacen correctamente.
Es una forma no solo de gestionar una inmobiliaria, también de hacerla crecer en todo su potencial, maximizar recursos y aumentar la productividad global de la misma.
Un CRM inmobiliario básicamente permite gestionar y supervisar las siguientes áreas de la agencia inmobiliaria.
Características generales de un CRM inmobiliario.
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Acceso online.
Probablemente ésta sea una de las principales características de un CRM inmobiliario, la posibilidad de gestionar la inmobiliaria vía online y desde cualquier dispositivo con acceso a internet.
Una funcionalidad de gran utilidad con todo lo que ello representa, desde la movilidad hasta la flexibilidad horaria que ofrece para su utilización.
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Listado de propiedades.
Estructurar un inventario de las propiedades con información detallada es fundamental, porque una inmobiliaria se alimenta precisamente de su cartera de viviendas.
Un CRM inmobiliario permite agregar viviendas de forma automática y clasificadas para luego, eventualmente, realizar correcciones manuales sobre datos específicos relacionados.
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Base de datos de clientes.
Sin clientes no hay ventas y sin ventas no hay inmobiliaria; aquí el punto en cuestión es muy simple y sencillo de entender. La gestión de la base de datos de los clientes de la inmobiliaria es determinante para su existencia.
Un CRM inmobiliario no solo sirve para crear una lista de clientes, también permite gestionarlos y supervisar todo el proceso de vinculación de éstos con la inmobiliaria.
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Gestión de viviendas.
Gestionar las viviendas de la inmobiliaria significa controlar todo lo relacionado a las mismas, desde los aspectos legales relacionados con los propietarios, hasta las visitas que se realizan a las mismas con los potenciales clientes compradores.
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Control de promoción y marketing.
Un CRM inmobiliario no necesariamente tiene que estar en connivencia con la web de la inmobiliaria para ser utilizado, aunque ello facilita en grado sumo la tarea de gestión.
Aquí procede tener en cuenta de forma especial, si fuera el caso de que la inmobiliaria tiene contratado un CRM y un sitio web en servicios diferentes, que los mismos estén cuando menos vinculados.
Dentro de las características que ofrece un CRM inmobiliario, no solo encontramos la posibilidad de subir viviendas a la página web de la inmobiliaria, también permite publicar propiedades en los portales inmobiliarios y utilizarlo integrado con MailChimp.
Cómo utilizar un CRM inmobiliario.
Nos centraremos en la utilización del CRM inmobiliario para supervisar el flujo de clientes compradores, y desde los reportes automáticos que se crean para su posterior valoración:
- Primera toma de contacto del cliente (llamada telefónica, email, visita presencial).
- Cómo llegó a conocer la inmobiliaria el cliente (web de la inmobiliaria, portal inmobiliario, redes sociales, blog inmobiliario, anuncios clasificados u otros medios de difusión que utilice la agencia inmobiliaria).
- Segmento específico. Si el cliente entra en contacto con la inmobiliaria por una propiedad específica, un tipo de vivienda en concreto (apartamento, adosado, chalet, etc.) o por una franja de precio.
- Crear una marca de seguimiento del cliente en cuestión para supervisar todo el proceso y poder controlar en qué fase del mismo se encuentra.
Los beneficios de interpretar los reportes generados por un CRM inmobiliario son muchos, aunque desde lo básico permite el análisis de ciertos aspectos relevantes:
- Nacionalidad y poder adquisitivo de los clientes de la inmobiliaria.
- Cuáles son los tipos de propiedades que tienen más demanda en la inmobiliaria.
- Franja de precios más solicitadas por parte de los potenciales clientes.
- Cuál es la vía de difusión inmobiliaria más efectiva.
- Cómo gestiona cada agente inmobiliario a sus clientes.
El poder realizar un seguimiento específico y centrado en cada cliente o propiedad, facilita la tarea en grado sumo, permitiendo al mismo tiempo maximizar recursos y lograr un grado de efectividad mucho más elevado.
Por otro lado, un CRM inmobiliario permite la posibilidad de ofrecer un mejor servicio al cliente, incluso podemos hablar de una atención más completa y personalizada. Rasgos éstos últimos que distinguen a una agencia inmobiliaria como Costa Invest.
El CRM y las viviendas captadas.
En lo relacionado con las viviendas captadas por la inmobiliaria, un CRM inmobiliario también se convierte en una herramienta de gran utilidad, permitiendo no solo crear una base de datos de la vivienda y su propietario.
La gran ventaja de un CRM inmobiliario, es que genera reportes claros y fidedignos de cómo evoluciona la gestión de una vivienda en venta; permitiendo acceder a datos muy importantes para analizar y a los cuales de otra forma sería complicado llegar:
- Cuántos potenciales clientes se han interesado por la vivienda.
- Quiénes han sido los agentes que visitaron la propiedad.
- Por qué los potenciales clientes no compraron dicha vivienda.
- Cuáles fueron sus opiniones al respecto (feedback).
Esta información gestionada por el CRM inmobiliario, facilita la negociación del precio con el propietario, muy útil para que éste valore la posibilidad de bajar el precio de venta de la misma.
Como también dicha información es una excelente herramienta para demostrar al propietario todo lo que la agencia inmobiliaria hace por lograr la venta de su propiedad.
Sin dejar de lado que se transforma en un reporte de actividades del equipo de agentes de la inmobiliaria, en extremo útil par valorar su eficiencia y lograr detectar aquellos factores que deben ser mejorados en pro de la excelencia.
El CRM y la productividad del equipo inmobiliario.
Al estar el CRM inmobiliario vinculado a la base de datos de clientes de la inmobiliaria, permite centralizar la tarea de gestión y al mismo tiempo compartir información de forma sencilla con los agentes de la inmobiliaria.
Lo anterior se traduce en un importante ahorro de tiempo, y todos sabemos la importancia que tiene una buena gestión del tiempo en el sector inmobiliario.
La utilización de un CRM inmobiliario en relación a los agentes de la inmobiliaria permite:
- Estructurar la agenda de tareas diarias individuales.
- Asignación de funciones y tareas de forma precisa.
- Supervisar quién lleva la gestión de una venta.
- Detectar rápidamente qué tarea realiza cada miembro del equipo.
- Analizar objetivos marcados y su evolución.
- Obtener datos fiables para realizar correcciones y mejorar el rendimiento.
Los reportes de productividad del equipo de la inmobiliaria a través del CRM inmobiliario, son una herramienta de valoración diversa; lo que deriva en su correcta interpretación como una forma de aumentar la productividad individual, para así lograr aumentar el rendimiento global de la inmobiliaria.
La creación de reportes en tiempo real es uno de los factores más importantes que debe ofrecer un buen CRM inmobiliario. Poder tener una visión exacta y actualizada de la información de la inmobiliaria es crucial para una buena gestión de la misma.
Las ventajas que ofrece un CRM para la gestión del equipo de agentes de la inmobiliaria es fundamental para aumentar la productividad global. Particularmente, es casi imprescindible cuando nos referimos a números elevados de agentes trabajando en la inmobiliaria.
Un CRM inmobiliario permite no solo realizar un seguimiento de actividades de venta, también ofrece la posibilidad de supervisar atendiendo desde los números obtenidos por cada agente.
- Visitas a propiedades con clientes.
- Contactos realizados (videoconferencias / llamadas / emails).
- Volumen de ganancias individuales obtenidas.
- Gestión del tiempo.
Al obtener una información tan precisa y detallada, ello ofrece la posibilidad de optimizar los procesos y evaluar el desempeño individual de los agentes de la inmobiliaria, como también maximizar recursos y realizar modificaciones más efectivas.
Al mismo tiempo, un CRM inmobiliario bien implementado por parte de la inmobiliaria permite obtener respuestas más precisas.
- ¿Por qué no se cerró una venta?
- ¿En qué parte del proceso de la gestión inmobiliaria se cometió un error?
- ¿Fueron factores ajenos a la inmobiliaria los que intervinieron?
- ¿Cómo se puede mejorar y lograr una mayor efectividad en las ventas?
- ¿La atención al cliente comprador es la adecuada?
- ¿Cómo se relaciona la inmobiliaria con los propietarios?
Variables a tener en cuenta de un CRM.
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Precio.
Por tendencia hay dos grandes opciones al momento de adquirir un CRM inmobiliario: en un solo pago o a través de mensualidades.
La segunda opción es la más efectiva, porque un CRM inmobiliario requiere de mantenimiento técnico y las empresas que los comercializan al mismo tiempo ofrecen otros productos relacionados para la inmobiliaria.
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Flexibilidad.
Un CRM inmobiliario debe ser flexible, probablemente es la principal característica que se debe valorar por parte de la inmobiliaria al momento de adquirir uno.
También se suele describir dicha característica con el término “CRM abierto”.
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El usuario del CRM.
Como con cualquier otro tipo de software de gestión empresarial, el usuario es el factor diferencial.
Por más que una inmobiliaria cuente con el mejor CRM, deberá su utilización quedar en manos de una persona versada en tales menesteres para sacar el mejor provecho posible del mismo.
La persona que comienza a utilizar el CRM de la inmobiliaria, deberá estudiar las funcionalidades de éste, y a través de la experiencia derivada de su utilización aprender a exprimir todo su potencial.
Si bien es cierto que la inmobiliaria deberá adquirir un CRM inmobiliario que se ajuste a sus necesidades funcionales y operativas, también procede el ir más allá y utilizarlo con imaginación.
