Bitrix24 CRM.

Customer Relationship Management

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Como CRM inmobiliario Bitrix24 puede ser fácilmente implementado, y ofrece funcionalidades muy efectivas, las cuales se orientan a lograr un mayor nivel de planificación y por ende tendiendo a conseguir mejores niveles de productividad.

Ante todo, en dicha plataforma de gestión prima la interacción efectiva entre las diferentes áreas de la inmobiliaria, las cuales se vinculan fuertemente gracias al grado deintegración con el que cuentan.

Todos los elementos y funcionalidades del CRM de un modo u otro se vinculan; desde la asignación de tareas hasta los potenciales clientes compradores de la inmobiliaria, lo que permite alcanzar niveles de efectividad muy elevados.

La versión gratuita de Bitrix24, para ser utilizada como CRM inmobiliario, se limita a doce usuarios, algo realmente muy interesante para las pequeñas y medianas agencias inmobiliarias.

Por otro lado, dicha versión se ofrece con muy pocas limitaciones a nivel funcional; algo realmente significativo, porque para una inmobiliaria que cuente con pocos miembros en su equipo, se convierte en una excelente opción a valorar.

Las versiones de pago de la plataforma de gestión para la agencia inmobiliaria, ofrecen algunas características muy interesantes, sobre todo para la gestión de grandes volúmenes de información.

Características de Bitrix24 CRM.

Customer Relationship Management

Gestión interna con Bitrix24 CRM.

La plataforma ofrece herramientas para crear informes de todo tipo y de forma muy sencilla; también se pueden importar y exportar contactos, crear gráficos de análisis, y segmentar a los potenciales clientes compradores de la inmobiliaria de forma muy precisa.

Los nuevos contactos, que pueden ser potenciales clientes compradores o colaboradores de la inmobiliaria, se pueden asignar de forma equitativa entre cada miembro del equipo inmobiliario.

Incluso el CRM permite analizar las campañas de marketing digital inmobiliario, y otorgar permisos de acceso bajo diferentes parámetros previamente establecidos por el administrador.

La interfaz del CRM inmobiliario, tanto para los usuarios como para el administrador del mismo, es muy intuitiva y ciertamente agradable. Su diseño es muy amigable, y ello favorece aumentar el grado de confort al momento de utilizarlo.

Todas las actividades de la agencia inmobiliaria pueden ser claramente aisladas para su valoración; incluso el sistema permite supervisar el flujo de actividades del propio CRM inmobiliario de forma exclusiva, facilitando la tarea de detectar eventuales incidencias funcionales.

La plataforma de gestión concentra todas las tareas yactividades de la inmobiliaria en un solo punto, facilitando la supervisión y el acceso al cualquier elemento del CRM inmobiliario.

Informes de ventas.

La creación de informes mediante gráficos termina siendo un recurso muy efectivo, porque permite visualizar de forma simple un proceso o proyecto de la agencia inmobiliaria.

La gestión inmobiliaria es un proceso muy complejo, y mediante gráficos el CRM refleja en qué fase se encuentra la venta de una propiedad; permitiendo agregar de forma manual cualquier incidencia ocurrida y también diferenciar por colores cada etapa.

Facturación.

El CRM de Bitrix24 permite a la inmobiliaria crear sus facturas de forma personalizada y al instante. Un elemento funcional muy práctico y que permite una mejor gestión del tiempo, como también minimiza la posibilidad de cometer eventuales errores.

Los datos del cliente de la empresa se insertan de forma automática en la factura generada; simplemente basta con seleccionar el contacto o la empresa en cuestión y el sistema agrega automáticamente la información vinculada.

Los productos y servicios que se incluyen en la factura de la inmobiliaria pueden ser seleccionados a partir de los elementos existentes, los cuales pueden haberse generado previamente y haber sido vinculados de forma automática.

La factura de la agencia inmobiliaria se puede enviar directamente desde el CRM al correo electrónico del cliente, guardar la misma en formato PDF e imprimirla, incluso desde el mismo navegador web utilizado.

CRM en dispositivos móviles.

Poder utilizar un CRM inmobiliario desde cualquier dispositivo tecnológico es algo imperativo, y Bitrix24 se puede utilizar en todos los dispositivos del mercado.

El grado de conectividad que ofrece la plataforma de gestión inmobiliaria es muy elevado; cualquier miembro del equipo inmobiliario puede acceder a la información en tiempo real, desde smartphones, tablets o desde un ordenador de sobremesa.

La aplicación para utilizar el CRM inmobiliario, en smartphones y tablets, se pude descargar desde el Apple Store y desde Google Play Market.

Envío de correos electrónicos.

La plataforma permite enviar y recibir correos electrónicos de forma muy efectiva. Se pueden generar listas de contactos bajo diferentes variables y asignarles un segmento especifico; permitiendo al mismo tiempo adjuntar al email de la inmobiliaria cualquier tipo de archivo (documentos, facturas electrónicas, imágenes de propiedades en venta, etc).

El sistema permite la utilización de plantillas para el envió de correos electrónicos, las cuales pueden ser personalizadas con el logotipo y los colores corporativos de la agencia inmobiliaria.

Si la inmobiliaria asocia una dirección de correo electrónico especifica al CRM inmobiliario, la misma se utiliza por defecto como dirección de respuesta, y las respuestas a los mensajes se guardan de forma automática dentro del sistema.

Las respuestas a los mensajes enviados mediante el sistema se adjuntan al objeto asociado dentro del CRM; es decir, se vinculan al punto de salida previamente establecido del mensaje original.

Por ejemplo: contactos, colaboradores, clientes compradores, atención al cliente, alquileres, servicios tercerizados, miembros del equipo inmobiliario, etc.

Contacto con los clientes.

El sistema permite realizar llamadas a los clientes de la agencia inmobiliaria desde el propio CRM, siendo bastante flexible en los servicios disponibles para utilizar la telefonía IP.

La plataforma de gestión viene preconfigurada para ser utilizada VoxImplant, aunque también se pueden vincular servicios de telefonía IP como Skype, Lync y otros.

Las llamadas mediante VoxImplant tienen un coste sensiblemente más bajo que otros servicios similares, porque Bitrix24 evidentemente debe tener algún tipo de convenio comercial.

No obstante, cualquier otra aplicación de telefonía IP que utilice la agencia inmobiliaria podrá ser vinculada al CRM, y utilizada desde el escritorio del terminal en el cual se realice la llamada o a través del navegador web por defecto.

Una característica muy interesante del sistema es que permite grabar las llamadas realizadas desde el CRM.

Lo anterior ofrece varias opciones interesantes para aumentar el nivel de productividad de la inmobiliaria; porque las llamadas se pueden supervisar y analizar en su contenido, para lograr así aumentar la eficiencia en dicho tipo de comunicación.

Permisos de acceso del CRM.

Bitrix24 ofrece la posibilidad de establecer diferentes niveles de acceso a la plataforma, como también asignar roles específicos para cada miembro de la agencia inmobiliaria.

La asignación de permisos de acceso para cada elemento del CRM es muy flexible, y se pueden dividir por ejemplo entre los responsables de la inmobiliaria, el líder organizacional, el manager de la oficina y los miembros del equipo inmobiliario.

Lo anterior es solo un ejemplo de asignaciones en los permisos de acceso al CRM, y evidentemente dependerá de la estructura organizacional implementada por cada agencia inmobiliaria su utilización.

No obstante, el grado de asignaciones de roles es tan elevado que incluso se pueden crear los mismos de acuerdo a las necesidades específicas de cada inmobiliaria.

Por ejemplo, se pueden asignar roles y permisos de acceso al CRM bajo las siguientes variables: gerente de ventas, manager, administrador del CRM, agente inmobiliario, propietario de la agencia inmobiliaria, colaborador, captador de propiedades, gestor de alquileres, y así un largo etcétera.

Es importante destacar que tanto los roles asignados como los permisos de acceso otorgados, no necesariamente tienen que estar vinculados por jerarquías, porque las variables vinculantes también pueden ser creadas libremente.

Procesos de venta.

El CRM incluye una funcionalidad de gran utilidad para la inmobiliaria, permite supervisar y gestionar de forma muy precisa todo el proceso de venta de una propiedad; incluso desde la captación de la vivienda.

El proceso de gestión en la venta de una propiedad puede incluir una, varias o todas las acciones posibles de cada elemento del CRM. A cada proceso de venta de una propiedad, se pueden vincular los elementos y funcionalidades de supervisión que se consideren oportunos o necesarios.

Todo lo anterior, se estructura mediante una representación gráfica de excelente calidad, que permite la visualización global de todo el proceso de venta de una propiedad.

Ejemplos de contenidos vinculados al gráfico, en estructura de árbol, para analizar el proceso de venta de una propiedad de la agencia inmobiliaria:

  • Datos del propietario de la vivienda en venta.
  • Agente que realizó la captación de la propiedad.
  • Número de visitas a la propiedad con potenciales clientes compradores.
  • Estado del proceso general y fases especificas determinadas.
  • Nombres de los agentes implicados en cada etapa de la gestión.
  • Observaciones adjuntas y valoraciones vinculantes.
  • Asignaciones de tareas relacionadas a cualquiera de las fases.
  • Documentos gestionados vinculados a la venta de la propiedad.
  • Gestión notarial y cierre de venta de la propiedad, incluida la post venta.

El ejemplo anterior debe considerarse solo un modelo orientativo, porque las posibilidades y la flexibilidad del CRM son realmente muy amplias.

Al mismo tiempo, cualquier campo generado y elemento vinculado a cada parte del proceso, puede ser modificado y adaptado de acuerdo a las necesidades o las circunstancias especificas.

Con un grado de supervisión de tales características aplicado al proceso de venta de una propiedad, desde luego se pueden conseguir resultados excelentes, porque nada escapa a la posibilidad de ser analizado por parte de la inmobiliaria.

Bitrix24 puede ser implementado de forma muy sencilla como CRM inmobiliario, permitiendo a la agencia inmobiliaria alcanzar niveles de eficiencia y productividad muy elevados.

Intranet social con Bitrix24 CRM.

crm

Una intranet social para la agencia inmobiliaria es una respuesta a una necesidad organizacional. Las redes sociales en internet, deben su popularidad principalmente a dos factores estrechamente vinculados: su facilidad de uso y la eficacia en el intercambio de la información.

Bitrix24 ofrece a la agencia inmobiliaria la posibilidad de implementar un sistema muy efectivo de comunicación a nivel interno; porque su intranet social se basa en las funcionalidades que caracterizan a las redes sociales.

Debido a lo anterior la curva de aprendizaje de la intranet social es muy rápida, y eso es un factor muy importante, porque no es necesario realizar ningún curso para aprender a utilizarla. La interfaz de usuario para los miembros de la inmobiliaria es muy intuitiva, y su diseño es muy amigable; entre sus principales características podemos destacar:

  • Perfil individual con fotografía.
  • Buscador interno integrado.
  • Notas pendientes y mensajes sin leer.
  • Notificación y publicación de eventos.
  • Adjuntar todo tipo de archivos (documentos, imágenes, vídeos, etc).
  • Acceso directo al CRM inmobiliario.
  • Sección para grupos de trabajo internos y externos.
  • Enviar y recibir mensajes con enlaces internos o externos.
  • Realizar comentarios y seguir hilos de discusión.
  • Botón Like (“me gusta”) para valorar contenidos.
  • Marcar mensajes como “Favoritos”.
  • Visualizar calendario de actividades actualizado.
  • Invitar usuarios (solo con la autorización del administrador de la intranet).
  • Acceso directo a sistema de videoconferencias interno.
  • Agenda de actividades personales.

Activity Stream de la intranet.

Todo el flujo de actividades internas de la agencia inmobiliaria se concentra en un solo punto, desde el cual cada miembro del equipo inmobiliario recibe información.

Por decirlo de otro modo es el punto central de actividades internas de la inmobiliaria; una fuente unificada de información interactiva y desde la que se puede tener acceso a todas las actualizaciones, cambios y modificaciones de la intranet social.

Cada miembro de la agencia inmobiliaria puede estar al tanto de lo que está sucediendo a nivel interno, y ello estimula el sentido de pertenencia a nivel organizacional y empresarial.

Al mismo tiempo, la intranet socialno solo es una fuente de información para el agente inmobiliario, éste también puede interactuar activamente aportando datos, reflejando sus opiniones o por ejemplo informando de que ha captado una nueva propiedad.

Los usuarios pueden elegir cómo mantenerse informados sobre lo que sucede dentro de la inmobiliaria mediante diferentes métodos: a través del flujo mismo de actividades de la intranet social, con notificaciones diferenciales, vía mensajería interna o mediante el correo electrónico.

A través del sistema de mensajería interna de la intranet social o del correo electrónico, tanto se pueden recibir como enviar invitaciones y notificaciones de cualquier tipo.

Flujo interactivo de actividades.

El agente inmobiliario puede interactuar en tiempo real sin necesidad de utilizar sistemas de navegación adicionales.

Cualquier comentario que realice sobre el flujo de información de la intranet social de la inmobiliaria, lo puede realizar desde la interfaz principal. Algunos ejemplos:

  • Confirmar que ha recibido la asignación de una tarea.
  • Valorar una propiedad y realizar observaciones sobre la misma.
  • Avisar que tiene un potencial cliente comprador para una vivienda.
  • Acceder al visor de imágenes de propiedades en venta.
  • Compartir la captación de una propiedad con su información vinculada.

En la intranet social inmobiliaria, la comunicación alcanza un nivel superior de efectividad, porque se pueden establecer conversaciones e invitar a otros miembros del equipo inmobiliario.

Es una forma de colaboración interna muy efectiva dentro del ámbito inmobiliario, que permite compartir información de propiedades o responder consultas de otros colegas de la inmobiliaria, incluso adjuntando al instante una fotografía de una vivienda.

Al mismo tiempo, la intranet social gestiona y otorga niveles diferenciales de importancia a los flujos de información de forma automática.

Por ejemplo: un agente inmobiliario publica la captación de una propiedad a un precio de venta muy atractivo, y a partir de que los usuarios comienzan a visualizar dicha notificación, automáticamente la propiedad se posiciona internamente como destacada. Lo anterior seria un sistema similar a un “trending topic” en Twitter.

La intranet social ofrece todas las herramientas necesarias para la gestión interna de la agencia inmobiliaria, integrando elementos como la asignación de tareas o la posibilidad de compartir documentos.

Bitrix24 como intranet social inmobiliaria se puede utilizar desde cualquier dispositivo móvil; como smartphones, tablets u ordenadores portátiles. La aplicación para la intranet móvil y privada de la agencia inmobiliaria es gratis; un factor que entiendo procede ser destacado.

Todo el flujo de información y actividades de la intranet social inmobiliaria puede ser visualizado en tiempo real desde cualquier dispositivo, permitiendo al agente inmobiliario interactuar como si estuviera presente en la oficina de la inmobiliaria.

La intranet social de la agencia inmobiliaria, debe ser considerada como un sistema de comunicación activa con orientación proactiva; y enfocado en la eficiencia como medio para aumentar los niveles de productividad.

Precisamente, implementando una intranet social, la agencia inmobiliaria podrá acceder a un sistema de comunicación interno rápido y efectivo, que le permitirá aumentar sus niveles de eficiencia y productividad.

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